O que é a Reconciliação Bancária

Manter o controlo da gestão das despesas da empresa é essencial para saber se a sua organização tem boa saúde financeira. Para isso, é necessário controlar vários processos. Neste post, vamos focar-nos num dos mais importantes: a reconciliação bancária.

O que é, como é feita, quem tem de a fazer, pode ser automatizada… Continue a ler para descobrir todas as respostas às dúvidas que muitas vezes surgem em torno da conciliação de cartões.

O que é a reconciliação bancária?

A reconciliação bancária é um processo que permite comparar os movimentos do registo contabilístico com os movimentos bancários. Ao comparar as duas informações, é possível detectar se os registos em questão coincidem ou não.

Se os registos não coincidem com os extractos bancários, é preciso fazer as correções adequadas na contabilidade da empresa.

O controlo financeiro é fundamental para diagnosticar (e posteriormente corrigir) eventuais desvios na contabilidade da empresa. Apesar disso, é bastante comum ocorrerem desfasamentos entre os movimentos registados no livro de contabilidade da empresa e os extractos bancários.

Tipos de reconciliação bancária

A reconciliação pode ser de dois tipos e, dependendo de cada caso, é efectuada de uma forma ou de outra.

• ‍Reconciliação individual ou aritmética: Esta reconciliação é geralmente efetuada numa base individual pela pessoa responsável. Isto significa que a comparação entre o saldo nos livros e o saldo bancário é efetuada regularmente.‍
• Conciliação conjunta ou contabilística: Em algumas empresas é elaborado um documento no qual são anotados todos os registros incorretos. A pessoa responsável pelo erro é então responsável por fazer as devidas correções. Este tipo de reconciliação é designada reconciliação contabilística (ou conjunta).

Como fazer a reconciliação bancária

Se estiver a fazer a reconciliação manualmente, precisará do extrato bancário da conta do período a reconciliar, do livro contábil, e do saldo final da última reconciliação efetuada.

Para uma empresa que efetua reconciliações todos os meses, terá de seguir três passos:

1. Descarregar o extrato bancário do mês correspondente.
2. Verificar as informações relativas a cada conta bancária a reconciliar. Para tal, é necessário ter à mão os recibos de despesas, as faturas (recebidas e emitidas), os cheques (descontados e emitidos), os depósitos recebidos, os levantamentos de dinheiro e a reconciliação do mês anterior.
3. Preencher o documento de reconciliação bancária.

É importante lembrar que é aconselhável apresentar as reconciliações à Agência Fiscal no final do trimestre para justificar os movimentos bancários.

Erros frequentes na reconciliação manual

Os equívocos mais frequentes da reconciliação efectuada manualmente, são:

• Duplicar um registo.
• Esquecer-se de registar um movimento.
• Enganar-se ao colocar uma vírgula (escrever 13,55 em vez de 135,5).
• Errar na ordem de um dígito (colocar 654 em vez de 645).
• Cometer um erro ao introduzir uma data (incoerência temporal).

Normalmente, os desfasamentos são causados por erros involuntários, tanto do banco como dos contabilistas da empresa. É o caso, por exemplo, de cheques emitidos pela empresa que ainda não foram descontados pelos beneficiários.

Seja qual for o motivo, é aconselhável começar a revisão pelo saldo final do mês anterior. Desta forma, é mais rápido e fácil detectar eventuais erros.

É por estas razões que é mais eficaz utilizar uma ferramenta que ofereça a reconciliação bancária automática.

É obrigatória a reconciliação bancária?

Embora seja aconselhável realizar este processo pelo menos uma vez por trimestre, a fim de poder detectar os desvios à medida que surgem e encontrar uma solução rapidamente, não é obrigatório.

Além disso, as reconciliações bancárias regulares fornecem informações muito úteis para a tomada de decisões estratégicas. Mesmo para eventuais auditorias.

Trata-se, portanto, de um processo necessário, mas não obrigatório.

Reconciliação de cartões. Benefícios.

Este exercício permite que as organizações obtenham uma série de benefícios. Principalmente:

• Identificar a origem dos erros contabilísticos.
• Efetuar os ajustamentos necessários para corrigir as irregularidades detectadas.
• Manutenção de registros fiáveis.
• Manutenção das contas atualizadas.
• Conhecer a situação real das finanças da empresa.
• Dispor de informação de qualidade, factual e atualizada.
• Estar preparado para uma auditoria ou inspeção fiscal.

Graças a isso, as organizações podem otimizar o controlo dos recursos financeiros e melhorar a tomada de decisões estratégicas.

A desvantagem é que, quando efectuada manualmente, a comparação dos registos nos livros contabilísticos com os extractos bancários torna-se um processo bastante fastidioso - e moroso!

Okticket: Reconcilie as despesas de empresa num só clique

Se quiser esquecer o descarregamento de ficheiros do banco e, ao mesmo tempo, otimizar os recursos, pode sempre automatizar a reconciliação bancária.

Paga com cartão de crédito? Em Okticket estamos ligados aos principais bancos. Em poucos segundos, pode comparar as despesas comunicadas com os movimentos bancários a partir de uma única plataforma, sem processos intermédios ou a necessidade de descarregar ficheiros do banco.

As vantagens mais imediatas do módulo de reconciliação mágica da Okticket, são:

• Poupança de tempo.
• Os pagamentos efetuados com o cartão de crédito da empresa são continuamente monitorizados. Isto torna muito difícil fazer compras indevidas.
• A possibilidade de uma compra feita não ser registrada na folha de despesas é minimizada.
• As despesas da empresa podem ser classificadas por utilizador. Assim, em caso de erro, sabe com quem falar.
• Os dados são atualizados em tempo real, pelo que os erros são rapidamente detectados e os riscos financeiros são evitados.
• A informação é armazenada num ambiente seguro.

‍Em suma, os dados refletidos nas contas fornecem uma visão da situação real da empresa.

OKT Card: A reconciliação automática de que necessita

Outra forma de usufruir da reconciliação automática é com o Cartão OKT, o cartão inteligente da Okticket (incluído gratuitamente na licença de utilizador). O utilizador paga, recebe uma notificação no seu telemóvel para digitalizar a despesa e associa a fotografia do recibo à notificação.

Logo que a despesa seja registrada, o movimento é automaticamente associado e o pagamento é reconciliado.

Trata-se de um cartão de débito Mastercard, pelo que funciona da mesma forma que um cartão bancário semelhante. A diferença é que pode personalizar os limites de utilização individualmente: por utilizador, por função, por período de tempo ou por categoria de despesa.

Quer conhecer todas as vantagens do OKT Card? Deixe-nos os seus dados e a nossa equipa comercial entrará em contacto consigo.

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