As melhores ferramentas para a deteção de fraudes internas.

Atualmente, a fraude interna afeta mais de metade das empresas. E os números não param de aumentar. De facto, seis em cada dez organizações reconhecem que sofreram mais casos de um ano para o outro (fonte: ACFE).

Por que razão não se põe termo às irregularidades nos relatórios de despesas profissionais? Quanto dinheiro perdem as organizações? É possível recuperar o controlo das folhas de despesas?  Continue a ler para saber as respostas.

O que é a fraude interna?

A fraude interna é a fraude causada por membros de uma organização. Pode ir desde o roubo de equipamento até à falsificação de recibos. Neste artigo, centrar-nos-emos nas irregularidades no reporte das despesas de viagens profissionais.

Recibos reutilizados, despesas duplicadas, montantes que excedem o limite de despesas estabelecido pela empresa ou compras efectuadas em dias em que o colaborador não está a trabalhar são as principais irregularidades cometidas com as despesas profissionais.

Fraude documental

Deve ser feita uma menção especial aos recibos e faturas que não servem de prova. Pode também acontecer que, ao preencher manualmente uma folha de despesas, o colaborador anote a compra mas não anexe o recibo.

Neste ponto, é importante lembrar que os documentos comprovativos só são válidos se contiverem, pelo menos, as seguintes informações:

• Data e lugar de emissão
• Número de fatura        
• CIF/NIF, morada e dados do emisor
• Montante com modelo fiscal
• Moeda
• Descrição dos produtos/serviços

É igualmente essencial que os dados fiquem legíveis.

As causas das irregularidades nos relatórios de despesas

De forma geral, a fraude interna resulta frequentemente da falta de controlo interno e do tratamento manual das notas de despesas. Vejamos um exemplo que talvez conheça:

Um colaborador vai em viagem de negócios, faz compras e acumula recibos e faturas no bolso. No último dia do mês, lembra-se de que tem de passar as despesas e deixa-as na sua secretária, amontoadas de qualquer maneira. Quando as verifica com calma, encontra despesas que tinha aprovado, mas que não se enquadram na política de despesas da empresa.

O que é que se pode fazer nesta situação? Se ainda gere as suas notas de despesas à mão, não há muito a fazer. Como veremos mais adiante, a solução reside na digitalização das despesas profissionais.

Quanto dinheiro é que as empresas perdem devido a erros nas folhas de despesas?

O investimento em tecnologia pode poupar-lhe muito dinheiro. Estima-se que o custo da fraude interna para as empresas seja equivalente a 5% dos seus rendimentos anuais (fonte: ACFE). Mais factos:

• As perdas totais excedem 3,6 biliões de dólares a nível mundial (cerca de 34 mil milhões de euros).
• Os casos de fraude empresarial levam um ano a ser detectados e causam uma perda média de 8 300 dólares por mês (7 900 euros).
• Em média, cada caso de fraude custa às empresas 117 dólares (103 euros). Em 2020, o custo médio foi de 125 dólares.
• É nas pequenas empresas que ocorre a maior parte dos casos de fraude interna (o custo médio sobe para 150 dólares).

Estamos, portanto, a falar de milhares de euros que podem significar a perda de competitividade, de reputação e, consequentemente, de clientes.‍

Ferramentas para a deteção da fraude interna

Daí a necessidade de medidas preventivas, como as que visam detetar irregularidades nas folhas de despesas.

Quando se trata de prevenir, detetar e combater a fraude interna nas viagens, a tecnologia é um grande aliado, e as empresas estão conscientes disso. É por isso que as organizações estão dispostas a investir em ferramentas que ponham fim aos erros manuais. Como a Okticket, a solução SaaS mais rápida e poderosa para digitalizar e automatizar as despesas profissionais.

Além disso, as funcionalidades da Okticket foram concebidas para o ajudar a detetar fraudes internas. Ainda não ouviu falar do OKT Card? Ou da lógica personalizada?

Quer connhecer as melhores ferramentas para prevenir e detetar a fraude interna?

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O presente documento inclui:

• Porque ocorre a fraude interna
• Os "red flags" da fraude empresarial
• O custo das irregularidades nas folhas de despesas
• E muito mais...

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