Como controlar os pagamentos das recargas de energia durante viagens de negócios?

Com o aumento da frota de veículos elétricos, cada vez mais empresas precisam gerir e controlar os pagamentos das recargas de energia quando os colaboradores viajam a trabalho.

Seja porque os trabalhadores utilizam o seu próprio carro elétrico para deslocações, ou porque utilizam veículos da frota empresarial que precisam ser recarregados durante o percurso, esses custos de eletricidade devem ser tratados da mesma forma que os de combustível e quilometragem de um carro a combustão.

Nas próximas linhas, exploraremos as melhores práticas para monitorar e otimizar esse processo.

Estratégias para gerir os pagamentos das recargas de energia em viagens corporativas

As empresas que precisam gerir os custos das recargas em postos de carregamento enfrentam desafios como a diversidade de fornecedores, os diferentes métodos de pagamento, a falta de estratégias empresariais para controlar essa despesa e a dificuldade de obter comprovativos válidos em alguns pontos de recarga.

Para superar esses desafios, as empresas precisam de ferramentas e processos eficientes.

Utilizar cartões corporativos

De acordo com o último Barômetro de Eletromobilidade, Portugal conta com milhares de pontos de recarga para veículos elétricos, e esse número continua a crescer.

A expansão da infraestrutura de recarga é uma boa notícia para a mobilidade sustentável, mas também exige uma redefinição da gestão das despesas corporativas.

Até agora, métodos de pagamento como os cartões de combustível permitiam simplificar o reembolso e a gestão das despesas associadas às viagens de negócios.‍

Com os carregadores elétricos, os meios de pagamento variam, exigindo maior controlo por parte do departamento financeiro para garantir a rastreabilidade dos gastos.

Ao validar as despesas, podem surgir pagamentos realizados com cartões de crédito, cartões empresariais, dinheiro, chaves RFID ou diretamente por aplicativos dos operadores de recarga.

Portanto, a melhor solução é utilizar um cartão empresarial que permita pagamentos em todas as estações de recarga, unificando todos os gastos em um único sistema. Isso também evita que os colaboradores precisem adiantar dinheiro do próprio bolso. Além disso, é possível configurar limites de gasto e restrições por categoria para evitar usos indevidos.

Implementar uma solução especializada na gestão de despesas empresariais

Aplicações voltados para a digitalização de despesas de viagem, como a Okticket, facilitam o controlo das recargas de veículos elétricos. Como eles ajudam?

• Digitalizam e validam automaticamente os recibos de recarga. Os utilizadores podem fotografar as faturas das recargas de energia por meio de uma aplicação móvel. A tecnologia OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) extrai automaticamente informações como valor, data e local.
• Permitem registrar e centralizar todos os pagamentos realizados nos postos de carregamento, independentemente do método de pagamento.
• Oferecem controlo em tempo real dos gastos de cada colaborador, ajudando a identificar erros, padrões de gasto incomuns ou possíveis fraudes (como faturas duplicadas).
• Automatizam solicitações de reembolso, enviando-as para os aprovadores designados e acelerando o processo.
• Geram relatórios detalhados sobre consumo de energia, custos por trajeto e padrões de gasto.
• Integram-se com o sistema contabilístico da empresa, automatizando a contabilidade.
• Armazenam faturas e dados de despesas de forma segura na nuvem, garantindo acesso rápido e seguro.

Com essas ferramentas, as empresas podem identificar oportunidades de economia, negociar melhores condições com fornecedores de recarga e tomar decisões estratégicas baseadas em dados reais.

Planejar estrategicamente as rotas

Quer reduzir custos? Identifique os postos de carregamento mais económicos e planeie os trajetos com base na localização deles.

Aplicações como Google Maps, Electromaps e ABRP (A Better Route Planner) ajudam a planejar percursos eficientes e prever os custos de recarga.

Estabelecer uma política clara de despesas de viagem

Se sua empresa já possui uma política de despesas de viagem, é essencial atualizá-la para incluir os gastos com a recarga de veículos elétricos. Caso ainda não tenha uma, é hora de implementá-la. Certifique-se de definir os seguintes aspectos:

• Tipos de abastecimento cobertos: combustível, eletricidade, etc.
• Onde os veículos podem ser carregados.
• O limite de gasto permitido por recarga e por viagem.
• Os meios de pagamento autorizados: cartões corporativos, numerário, adiantamentos...
• Quais despesas são reembolsáveis e quais não são.
• Os requisitos para validação dos comprovativos.
• O processo de reembolso.
• Quem são os responsáveis por revisar e aprovar essas despesas.

Além disso, é recomendável realizar auditorias periódicas para garantir que os gastos estejam alinhados com as políticas da empresa e atualizar as diretrizes conforme necessário.

Quanto custa carregar um carro elétrico em 2025?

Para definir limites de gasto, é importante conhecer os custos das recargas, que variam conforme o consumo do veículo (kWh/km) e o local da recarga. As principais situações incluem:

• Recarga na sede da empresa: o custo é controlado diretamente pela organização.
• Recarga na casa do colaborador: é necessário apresentar a fatura de energia elétrica, e o custo médio por quilowatt-hora é de 0,21 euros.
• Recarga em postos públicos: os preços variam de acordo com a localização e o tipo de carregamento (semi-rápido, rápido ou ultrarrápido), podendo custar entre 0,43 e 0,79 euros por kWh (Fonte: Automóvel Club de Portugal).

Conclusão

Os veículos elétricos representam o futuro da mobilidade sustentável, mas exigem uma gestão eficiente dos custos de recarga.

A solução passa por em políticas internas bem definidas, cartões empresariais e o uso de um sistema especializado na gestão de despesas. Quer saber mais?

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