Agilidade, adaptabilidade, antecipação, assertividade, autoridade, análises avançadas, abertura à mudança.... As funções do diretor financeiro requerem uma dose extra de versatilidade para resistir aos ventos da mudança.

Paradoxalmente, para que uma organização alcance o sucesso económico, os seus CFO devem possuir competências que, a priori, pouco têm a ver com as de um gestor financeiro.

As competências do diretor financeiro enquanto arquiteto da mudança

Basta ouvir os próprios líderes financeiros para perceber que eles estão conscientes do seu papel como parceiros estratégicos da empresa. E isso significa possuir uma série de competências.

Agilidade

Atualmente, espera-se que o diretor financeiro seja capaz de se adaptar rapidamente à mudança. E não estamos a falar apenas de flutuações económicas.

A tecnologia avança muito rapidamente e é importante manter-se a par dos novos desenvolvimentos para se manter competitivo. Não é de surpreender que entre as muitas facetas que lhes são atribuídas esteja a de "arquitectos da inovação".

Do mesmo modo, um diretor financeiro deve ser ágil na transferência de capital para novas áreas que acrescentem valor. Mesmo que isso signifique reestruturar, ou mesmo encerrar, departamentos ou actividades não rentáveis.

Comunicação

Não é a primeira vez que falamos da comunicação como uma das competências-chave do diretor financeiro atual. Para ser um líder estratégico, é essencial ter a capacidade de motivar e saber transmitir experiências.

E não esqueçamos a parte estratégica: como traduzir a visão financeira da empresa para áreas fora dos números? Se quer inspirar as equipas, elas têm de compreender o que está a dizer.

Empatia, autenticidade, transparência e ética profissional são qualidades valiosas para ser um líder inspirador.

Colaborar com gestores de outras áreas e manter uma relação próxima com o CEO também faz parte do papel do CFO.

Antecipação

A forma mais fácil de enfrentar os desafios e de os transformar em oportunidades é estar um passo à frente. A tão procurada visão estratégica tem tanto a ver com a antecipação de tendências como com a deteção de potenciais riscos.

"A melhor maneira de prever o futuro é criá-lo" (Peter Ferdinand Druker).

Isto implica adotar uma visão a longo prazo. Para o efeito, os diretores financeiros podem recorrer a ferramentas que fornecem simulações e previsões.

Análise de dados

Voltamos ao termo "arquiteto da inovação" para contextualizar a importância de dispor de ferramentas que permitam a análise avançada de grandes volumes de dados.

Não podemos perder de vista o facto de que, hoje em dia, os dados são reis, e cabe ao diretor financeiro ser o guardião e o depositário desses dados. A sua recolha, monitorização, análise e apresentação permite-lhes tomar decisões informadas com base em dados reais e fiáveis.

Do mesmo modo, a automatização reduz consideravelmente o tempo gasto na gestão de processos transaccionais.

O Chief Value Office: papel financeiro, prioridades extra-financeiras

O termo CVO (Chief Value Officer) não é provavelmente estranho para si. E embora, em teoria, o diretor de valor seja uma nova função, há muitos diretores financeiros a quem foi atribuída esta responsabilidade.

Para além de supervisionarem a gestão financeira de uma empresa, têm agora de desempenhar outras funções não contabilísticas. Por exemplo, a elaboração de relatórios para garantir que a empresa cumpre os critérios ESG (ambientais, sociais e de governação).

E como é que uma pessoa vai liderar a transformação digital de uma empresa se não trabalhar em estreita colaboração com o CIO ou o CTO? Especialmente agora, com o advento da Inteligência Artificial, um corredor novo e em rápida evolução.

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Satisfazer as necessidades dos viajantes de negócios, mas manter o controlo das despesas de viagem de negócios. Em Travel and Expense, encontrar o equilíbrio é um grande desafio.

É por isso que é tão importante que os sistemas de T&E estejam alinhados com as políticas de despesas de viagem da empresa. Ou seja, com um documento que capte toda a informação relacionada com a reserva, limitação, relatório e aprovação de despesas de viagens de negócios.

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Como deve ser uma política de viagens: Exemplo

O importante é que esta política de viagens seja fácil de cumprir, pelo que deve ser muito clara. Quais são os pontos-chave para a tornar realmente eficaz?

1. Descrição das prestações

Para que os empregados compreendam a importância de respeitar a política de despesas de viagem, é aconselhável começar por lhes explicar as vantagens oferecidas por este documento: assistência em viagem, reembolso rápido, como proceder em caso de perda de voo ou de bagagem, por exemplo.

2. Processo de reserva

Se não tiver um gestor de viagens, é provável que os empregados possam reservar as suas viagens eles próprios. Para que não percam tempo a pesquisar opções de transporte e de hotel que não passam pelo filtro da administração, a ideia é que saibam em que pé estão.

• Trabalha com uma plataforma de reserva de viagens? Inclua o nome e os dados de contacto.
• Esclareça se é possível acumular pontos para programas de fidelização pessoais.
• Defina também as regras aplicáveis ao Bleisure. Ou seja, quais os custos a pagar pelos trabalhadores que pretendam prolongar as estadias por motivos de lazer (como a diferença de preço por colocar o voo de regresso num dia diferente ou noites extra num hotel).

3. Limites e tipos de despesas reembolsáveis

Quanto é que posso gastar no hotel, quanto é que a quilometragem foi paga, tenho de pedir um adiantamento para as refeições ou recebemos um per diem? Se não quiser ter de responder a estas perguntas vezes sem conta, ponha tudo por escrito.

Pode estabelecer limites por categorias de despesas e definir as informações mais relevantes para cada uma delas:

• Plataforma de reservas ou fornecedor autorizado.
• Montante máximo autorizado por noite de hotel. Se for diferente para viagens nacionais e internacionais, indicar.
• Preço máximo reembolsável para o pequeno-almoço, almoço e jantar. Ou, se forem pagas ajudas de custo, o montante diário atribuído.
• Período de reserva antecipada para as reservas de voos e de hotéis.
• Preço reembolsável por quilómetro quando se utiliza um veículo privado.
• Despesas de representação aceitáveis.
• Despesas reembolsáveis para além das habituais: estacionamento no hotel, serviço de lavandaria ou pagamento da fatura do telefone pessoal utilizado para assuntos profissionais durante a viagem, por exemplo.

4. Despesas não reembolsáveis

Assim como algumas despesas são reembolsáveis, outras não o são. Além disso, são frequentemente fonte de conflitos. É essencial clarificar os limites para evitar problemas. Entre as mais frequentes contam-se as sobretaxas por excesso de bagagem, os artigos do minibar do hotel, o serviço de lavandaria ou as multas de trânsito.

5. Mecanismos de reembolso

Tudo o que se relaciona com os meios de pagamento aceites deve ser clarificado. O mesmo se aplica aos métodos a utilizar para comunicar as despesas e pedir o reembolso. Responda a estas perguntas:

• Como é o fluxo de aprovação das despesas?
• Que documentos comprovativos são considerados válidos?
• Que dados mínimos devem conter os bilhetes?
• As despesas de deslocação são creditadas quando o funcionário perde o comprovativo em papel?
• Existem despesas que não precisam de ser comunicadas?
• Dispõe de uma aplicação para digitalizar as despesas profissionais? Indique o nome e as opções de descarregamento. Não custa nada dar-lhes um breve guia sobre o seu funcionamento.
• Qual é o prazo para efetuar os pedidos de reembolso?
• Quanto tempo demora a ser reembolsado o trabalhador que adiantou dinheiro do seu bolso?

6. Assistência em viagem

Durante uma viagem de negócios, podem surgir incidentes e imprevistos, desde voos perdidos a hospitalizações.  Considere os cenários possíveis e estabeleça um procedimento a seguir pelos empregados.

Não se esqueça de partilhar informações sobre o fornecedor e o seguro de viagem, incluindo o endereço de contacto e os números de telefone para assistência no destino.

Outras dicas úteis

Como se pode ver, a elaboração de uma apólice de despesas de viagem concebida para ser cumprida requer um trabalho cuidadoso e há uma série de questões a ter em conta:

• Definir os objectivos (reduzir os custos, minimizar os erros, bloquear a fraude interna...) e ajustar a política para os atingir é um dos primeiros pontos a abordar quando se concebe a política de viagens. Em função do objetivo da viagem, os limites e os relatórios também podem variar.
• Adapte o seu plano de despesas à dimensão da sua empresa e ao comportamento dos seus viajantes.
• A política de despesas deve ser rigorosa, mas não inamovível. Frequência das deslocações, destinos habituais, meio de transporte mais adequado para cada deslocação... As necessidades não são sempre as mesmas, e isso deve ser tido em conta.
• Esta flexibilidade também se pode aplicar às reservas. Faz sentido limitar o preço do alojamento ou dos bilhetes. Mas, por vezes, é melhor deixar que sejam os próprios viajantes de negócios a decidir o hotel que mais lhes convém ou o voo que querem apanhar.
• Comunicar a política de despesas à equipa e publicá-la numa plataforma a que esta possa aceder em qualquer altura.
• E muito importante: certificar-se de que o documento é claro e fácil de compreender. Este é um problema comum à maioria das empresas. De acordo com estudos recentes, sete em cada dez trabalhadores que viajam por motivos profissionais não compreendem a política de viagens.

Lembre-se também da importância de integrar a política de despesas com o ERP ou o sistema de gestão empresarial da empresa.

Vantagens da política de despesas

No início deste post mencionámos alguns dos benefícios deste documento para os trabalhadores, mas é a empresa que obtém as maiores vantagens.

• Minimiza-se o risco de aprovação de despesas irregulares ou que não cumpram os critérios da empresa.
• O caminho para a redução de custos é mais curto. Desde a escolha dos fornecedores que oferecem as melhores tarifas até à restrição das viagens de última hora que fazem subir os preços, tudo isto faz sentido.
• O atrito entre os funcionários que viajam e o back office é reduzido, uma vez que os funcionários que comunicam as despesas de viagem já sabem quanto dinheiro podem gastar nas diferentes categorias e que despesas são reembolsáveis.

Isto resulta num aumento da competitividade, que é fundamental para o sucesso das empresas.

Ferramentas de viagens e despesas para simplificar a gestão das despesas da empresa

Se juntar uma boa política de despesas a uma ferramenta de gestão alinhada com os critérios estabelecidos, o processo é optimizado ao máximo.

Com o Okticket, por exemplo, poupa 80% das horas dedicadas à gestão das despesas de deslocação profissional. Para além de esquecer um processo tão fastidioso, evitará também os erros associados à gestão manual das notas de despesas.

Ao mesmo tempo, certifica-se de que a política de despesas é respeitada. Caso contrário, receberá alertas que o avisarão.

Mais vantagens de uma solução como Okticket:

• Cumprimento das condições indicadas no DL 28/2019 para o arquivo eletrónico de documentos.
• Pode personalizá-lo como desejar: limites de despesas por utilizador ou categoria, taxa de quilometragem, fluxo de aprovação, categorias de despesas, etc.
• Reconciliação automática dos pagamentos com cartão de crédito.
• Integração com o seu ERP ou sistema de gestão empresarial.
• Cartão profissional inteligente com limites de utilização adaptados à sua política de despesas.

Como se pode ver, é possível encontrar o equilíbrio entre o que a empresa quer e o que as equipas exigem.

Quer descobrir tudo o que uma ferramenta alinhada com a sua política de despesas de viagem pode fazer por si?  Pergunte-nos o que quiser, sem compromisso.

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Tradicionalmente, a relação dos CFOs com as ferramentas tecnológicas limitava-se a definir um orçamento e a garantir que este era cumprido. Atualmente, espera-se que os CFO liderem a transformação digital, o que significa ter um conhecimento das soluções disponíveis e verificar o seu potencial para gerar um rápido retorno do investimento.

Esta mudança de tendência na função financeira foi aceite por estes profissionais. Eles perceberam que a transformação digital é a ferramenta para se diferenciarem da concorrência. O papel evolutivo dos diretores financeiros é o de impulsionar a mudança tecnológica.

A investigação demonstra-o. Nos últimos inquéritos da Gartner, é evidente que os CFO tencionam investir mais dinheiro no digital. Neste relatório anual, 70% dos CFOs esperavam aumentar os gastos em tecnologia, subindo para 82% quando se trata de investimento em competências digitais. Até 2022, a percentagem de CFOs que planeia aumentar o investimento em tecnologia subiu para 92%.

A intenção torna-se mais clara a cada novo estudo que é publicado. No CFO Outlook 2023, a tecnologia está mais uma vez no topo da lista de prioridades dos CFO. Em primeiro lugar está a inteligência artificial, seguida da digitalização e da automatização dos processos financeiros.

A transformação digital nas 5 principais prioridades dos directores financeiros

Estas conclusões estão em linha com as de outras organizações. Estamos a falar, por exemplo, do "CFO Peer Insights: Digital Transformation and IT Spending Priorities", elaborado pela Dimensional Research. Este documento revela que 80% dos CFOs de todo o mundo incluem a transformação digital nas suas cinco principais prioridades (está entre as três principais para 59%). A mesma percentagem espera que as despesas com tecnologia aumentem.

Além disso, sete em cada dez acreditam que os investimentos na transformação digital são fundamentais para o sucesso de qualquer negócio. Por esse motivo, a grande maioria está disposta a ajudar o CIO a encontrar e a financiar uma nova ferramenta, desde que esta proporcione um ROI sólido e rápido.

Quando é que eles querem um retorno do investimento? Entre 1 e 2 anos, no máximo, foi a resposta de quase metade.

Outra conclusão importante é que praticamente todos os inquiridos concordam que os investimentos em tecnologia são fundamentais para a recuperação económica. De facto, a grande maioria dos CFO reconhece que já aumentou o seu investimento na transformação digital.

"Neste momento, essas decisões de investimento são todas sobre o digital, o que se traduz em fornecer insights aumentados, em tempo real e preditivos, fácil conformidade e maior flexibilidade na estratégia financeira", diz Alexander Bant, diretor de CFO Research da Gartner a este respeito (fonte: Gartner).

Outra prioridade é desenvolver e aperfeiçoar a estratégia de análise de dados. Se este ano esperamos que os gestores financeiros se familiarizem com os conceitos-chave, em 2025, a estratégia de dados da empresa será uma responsabilidade fundamental.

É por isso que tecnologias como o machine learning, capazes de analisar a informação rapidamente, sem erros humanos ou falhas de segurança, estão a ganhar importância.

CFO e CIO, parceiros na digitalização

As organizações também se aperceberam de que o CIO e o CFO precisam de trabalhar em conjunto para o bem da empresa. A tendência geral é que a relação entre as duas funções esteja a tornar-se cada vez mais forte.

"Parceiro que ajuda a ligar os pontos entre a tecnologia e as decisões empresariais" ou "agente de mudança inovador que impulsiona a estratégia empresarial" são algumas das definições que os CFO inquiridos dão dos seus CIO.

Apesar da importância do CIO para as organizações, um facto surpreendente foi revelado durante o último Congresso Internacional de CIO: apenas 20% dos CEOs consideram a tecnologia como um valor estratégico. E apenas 17% contam com a participação do CIO na estratégia empresarial.

As iniciativas mais procuradas pelos directores financeiros

No entanto, há propostas que têm mais valor para os diretores financeiros. Esta é a ordem de preferência:

1. Otimizar os investimentos em Inteligência Artificial e nas ferramentas tecnológicas existentes.
2. Implementar soluções geradoras de receitas.
3. Implementar ferramentas para melhorar os processos de negócio e a eficiência dos colaboradores.

Mas o desafio para a área financeira não é tanto aumentar o investimento em tecnologia, mas sim hierarquizar as ferramentas a utilizar (apenas 30% dos projectos tecnológicos acabam por ser concretizados).

Ferramentas Fintech para impulsionar a transformação digital

Do mesmo modo, os gestores financeiros desconfiam das "iniciativas tecnológicas disruptivas da próxima geração" e dos projectos que envolvem "reimplementação ou migração de ERP". É aqui que entram em jogo as soluções Fintech capazes de se integrar com os sistemas de gestão empresarial.

Neste ponto, lembramos que o Okticket possui integração bidirecional, evolutiva e simples com os principais sistemas ERP, softwares de RH e Business Intelligence do mercado.

Da mesma forma, a solução atende aos requisitos exigidos pelos gestores financeiros. Por um lado, permite poupar muito tempo na gestão das despesas de deslocação. Mais concretamente, 80% em comparação com a revisão manual. Se calcularmos o custo horário de cada colaborador envolvido no processo, o retorno do investimento é quase imediato.

Além disso, o relatório de despesas é muito mais eficiente quando se utiliza uma ferramenta de digitalização, uma vez que são eliminados os erros típicos da gestão manual. E as vantagens de obter dados financeiros exactos, ordenados e em tempo real?

Tudo isto torna muito mais rápido e fácil tomar as decisões estratégicas necessárias para alcançar a rentabilidade do negócio.

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Planear uma viagem de negócios fora da Europa pode ser um desafio, mas lidar com a contabilidade em moeda estrangeira é ainda mais complicado.

Tem de gerir despesas de viagens profissionais efectuadas noutras moedas que não o euro? Então, provavelmente, está habituado às flutuações das taxas de câmbio.

Pagar em moeda estrangeira e contabilizar em euros torna muito difícil calcular exatamente quanto custou uma viagem. Mesmo que os empregados levem o dinheiro trocado e paguem em numerário.

Como saber ao certo qual a taxa de câmbio a aplicar para converter em euros um recibo ou uma fatura em pesos, libras ou dólares (para dar um exemplo) com data de há vários dias?

Provavelmente já se deparou com este problema em mais do que uma ocasião. E não é possível evitá-lo. O que pode fazer é simplificar o processo. Sabia que um software profissional de gestão de despesas, como o Okticket, pode ajudá-lo? Outra opção a considerar poderia ser os cartões de empresa, como veremos mais adiante.

Cartões multimoeda para empresas: como funcionam?

Algumas empresas optam por cartões de empresa com várias divisas. Apesar de existirem taxas para a sua utilização fora de Portugal, o custo vale a pena, pois permitem controlar as despesas dos seus empregados deslocalizados.

De um modo geral, apresentam um certo número de características comuns:

1. Pode personalizar os limites de despesas (por utilizador, categoria e períodos de tempo no caso do  OKT Card) para se alinhar com a política de despesas da sua empresa.
2. Pode ser utilizado em todos os estabelecimentos onde a sua utilização é aceite, tanto em Portugal como no estrangeiro.
3. Normalmente, convertem automaticamente as moedas das transacções em euros.

Idealmente, o cartão que escolher deve oferecer reconciliação automática e integrar-se facilmente no seu ERP ou software de contabilidade.

Pagar com cartão ou trocar moeda: o que é melhor para viagens de negócios ao estrangeiro?

A alternativa ao pagamento com cartões de empresa é o dinheiro. Neste caso, poupa as comissões cobradas pelo banco pela utilização do cartão fora de Portugal. Mas terá de pagar o custo do câmbio de moeda estrangeira (entre 3% e 5%, consoante o BBVA).

E se tiver de levantar dinheiro numa caixa multibanco, o custo será bastante elevado.

Além disso, se tivermos em conta o que nos dizem os bancos, as condições oferecidas pelos cartões para os pagamentos no estrangeiro são geralmente mais vantajosas do que as dos câmbios.

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Okticket, a solução que simplifica a contabilidade em moeda estrangeira

Como mencionámos há algumas linhas atrás, a melhor forma de controlar as despesas de viagem em moeda estrangeira é utilizar uma ferramenta de digitalização e automatização de notas de despesas.

Okticket, sem ir mais longe, oferece-lhe uma cobertura global. Graças à funcionalidade multi-moeda, pode gerir as despesas em várias moedas.

Como é que funciona? É muito simples. Depois de fotografar o recibo, só tem de selecionar a moeda em que pretende registar a despesa. Se escolher euros, por exemplo, o montante será automaticamente convertido para o equivalente em euros.

Para o efeito, é utilizada como referência a taxa de câmbio oficial do Banco Central Europeu. Neste ponto, convém recordar que é importante que a transação seja efectuada no momento da despesa, para que a taxa de câmbio aplicada corresponda à data do recibo.

Isto simplifica a gestão, o reembolso e a contabilização das despesas de viagem de negócios em moeda estrangeira.

Outra vantagem que o Okticket lhe oferece é a possibilidade de registar as suas despesas em tempo real. Isto é muito importante para evitar erros e para manter a sua contabilidade actualizada.

Dedução das despesas de deslocação no estrangeiro

Ao mesmo tempo, uma aplicação como Okticket facilita a justificação das despesas de viagem de negócios dedutíveis. De acordo com o Regulamento do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares, estas são as seguintes:

• Refeição/alimentação: o limite é de 6 euros por dia se pago em dinheiro e de 9,60 euros se pago em cartão ou vale.
• Transporte: 40 cêntimos por quilómetro (carro próprio). Para os transportes públicos, 62,75 euros/dia para as deslocações no interior do país e 89,35 euros/dia para as deslocações no estrangeiro.
• Alojamento: Quando a viagem é efectuada dentro de Portugal, o limite é de 69,19 euros, dependendo da função do trabalhador. Fora do país, este montante máximo sobe para 100,24 euros.

Quer começar a otimizar a gestão das despesas em moeda estrangeira nas viagens de negócios? Solicite as informações de que necessita, sem compromisso.

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São frequentemente utilizados como sinónimos, mas ajudas de custo e despesas de viagem não são a mesma coisa. Em que é que diferem? Como são geridas? Têm o mesmo tratamento fiscal?

Ao longo deste artigo, analisaremos as principais diferenças entre ajudas de custo diárias e despesas de viagem.

O que são as ajudas de custo?

É a compensação financeira que um colaborador recebe para se sustentar quando tem de se deslocar fora do seu local de residência ou de trabalho habitual por motivos relacionados com o trabalho.

Embora não exista legislação específica para o sector privado, as empresas tomam como referência o disposto no  Decreto-Lei n.º  106/98 de 24 de abril, Portaria n.º  1553-D/2008 de 31 de dezembro e no Decreto-Lei n.º. 137/2010 de 28 de dezembro.

Ajudas de custo Vs despesas de viagem

Uma das principais diferenças entre as ajudas de custo diárias e as despesas de viagem é que, no caso das ajudas de custo diárias, o montante a pagar é fixo. O pagamento é efetuado independentemente dos custos reais incorridos.

Normalmente, o montante é calculado através de uma estimativa do custo das despesas gerais associadas a uma viagem de negócios (alimentação, alojamento e transporte).

As despesas de viagem de negócios, por outro lado, são os custos específicos incorridos durante uma viagem de negócios e pagos pela empresa (quer através de pagamentos antecipados, reembolsos retroativos ou imputando as despesas ao cartão da empresa).

Bilhetes de avião, transportes terrestres, quilometragem, aluguer de automóveis, estadias em hotéis, taxas de inscrição em eventos... Todas estas categorias estão incluídas nas “despesas de viagem".

Estas últimas são reembolsadas com base no montante efetivamente gasto, mediante apresentação de recibos e comprovativos de despesas.

Qual é o montante pago a título de ajudas de custo?

Na verdade, não existe em Portugal uma regra para o setor privado que estabeleça o montante das ajudas de custo diárias. O valor, bem como o procedimento de pagamento, dependerá do acordo coletivo de cada empresa ou das políticas governamentais no caso dos trabalhadores públicos.

Mais questões a considerar:

• Os montantes podem variar consoante o destino e a duração da viagem.
• As ajudas de custo podem ser pagas antes ou depois da viagem.
• A empresa tem até 30 dias para efetuar o pagamento após a apresentação da folha de despesas.

É necessário declarar os subsídios de trabalho?

As ajudas de custo não fazem parte do salário e estão isentas de tributação desde que o seu valor seja igual ou inferior ao limite máximo estabelecido por lei.

Transporte

O subsídio de deslocalização é o reembolso da empresa ao trabalhador pela utilização de uma viatura própria ou alugada em deslocações profissionais.  Alguns pontos a ter em conta:

1. Existe um limite máximo que a empresa pode reembolsar com isenção de impostos. Estes valores variam consoante o tipo de veículo, de acordo com o Decreto-Lei  n.º 106/98 of 24 April, Portaria n.º  1553-D/2008, the 31 de dezembro, artigo 4, n.º  4 do Decreto-Lei n.º. 137/2010, de 28 de dezembro.‍

• 40 cêntimos por quilómetro (carro próprio)
• Para os transportes públicos, 62,75 euros/dia para as deslocações no interior do país e 89,35 euros/dia para as deslocações no estrangeiro.

2. Normalmente, não fazem parte da remuneração (são pagas regularmente). Se o trabalhador tiver de se deslocar frequentemente, esse facto deve constar do contrato. A parte que excede as despesas normais (transportes públicos) é considerada como remuneração.

Subsídio de refeição/alimentação

Trata-se de uma prestação social não obrigatória para compensar o custo diário da alimentação. Tomando como referência os valores estabelecidos para a função pública, o valor máximo de isenção de IRS é de 6 euros por dia se pago em dinheiro e de 9,60 euros se pago em cartão ou vale.

Alojamento

Quando a viagem é efectuada dentro de Portugal, o limite é de 69,19 euros, dependendo da função do trabalhador. Fora do país, este montante máximo sobe para 100,24 euros.

As empresas podem conceder um montante superior de ajudas de custo, mas é preciso ter em atenção que o valor que exceder os limites será considerado como parte do rendimento coletável do trabalhador.  

Se o limite for ultrapassado, deve ser declarado ao IRS e classificado como rendimento de categoria A.

As chaves para gerir as ajudas de custo relacionadas com o trabalho

Manter um registo das despesas de trabalho dos colaboradores pode ser complicado se não existirem as ferramentas certas. Especialmente quando as empresas pretendem manter um registo das suas despesas.

Daí a importância de ter um software de digitalização de despesas de viagem como o Okticket, que tem uma funcionalidade específica para registar as despesas pagas com esse dinheiro.

Quando um utilizador tira uma fotografia do recibo, só tem de selecionar a categoria “Ajudas de custo”. Além disso, pode configurar a aplicação de acordo com a política de despesas de viagem e definir diferentes tipos de ajudas de custo por funcionário e montante.

Quer começar a otimizar a gestão das despesas de estadia e de deslocação em serviço? Contacte-nos

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Manter o controlo da gestão das despesas da empresa é essencial para saber se a sua organização tem boa saúde financeira. Para isso, é necessário controlar vários processos. Neste post, vamos focar-nos num dos mais importantes: a reconciliação bancária.

O que é, como é feita, quem tem de a fazer, pode ser automatizada… Continue a ler para descobrir todas as respostas às dúvidas que muitas vezes surgem em torno da conciliação de cartões.

O que é a reconciliação bancária?

A reconciliação bancária é um processo que permite comparar os movimentos do registo contabilístico com os movimentos bancários. Ao comparar as duas informações, é possível detectar se os registos em questão coincidem ou não.

Se os registos não coincidem com os extractos bancários, é preciso fazer as correções adequadas na contabilidade da empresa.

O controlo financeiro é fundamental para diagnosticar (e posteriormente corrigir) eventuais desvios na contabilidade da empresa. Apesar disso, é bastante comum ocorrerem desfasamentos entre os movimentos registados no livro de contabilidade da empresa e os extractos bancários.

Tipos de reconciliação bancária

A reconciliação pode ser de dois tipos e, dependendo de cada caso, é efectuada de uma forma ou de outra.

• ‍Reconciliação individual ou aritmética: Esta reconciliação é geralmente efetuada numa base individual pela pessoa responsável. Isto significa que a comparação entre o saldo nos livros e o saldo bancário é efetuada regularmente.‍
• Conciliação conjunta ou contabilística: Em algumas empresas é elaborado um documento no qual são anotados todos os registros incorretos. A pessoa responsável pelo erro é então responsável por fazer as devidas correções. Este tipo de reconciliação é designada reconciliação contabilística (ou conjunta).

Como fazer a reconciliação bancária

Se estiver a fazer a reconciliação manualmente, precisará do extrato bancário da conta do período a reconciliar, do livro contábil, e do saldo final da última reconciliação efetuada.

Para uma empresa que efetua reconciliações todos os meses, terá de seguir três passos:

1. Descarregar o extrato bancário do mês correspondente.
2. Verificar as informações relativas a cada conta bancária a reconciliar. Para tal, é necessário ter à mão os recibos de despesas, as faturas (recebidas e emitidas), os cheques (descontados e emitidos), os depósitos recebidos, os levantamentos de dinheiro e a reconciliação do mês anterior.
3. Preencher o documento de reconciliação bancária.

É importante lembrar que é aconselhável apresentar as reconciliações à Agência Fiscal no final do trimestre para justificar os movimentos bancários.

Erros frequentes na reconciliação manual

Os equívocos mais frequentes da reconciliação efectuada manualmente, são:

• Duplicar um registo.
• Esquecer-se de registar um movimento.
• Enganar-se ao colocar uma vírgula (escrever 13,55 em vez de 135,5).
• Errar na ordem de um dígito (colocar 654 em vez de 645).
• Cometer um erro ao introduzir uma data (incoerência temporal).

Normalmente, os desfasamentos são causados por erros involuntários, tanto do banco como dos contabilistas da empresa. É o caso, por exemplo, de cheques emitidos pela empresa que ainda não foram descontados pelos beneficiários.

Seja qual for o motivo, é aconselhável começar a revisão pelo saldo final do mês anterior. Desta forma, é mais rápido e fácil detectar eventuais erros.

É por estas razões que é mais eficaz utilizar uma ferramenta que ofereça a reconciliação bancária automática.

É obrigatória a reconciliação bancária?

Embora seja aconselhável realizar este processo pelo menos uma vez por trimestre, a fim de poder detectar os desvios à medida que surgem e encontrar uma solução rapidamente, não é obrigatório.

Além disso, as reconciliações bancárias regulares fornecem informações muito úteis para a tomada de decisões estratégicas. Mesmo para eventuais auditorias.

Trata-se, portanto, de um processo necessário, mas não obrigatório.

Reconciliação de cartões. Benefícios.

Este exercício permite que as organizações obtenham uma série de benefícios. Principalmente:

• Identificar a origem dos erros contabilísticos.
• Efetuar os ajustamentos necessários para corrigir as irregularidades detectadas.
• Manutenção de registros fiáveis.
• Manutenção das contas atualizadas.
• Conhecer a situação real das finanças da empresa.
• Dispor de informação de qualidade, factual e atualizada.
• Estar preparado para uma auditoria ou inspeção fiscal.

Graças a isso, as organizações podem otimizar o controlo dos recursos financeiros e melhorar a tomada de decisões estratégicas.

A desvantagem é que, quando efectuada manualmente, a comparação dos registos nos livros contabilísticos com os extractos bancários torna-se um processo bastante fastidioso - e moroso!

Okticket: Reconcilie as despesas de empresa num só clique

Se quiser esquecer o descarregamento de ficheiros do banco e, ao mesmo tempo, otimizar os recursos, pode sempre automatizar a reconciliação bancária.

Paga com cartão de crédito? Em Okticket estamos ligados aos principais bancos. Em poucos segundos, pode comparar as despesas comunicadas com os movimentos bancários a partir de uma única plataforma, sem processos intermédios ou a necessidade de descarregar ficheiros do banco.

As vantagens mais imediatas do módulo de reconciliação mágica da Okticket, são:

• Poupança de tempo.
• Os pagamentos efetuados com o cartão de crédito da empresa são continuamente monitorizados. Isto torna muito difícil fazer compras indevidas.
• A possibilidade de uma compra feita não ser registrada na folha de despesas é minimizada.
• As despesas da empresa podem ser classificadas por utilizador. Assim, em caso de erro, sabe com quem falar.
• Os dados são atualizados em tempo real, pelo que os erros são rapidamente detectados e os riscos financeiros são evitados.
• A informação é armazenada num ambiente seguro.

‍Em suma, os dados refletidos nas contas fornecem uma visão da situação real da empresa.

OKT Card: A reconciliação automática de que necessita

Outra forma de usufruir da reconciliação automática é com o Cartão OKT, o cartão inteligente da Okticket (incluído gratuitamente na licença de utilizador). O utilizador paga, recebe uma notificação no seu telemóvel para digitalizar a despesa e associa a fotografia do recibo à notificação.

Logo que a despesa seja registrada, o movimento é automaticamente associado e o pagamento é reconciliado.

Trata-se de um cartão de débito Mastercard, pelo que funciona da mesma forma que um cartão bancário semelhante. A diferença é que pode personalizar os limites de utilização individualmente: por utilizador, por função, por período de tempo ou por categoria de despesa.

Quer conhecer todas as vantagens do OKT Card? Deixe-nos os seus dados e a nossa equipa comercial entrará em contacto consigo.

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