Viagens de negócios: É possível ser produtivo e estar em movimento ao mesmo tempo?

Passa mais tempo nos aeroportos do que em casa? Quando os terminais se tornam o seu segundo escritório, é difícil manter-se a par do seu volume de trabalho. Mas é necessário manter-se produtivo nas viagens de negócios.

E sim, é possível! Desde as salas de embarque à seleção dos lugares, desde as aplicações descarregadas no seu telemóvel à roupa que veste, tudo influencia a sua capacidade de trabalhar em viagem.

Como é que se pode tornar um escritório móvel viável? Vejamos algumas dicas.

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Trabalho em rede no aeroporto: a produtividade começa em terra

Se passa mais tempo num avião do que no seu carro, sabe como podem ser longas as esperas nos aeroportos, por isso, porque não utilizar essas horas para trabalhar ou estabelecer contactos?

Muitos aeroportos portugueses dispõem de lounges e áreas de trabalho concebidas especificamente para quem viaja em trabalho. Estes espaços estão equipados com WiFi de alta velocidade, estações de carregamento e áreas tranquilas para se ligar.

Um exemplo é o lounge “Atlântico” que a TAP Air Portugal tem no aeroporto de Lisboa.

Se não tiver um ticket para a Classe Executiva, não se preocupe. Existem vários lounges aos quais pode aceder mediante o pagamento de uma taxa.

No site da TAP pode consultar todas as opções de aluguer de espaços. Da mesma forma, no sítio Web da ANA, pode consultar a lista de lounges nos aeroportos de Lisboa, Porto, Faro ou Ponta Delgada.

Uma dica: Se tenciona realizar reuniões em viagem, é importante vestir-se para a ocasião, com roupa confortável mas profissional.

Qual é o melhor lugar no avião para trabalhar?

Uma vez no ar, a escolha do seu lugar pode afetar a sua capacidade de concentração. Se precisar de trabalhar durante um voo e a Primeira Classe não for uma opção, o ideal é escolher um local silencioso.

As melhores filas são as da frente do avião, onde o som dos motores não é tão alto. Além disso, se escolher o lugar à janela, terá menos interrupções dos seus companheiros de viagem.

A este respeito, um estudo publicado pelo site de comparação de voos Skyscanner revelou que o melhor lugar é o 6A. O pior é o 31E.

E as saídas de emergência ou as filas atrás de uma antepara? Estas também são uma boa opção se precisar de espaço para as pernas, mas tenha em atenção as desvantagens. Normalmente, os lugares das saídas de emergência não são reclináveis.

Atrás de uma antepara também estará mais confortável, mas é provável que tenha um bebé ou uma criança pequena ao seu lado.

A evitar: as filas de trás, o lugar do meio e as zonas próximas da casa de banho e da cozinha.

Além disso, é importante certificar-se de que o lugar tem acesso a uma tomada eléctrica.

Pode consultar o mapa de lugares do seu voo em sítios Web como SeatMaps ou SeatGuru.

Manter-se produtivo em viagens de negócios: dicas para voos longos

Está no avião, no lugar que escolheu e está na altura de puxar do portátil. É possível trabalhar no ar? Eis algumas das técnicas que os viajantes de negócios utilizam para tirar o máximo partido do seu tempo em viagens longas.

• Para evitar ser afetado por aqueles momentos em que os seus dispositivos têm de estar em “modo de voo”, antes de embarcar, é aconselhável descarregar todos os documentos e ficheiros de que vai precisar. Do mesmo modo, verifique se todas as aplicações que utiliza funcionam sem necessidade de ligação à Internet.
  
• Certifique-se de que os seus dispositivos móveis estão totalmente carregados. No entanto, também é aconselhável levar uma bateria portátil totalmente carregada.
  
• Durante o voo, um auricular com cancelamento de ruído será útil.
  
• Comece pelas tarefas mais importantes e deixe as mais simples para o final do voo.
  

E muito importante. Uma pessoa cansada e desidratada não é produtiva. Por isso, faça uma pausa e certifique-se de que bebe água.

Aplicações móveis indispensáveis para quem viaja em negócios

No início deste post, falámos das possibilidades de networking oferecidas pelas salas VIP. Pois bem, aplicações como a LoungeBuddy oferecem a informação de que necessita sobre estes espaços. Inclui um motor de busca e a opção de comprar passes de acesso.

Existem também ferramentas que facilitam a organização e a produtividade.  As aplicações de gestão de tarefas, como o Trello, são de grande ajuda. O Evernote é útil para tomar notas e organizar ideias em movimento.

A melhor solução para a gestão das despesas de deslocação em serviço.

Um viajante de negócios precisa de fazer certas compras durante a viagem. Para pedir o reembolso, tem de guardar os recibos e as faturas. Sabe quanto tempo demora a submeter todas essas despesas?

É por isso que não podemos terminar este post sem falar da necessidade de uma ferramenta para simplificar a gestão das folhas de despesas. E nesse sentido, o Okticket possui a tecnologia mais rápida e poderosa para gerenciar despesas de viagens profissionais.

Recordemos algumas das suas vantagens:

• A poupança em tarefas administrativas é de 80% em comparação com a gestão manual.  Esta capacidade de digitalizar e registar rapidamente as despesas permite que os viajantes dediquem mais tempo às suas actividades principais.
  
• A informação sobre as despesas é ordenada, categorizada e visível para os responsáveis financeiros.
  
• Integração com os principais sistemas de contabilidade e de gestão empresarial.
  
• Cartão de visita inteligente, alinhado com a política de despesas da empresa.
  
• Conciliação automática das despesas do cartão.
  
• Suporte para vários idiomas e moedas, o que o torna ideal para empresas com operações internacionais.
  
• A funcionalidade multi-moeda converte automaticamente as despesas em moeda estrangeira para euros.

Em suma, Okticket destaca-se como uma das ferramentas mais eficazes e poderosas do mercado para a gestão das despesas de deslocação profissional. Graças às funcionalidades concebidas para otimizar o tempo e reduzir a carga administrativa, a ferramenta oferece uma grande melhoria na produtividade e no controlo financeiro.

Quer experimentar? Entre em contacto connosco.

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