Contabilidade em moeda estrangeira - Como gerir as despesas da empresa em várias moedas?

Planear uma viagem de negócios fora da Europa pode ser um desafio, mas lidar com a contabilidade em moeda estrangeira é ainda mais complicado.

Tem de gerir despesas de viagens profissionais efectuadas noutras moedas que não o euro? Então, provavelmente, está habituado às flutuações das taxas de câmbio.

Pagar em moeda estrangeira e contabilizar em euros torna muito difícil calcular exatamente quanto custou uma viagem. Mesmo que os empregados levem o dinheiro trocado e paguem em numerário.

Como saber ao certo qual a taxa de câmbio a aplicar para converter em euros um recibo ou uma fatura em pesos, libras ou dólares (para dar um exemplo) com data de há vários dias?

Provavelmente já se deparou com este problema em mais do que uma ocasião. E não é possível evitá-lo. O que pode fazer é simplificar o processo. Sabia que um software profissional de gestão de despesas, como o Okticket, pode ajudá-lo? Outra opção a considerar poderia ser os cartões de empresa, como veremos mais adiante.

Cartões multimoeda para empresas: como funcionam?

Algumas empresas optam por cartões de empresa com várias divisas. Apesar de existirem taxas para a sua utilização fora de Portugal, o custo vale a pena, pois permitem controlar as despesas dos seus empregados deslocalizados.

De um modo geral, apresentam um certo número de características comuns:

1. Pode personalizar os limites de despesas (por utilizador, categoria e períodos de tempo no caso do  OKT Card) para se alinhar com a política de despesas da sua empresa.
2. Pode ser utilizado em todos os estabelecimentos onde a sua utilização é aceite, tanto em Portugal como no estrangeiro.
3. Normalmente, convertem automaticamente as moedas das transacções em euros.

Idealmente, o cartão que escolher deve oferecer reconciliação automática e integrar-se facilmente no seu ERP ou software de contabilidade.

Pagar com cartão ou trocar moeda: o que é melhor para viagens de negócios ao estrangeiro?

A alternativa ao pagamento com cartões de empresa é o dinheiro. Neste caso, poupa as comissões cobradas pelo banco pela utilização do cartão fora de Portugal. Mas terá de pagar o custo do câmbio de moeda estrangeira (entre 3% e 5%, consoante o BBVA).

E se tiver de levantar dinheiro numa caixa multibanco, o custo será bastante elevado.

Além disso, se tivermos em conta o que nos dizem os bancos, as condições oferecidas pelos cartões para os pagamentos no estrangeiro são geralmente mais vantajosas do que as dos câmbios.

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Okticket, a solução que simplifica a contabilidade em moeda estrangeira

Como mencionámos há algumas linhas atrás, a melhor forma de controlar as despesas de viagem em moeda estrangeira é utilizar uma ferramenta de digitalização e automatização de notas de despesas.

Okticket, sem ir mais longe, oferece-lhe uma cobertura global. Graças à funcionalidade multi-moeda, pode gerir as despesas em várias moedas.

Como é que funciona? É muito simples. Depois de fotografar o recibo, só tem de selecionar a moeda em que pretende registar a despesa. Se escolher euros, por exemplo, o montante será automaticamente convertido para o equivalente em euros.

Para o efeito, é utilizada como referência a taxa de câmbio oficial do Banco Central Europeu. Neste ponto, convém recordar que é importante que a transação seja efectuada no momento da despesa, para que a taxa de câmbio aplicada corresponda à data do recibo.

Isto simplifica a gestão, o reembolso e a contabilização das despesas de viagem de negócios em moeda estrangeira.

Outra vantagem que o Okticket lhe oferece é a possibilidade de registar as suas despesas em tempo real. Isto é muito importante para evitar erros e para manter a sua contabilidade actualizada.

Dedução das despesas de deslocação no estrangeiro

Ao mesmo tempo, uma aplicação como Okticket facilita a justificação das despesas de viagem de negócios dedutíveis. De acordo com o Regulamento do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares, estas são as seguintes:

• Refeição/alimentação: o limite é de 6 euros por dia se pago em dinheiro e de 9,60 euros se pago em cartão ou vale.
• Transporte: 40 cêntimos por quilómetro (carro próprio). Para os transportes públicos, 62,75 euros/dia para as deslocações no interior do país e 89,35 euros/dia para as deslocações no estrangeiro.
• Alojamento: Quando a viagem é efectuada dentro de Portugal, o limite é de 69,19 euros, dependendo da função do trabalhador. Fora do país, este montante máximo sobe para 100,24 euros.

Quer começar a otimizar a gestão das despesas em moeda estrangeira nas viagens de negócios? Solicite as informações de que necessita, sem compromisso.

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