A importância da rastreabilidade na gestão de despesas profissionais

Rastreabilidade. Uma das funcionalidades que as empresas mais valorizam quando implementam uma solução digital é a possibilidade de rastrear todo o processo de despesas profissionais.

Graças à rastreabilidade, as empresas podem atribuir uma despesa a um departamento, projeto, centro de custo ou colaborador específico. Podem mesmo acompanhar o fluxo de aprovação dessa despesa desde o relatório, passando pela validação, até à liquidação.

‍Mas entre a reserva e o reembolso há um longo caminho de relatórios, revisão e aprovação de despesas que pode ser acidentado se não tiver as ferramentas certas.

O QUE ACONTECE QUANDO AS DESPESAS NÃO PODEM SER RASTREADAS?

Já alguma vez teve dificuldade em ligar uma despesa à sua origem? Quando esta falha de informação se repete vezes sem conta, acaba por ter consequências negativas. Uma pista?

INCUMPRIMENTO DOS LIMITES DE DESPESAS

É normal que as empresas tenham uma política de despesas de deslocação que estipule os montantes máximos que os trabalhadores móveis podem gastar. Seja por utilizador, por categoria, por dia ou por viagem, estes limites devem ser respeitados. Mas, o que acontece se não for possível verificar? O mais provável é que os limites sejam ultrapassados.

OPORTUNIDADES DE POUPANÇA PERDIDAS

O facto de não se conhecerem as despesas exatas dificulta a tarefa de estabelecer acordos com os fornecedores mais comuns (hotéis, restaurantes, empresas de aluguer de automóveis, agências de viagens, etc.) para obter tarifas empresariais mais baratas, bem como deduções para despesas de representação.

Para as reclamar, é necessário identificá-las juntamente com os respetivos documentos comprovativos.

PREVENÇÃO DAS FRAUDES INTERNAS

Estima-se que as empresas estão a perder em média 7.000 euros por mês devido a fraudes internas. Se não é um bilhete duplicado, é uma despesa que foi aprovada duas vezes, uma compra efetuada fora do horário de trabalho ou um recibo de um montante que excede os limites estabelecidos na política de despesas da empresa.

Sem poder controlar as despesas, é difícil evitar estas irregularidades nos relatórios de despesas. E, em caso de auditoria, é mais difícil recolher todos os recibos de despesas necessários.

DIFICULDADE EM DETECTAR ERROS

Outras vezes as contas não batem certo devido a erros não intencionais, resultantes da gestão manual das despesas. Estes erros podem passar despercebidos e acabar por custar dinheiro à empresa.

O resultado é uma perda de competitividade. Daí a necessidade das empresas disporem de ferramentas tecnológicas que permitam obter informações fiáveis que proporcionem uma vantagem competitiva em relação aos seus concorrentes.

OKTICKET: A ANÁLISE AVANÇADA DE QUE PRECISA

Ao implementar uma solução tão poderosa e completa como a Okticket, obterá toda a informação necessária para analisar as folhas de despesas de forma rápida e simples. Saberá finalmente para onde foi o orçamento destinado às despesas de deslocação.

Que outras vantagens oferece a nossa solução em termos de rastreabilidade das despesas empresariais?

Os administradores têm uma visualização avançada muito útil para organizar os dados. A aplicação permite configurar a grelha através de painéis de controlo. Desta forma, é possível selecionar e exportar para o Excel apenas as informações necessárias As informações relativas às despesas são apresentadas em tempo real. O responsável pela validação da despesa pode saber o valor da compra, quem a efetuou, quando e onde. Torna-se muito mais fácil fazer comparações que permitem conhecer a evolução das despesas. Se quiser detetar pontos de melhora nos processos, pode analisar as despesas verticalmente (tendências, padrões, fornecedores, etc.).

VIAGEM END-TO-END: INTEGRAÇÃO COM AGÊNCIAS DE VIAGENS

Na Okticket também integramos com as agências de viagens, para que a rastreabilidade comece no momento da reserva.

Se quiser conhecer todas as vantagens da nossa solução, solicite uma reunião com os nossos especialistas.