Travel and Expense: estratégias para fazer cumprir a sua política de despesas de viagem

Satisfazer as necessidades dos viajantes de negócios, mas manter o controlo das despesas de viagem de negócios. Em Travel and Expense, encontrar o equilíbrio é um grande desafio.

É por isso que é tão importante que os sistemas de T&E estejam alinhados com as políticas de despesas de viagem da empresa. Ou seja, com um documento que capte toda a informação relacionada com a reserva, limitação, relatório e aprovação de despesas de viagens de negócios.

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Como deve ser uma política de viagens: Exemplo

O importante é que esta política de viagens seja fácil de cumprir, pelo que deve ser muito clara. Quais são os pontos-chave para a tornar realmente eficaz?

1. Descrição das prestações

Para que os empregados compreendam a importância de respeitar a política de despesas de viagem, é aconselhável começar por lhes explicar as vantagens oferecidas por este documento: assistência em viagem, reembolso rápido, como proceder em caso de perda de voo ou de bagagem, por exemplo.

2. Processo de reserva

Se não tiver um gestor de viagens, é provável que os empregados possam reservar as suas viagens eles próprios. Para que não percam tempo a pesquisar opções de transporte e de hotel que não passam pelo filtro da administração, a ideia é que saibam em que pé estão.

• Trabalha com uma plataforma de reserva de viagens? Inclua o nome e os dados de contacto.
• Esclareça se é possível acumular pontos para programas de fidelização pessoais.
• Defina também as regras aplicáveis ao Bleisure. Ou seja, quais os custos a pagar pelos trabalhadores que pretendam prolongar as estadias por motivos de lazer (como a diferença de preço por colocar o voo de regresso num dia diferente ou noites extra num hotel).

3. Limites e tipos de despesas reembolsáveis

Quanto é que posso gastar no hotel, quanto é que a quilometragem foi paga, tenho de pedir um adiantamento para as refeições ou recebemos um per diem? Se não quiser ter de responder a estas perguntas vezes sem conta, ponha tudo por escrito.

Pode estabelecer limites por categorias de despesas e definir as informações mais relevantes para cada uma delas:

• Plataforma de reservas ou fornecedor autorizado.
• Montante máximo autorizado por noite de hotel. Se for diferente para viagens nacionais e internacionais, indicar.
• Preço máximo reembolsável para o pequeno-almoço, almoço e jantar. Ou, se forem pagas ajudas de custo, o montante diário atribuído.
• Período de reserva antecipada para as reservas de voos e de hotéis.
• Preço reembolsável por quilómetro quando se utiliza um veículo privado.
• Despesas de representação aceitáveis.
• Despesas reembolsáveis para além das habituais: estacionamento no hotel, serviço de lavandaria ou pagamento da fatura do telefone pessoal utilizado para assuntos profissionais durante a viagem, por exemplo.

4. Despesas não reembolsáveis

Assim como algumas despesas são reembolsáveis, outras não o são. Além disso, são frequentemente fonte de conflitos. É essencial clarificar os limites para evitar problemas. Entre as mais frequentes contam-se as sobretaxas por excesso de bagagem, os artigos do minibar do hotel, o serviço de lavandaria ou as multas de trânsito.

5. Mecanismos de reembolso

Tudo o que se relaciona com os meios de pagamento aceites deve ser clarificado. O mesmo se aplica aos métodos a utilizar para comunicar as despesas e pedir o reembolso. Responda a estas perguntas:

• Como é o fluxo de aprovação das despesas?
• Que documentos comprovativos são considerados válidos?
• Que dados mínimos devem conter os bilhetes?
• As despesas de deslocação são creditadas quando o funcionário perde o comprovativo em papel?
• Existem despesas que não precisam de ser comunicadas?
• Dispõe de uma aplicação para digitalizar as despesas profissionais? Indique o nome e as opções de descarregamento. Não custa nada dar-lhes um breve guia sobre o seu funcionamento.
• Qual é o prazo para efetuar os pedidos de reembolso?
• Quanto tempo demora a ser reembolsado o trabalhador que adiantou dinheiro do seu bolso?

6. Assistência em viagem

Durante uma viagem de negócios, podem surgir incidentes e imprevistos, desde voos perdidos a hospitalizações.  Considere os cenários possíveis e estabeleça um procedimento a seguir pelos empregados.

Não se esqueça de partilhar informações sobre o fornecedor e o seguro de viagem, incluindo o endereço de contacto e os números de telefone para assistência no destino.

Outras dicas úteis

Como se pode ver, a elaboração de uma apólice de despesas de viagem concebida para ser cumprida requer um trabalho cuidadoso e há uma série de questões a ter em conta:

• Definir os objectivos (reduzir os custos, minimizar os erros, bloquear a fraude interna...) e ajustar a política para os atingir é um dos primeiros pontos a abordar quando se concebe a política de viagens. Em função do objetivo da viagem, os limites e os relatórios também podem variar.
• Adapte o seu plano de despesas à dimensão da sua empresa e ao comportamento dos seus viajantes.
• A política de despesas deve ser rigorosa, mas não inamovível. Frequência das deslocações, destinos habituais, meio de transporte mais adequado para cada deslocação... As necessidades não são sempre as mesmas, e isso deve ser tido em conta.
• Esta flexibilidade também se pode aplicar às reservas. Faz sentido limitar o preço do alojamento ou dos bilhetes. Mas, por vezes, é melhor deixar que sejam os próprios viajantes de negócios a decidir o hotel que mais lhes convém ou o voo que querem apanhar.
• Comunicar a política de despesas à equipa e publicá-la numa plataforma a que esta possa aceder em qualquer altura.
• E muito importante: certificar-se de que o documento é claro e fácil de compreender. Este é um problema comum à maioria das empresas. De acordo com estudos recentes, sete em cada dez trabalhadores que viajam por motivos profissionais não compreendem a política de viagens.

Lembre-se também da importância de integrar a política de despesas com o ERP ou o sistema de gestão empresarial da empresa.

Vantagens da política de despesas

No início deste post mencionámos alguns dos benefícios deste documento para os trabalhadores, mas é a empresa que obtém as maiores vantagens.

• Minimiza-se o risco de aprovação de despesas irregulares ou que não cumpram os critérios da empresa.
• O caminho para a redução de custos é mais curto. Desde a escolha dos fornecedores que oferecem as melhores tarifas até à restrição das viagens de última hora que fazem subir os preços, tudo isto faz sentido.
• O atrito entre os funcionários que viajam e o back office é reduzido, uma vez que os funcionários que comunicam as despesas de viagem já sabem quanto dinheiro podem gastar nas diferentes categorias e que despesas são reembolsáveis.

Isto resulta num aumento da competitividade, que é fundamental para o sucesso das empresas.

Ferramentas de viagens e despesas para simplificar a gestão das despesas da empresa

Se juntar uma boa política de despesas a uma ferramenta de gestão alinhada com os critérios estabelecidos, o processo é optimizado ao máximo.

Com o Okticket, por exemplo, poupa 80% das horas dedicadas à gestão das despesas de deslocação profissional. Para além de esquecer um processo tão fastidioso, evitará também os erros associados à gestão manual das notas de despesas.

Ao mesmo tempo, certifica-se de que a política de despesas é respeitada. Caso contrário, receberá alertas que o avisarão.

Mais vantagens de uma solução como Okticket:

• Cumprimento das condições indicadas no DL 28/2019 para o arquivo eletrónico de documentos.
• Pode personalizá-lo como desejar: limites de despesas por utilizador ou categoria, taxa de quilometragem, fluxo de aprovação, categorias de despesas, etc.
• Reconciliação automática dos pagamentos com cartão de crédito.
• Integração com o seu ERP ou sistema de gestão empresarial.
• Cartão profissional inteligente com limites de utilização adaptados à sua política de despesas.

Como se pode ver, é possível encontrar o equilíbrio entre o que a empresa quer e o que as equipas exigem.

Quer descobrir tudo o que uma ferramenta alinhada com a sua política de despesas de viagem pode fazer por si?  Pergunte-nos o que quiser, sem compromisso.

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