Está a pagar por quilómetros extra? Saiba como registar a sua quilometragem de forma precisa e eficiente.

Continua a verificar-se o arredondamento para cima das despesas de deslocação em serviço. Isto é particularmente verdade no caso de itens para os quais não existem recibos ou facturas. O caso da quilometragem é um dos mais evidentes.

Embora o departamento financeiro possa suspeitar que está a pagar quilómetros a mais, é difícil provar que os funcionários estão a inflacionar o número de quilómetros percorridos para cobrar mais dinheiro.

Sobretudo quando os cálculos são manuais e não existe um sistema que os automatize.

Problemas comuns no registo da quilometragem

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Algumas das principais dificuldades no controlo da quilometragem dos trabalhadores são

• Estimativas inexactas. Nos percursos com várias paragens, os empregados fazem frequentemente estimativas, geralmente a seu favor.
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• Cálculos manuais. Utilizar ferramentas como o Google Maps para calcular manualmente a quilometragem pode funcionar quando há poucos funcionários, mas não é prático para equipas grandes.
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• Falta de exatidão. O controlo manual é propenso a erros, o que pode levar a custos desnecessários para a empresa. E quando muitos funcionários comunicam as despesas de quilometragem, estas irregularidades podem representar muito dinheiro.

Neste ponto, é importante lembrar que o registo correto da quilometragem dos trabalhadores que utilizam os seus próprios veículos é essencial para garantir a conformidade legal e uma gestão eficaz das despesas da empresa.

Lembre-se ainda que as compensações por despesas de deslocação em viagens de trabalho podem estar isentas de imposto se respeitarem os limites estabelecidos pelo IRC. Ou seja, os valores não podem exceder os 40 cêntimos por quilómetro.

Como funciona o registo de quilometragem com o Okticket

Por isso, é fundamental guardar todos os documentos que comprovem as viagens: facturas de combustível, recibos de portagens e qualquer outro recibo que comprove as despesas efectuadas durante a viagem.

Ter um software aprovado pela Agência Tributária que inclua uma categoria específica para quilometragem é fundamental para uma gestão eficiente das despesas de viagem.

Com Okticket pode:

• Registar facilmente as viagens a partir da aplicação.
• Personalizar o preço por quilómetro de acordo com a política da empresa.

Opções para registar percursos

O utilizador dispõe de duas opções para registar e certificar os seus trajectos:

1. Introduzir o número de quilómetros percorridos. O cálculo do montante a reembolsar é efectuado automaticamente, sendo o mesmo efectuado para as viagens de lazer.
2. Selecionar trajectos padrão pré-definidos para acelerar o processo.
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A despesa é adicionada a uma folha de despesas e, se necessário, a um centro de custo, sendo depois enviada para aprovação rápida.

Vantagens das ferramentas de registo de quilómetros

Vantagens para os trabalhadores

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O registo correto da quilometragem permite aos empregados.

• Receber um reembolso justo das despesas de deslocação.
• Evitar incorrer em custos adicionais por utilizar os seus próprios veículos para fins profissionais.
• Simplificar o processo de registo com uma ferramenta automatizada, que garante maior precisão.

Vantagens para a empresa

Para as empresas, um software de quilometragem oferece as seguintes vantagens

• Controlar eficazmente as despesas de deslocação.
• Assegurar a dedução fiscal correta nas declarações fiscais.
• Evitar sanções por parte das autoridades fiscais.

Além disso, é de salientar que o controlo manual da quilometragem é um processo moroso que pode aumentar o risco de erro humano ou de introdução de dados de viagem falsos.

Neste sentido, um software de gestão de quilómetros como o Okticket permite-lhe

• Eliminar o risco de erro humano ou dados falsos de viagem.
• Otimizar o controlo das viagens.
• Automatizar o controlo de quilometragem, gerando relatórios precisos em tempo real.
• Criar e partilhar relatórios de despesas instantaneamente.
• Integrar com outras aplicações empresariais.
• Facilitar a gestão simplificada e automatizada das despesas de viagem.

Conclusão: Optimize a sua gestão de quilómetros com Okticket

Está preocupado com o pagamento excessivo de quilómetros? Com Okticket, pode otimizar a gestão das suas despesas de viagem, assegurando um controlo preciso e o cumprimento da legislação fiscal.

Solicite uma demonstração gratuita e descubra como a sua empresa pode beneficiar.

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