Diferenças entre ajudas de custo e despesas de viagem: Gestão e tratamento fiscal

São frequentemente utilizados como sinónimos, mas ajudas de custo e despesas de viagem não são a mesma coisa. Em que é que diferem? Como são geridas? Têm o mesmo tratamento fiscal?

Ao longo deste artigo, analisaremos as principais diferenças entre ajudas de custo diárias e despesas de viagem.

O que são as ajudas de custo?

É a compensação financeira que um colaborador recebe para se sustentar quando tem de se deslocar fora do seu local de residência ou de trabalho habitual por motivos relacionados com o trabalho.

Embora não exista legislação específica para o sector privado, as empresas tomam como referência o disposto no  Decreto-Lei n.º  106/98 de 24 de abril, Portaria n.º  1553-D/2008 de 31 de dezembro e no Decreto-Lei n.º. 137/2010 de 28 de dezembro.

Ajudas de custo Vs despesas de viagem

Uma das principais diferenças entre as ajudas de custo diárias e as despesas de viagem é que, no caso das ajudas de custo diárias, o montante a pagar é fixo. O pagamento é efetuado independentemente dos custos reais incorridos.

Normalmente, o montante é calculado através de uma estimativa do custo das despesas gerais associadas a uma viagem de negócios (alimentação, alojamento e transporte).

As despesas de viagem de negócios, por outro lado, são os custos específicos incorridos durante uma viagem de negócios e pagos pela empresa (quer através de pagamentos antecipados, reembolsos retroativos ou imputando as despesas ao cartão da empresa).

Bilhetes de avião, transportes terrestres, quilometragem, aluguer de automóveis, estadias em hotéis, taxas de inscrição em eventos... Todas estas categorias estão incluídas nas “despesas de viagem".

Estas últimas são reembolsadas com base no montante efetivamente gasto, mediante apresentação de recibos e comprovativos de despesas.

Qual é o montante pago a título de ajudas de custo?

Na verdade, não existe em Portugal uma regra para o setor privado que estabeleça o montante das ajudas de custo diárias. O valor, bem como o procedimento de pagamento, dependerá do acordo coletivo de cada empresa ou das políticas governamentais no caso dos trabalhadores públicos.

Mais questões a considerar:

• Os montantes podem variar consoante o destino e a duração da viagem.
• As ajudas de custo podem ser pagas antes ou depois da viagem.
• A empresa tem até 30 dias para efetuar o pagamento após a apresentação da folha de despesas.

É necessário declarar os subsídios de trabalho?

As ajudas de custo não fazem parte do salário e estão isentas de tributação desde que o seu valor seja igual ou inferior ao limite máximo estabelecido por lei.

Transporte

O subsídio de deslocalização é o reembolso da empresa ao trabalhador pela utilização de uma viatura própria ou alugada em deslocações profissionais.  Alguns pontos a ter em conta:

1. Existe um limite máximo que a empresa pode reembolsar com isenção de impostos. Estes valores variam consoante o tipo de veículo, de acordo com o Decreto-Lei  n.º 106/98 of 24 April, Portaria n.º  1553-D/2008, the 31 de dezembro, artigo 4, n.º  4 do Decreto-Lei n.º. 137/2010, de 28 de dezembro.‍

• 40 cêntimos por quilómetro (carro próprio)
• Para os transportes públicos, 62,75 euros/dia para as deslocações no interior do país e 89,35 euros/dia para as deslocações no estrangeiro.

2. Normalmente, não fazem parte da remuneração (são pagas regularmente). Se o trabalhador tiver de se deslocar frequentemente, esse facto deve constar do contrato. A parte que excede as despesas normais (transportes públicos) é considerada como remuneração.

Subsídio de refeição/alimentação

Trata-se de uma prestação social não obrigatória para compensar o custo diário da alimentação. Tomando como referência os valores estabelecidos para a função pública, o valor máximo de isenção de IRS é de 6 euros por dia se pago em dinheiro e de 9,60 euros se pago em cartão ou vale.

Alojamento

Quando a viagem é efectuada dentro de Portugal, o limite é de 69,19 euros, dependendo da função do trabalhador. Fora do país, este montante máximo sobe para 100,24 euros.

As empresas podem conceder um montante superior de ajudas de custo, mas é preciso ter em atenção que o valor que exceder os limites será considerado como parte do rendimento coletável do trabalhador.  

Se o limite for ultrapassado, deve ser declarado ao IRS e classificado como rendimento de categoria A.

As chaves para gerir as ajudas de custo relacionadas com o trabalho

Manter um registo das despesas de trabalho dos colaboradores pode ser complicado se não existirem as ferramentas certas. Especialmente quando as empresas pretendem manter um registo das suas despesas.

Daí a importância de ter um software de digitalização de despesas de viagem como o Okticket, que tem uma funcionalidade específica para registar as despesas pagas com esse dinheiro.

Quando um utilizador tira uma fotografia do recibo, só tem de selecionar a categoria “Ajudas de custo”. Além disso, pode configurar a aplicação de acordo com a política de despesas de viagem e definir diferentes tipos de ajudas de custo por funcionário e montante.

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