Como otimizar os processos financeiros com uma aplicação de despesas de viagens de negócios

Aumentar os lucros e reduzir os custos. A chave para a expansão de uma empresa não é um mistério. No caminho para o sucesso, é muito importante gerir corretamente os recursos. É também importante fazer tudo o que for possível para otimizar os processos financeiros. Para este último, é essencial dispor de uma aplicação de controlo de despesas de viagens de negócios.

Como funcionam essas ferramentas, quais são as vantagens para os departamentos administrativos, o que deve procurar para escolher a que melhor se adapta às suas necessidades e quais são as melhores? Neste artigo, vamos responder a todas as suas perguntas.

A importância das aplicações de despesas de viagens de negócios

Quanto tempo gasta para gerir as despesas da empresa? Acha que é uma tarefa complicada e aborrecida? Se pudéssemos ver as respostas, elas seriam completamente diferentes consoante a pessoa que responde tivesse ou não uma aplicação de gestão de despesas de viagens de negócios.

Imagine poder rastrear todos os pagamentos efetuados pelos colaboradores, controlar todas as transacções, ou ter as despesas ordenadas por categoria e departamento?

Porque são otimizados os processos financeiros com uma app de despesas de viagens de negócios?

Procure sempre ferramentas com as seguintes características:

1. Com a digitalização e automatização das notas de despesas. Com o fim de poupar muitas horas que podem ser gastas em tarefas que acrescentam mais valor.
2. Onde possa controlar cada cêntimo gasto em tempo real. Assim que um colaborador fizer uma compra e a registar na aplicação de despesas, poderá ver os detalhes do movimento.
3. Com a possibilidade de atribuir uma despesa a um determinado departamento, projeto, centro de custo ou colaborador.
4. Sabia que as aplicações de controlo de despesas permitem deixar para trás as _{irregularidades n}a comunicação e gestão das despesas profissionais? Se está preocupado com o cumprimento da política de despesas, se se depara com erros decorrentes da gestão manual das notas de despesas ou se já se deparou com um caso de fraude interna, é porque as medidas que tomou não foram suficientes. Segundo o recente survey da consultora Willis Towers Watson (WTW) “Inquérito sobre Responsabilidade de Administradores e Diretores 2023/2024”, 93% dos gestores portugueses estão preocupados com elevado risco de fraude e corrupção nas empresas.
5. O controlo é intensificado se a solução escolhida também oferecer cartões de empresa com limites que estejam de acordo com a política de despesas da empresa.
6. Facilidade de controlar todo o processo de validação, desde o envio para revisão até à liquidação, o workflow.
7. Se há uma coisa que os diretores financeiros realmente valorizam é ter a informação armazenada de forma ordenada, num ambiente totalmente acessível. Consegue imaginar ter todas as suas despesas agrupadas por categoria?

10 dicas para escolher uma aplicação de despesas de viagens de negócios

Ainda está a gerir relatórios de despesas manualmente? Já tem uma solução de controlo de despesas, mas ainda não está convencido? Quer esteja a pensar em contratar uma ferramenta de gestão de despesas para a sua organização ou em alterar a atual, existem algumas dicas para o ajudar a encontrar a melhor.

Que características não são negociáveis?

1. ‍Usabilidade. Se a aplicação que implementar não for fácil de utilizar, os colaboradores não a vão querer usar.  Concussão, terá gasto dinheiro para nada
2. Imediatismo. Certifique-se de que o processo de implementação será rápido, simples e com o apoio do fornecedor.
3. Integração com o seu ERP ou sistema de gestão empresarial. Certifique-se de que existe um conector que lhe permite transferir as despesas da aplicação para o seu software de contabilidade de forma simples e automatizada.
4. Do mesmo modo, será muito útil dispor de reconciliação bancária automática.‍
5. Flexibilidade. Nenhuma empresa é igual, e é por isso que é importante escolher uma aplicação que se adapte às necessidades de cada utilizador.
6. Multi-moeda. Se as suas equipas viajam para fora da zona Euro, certifique-se de que a aplicação é capaz de converter da moeda correspondente para o Euro.
7. Acompanhe as despesas em tempo real, por utilizador e por categoria.
8. Validade legal. Provavelmente, um dos seus objectivos é digitalizar os seus recibos e faturas para se livrar do papel. Neste caso, verifique se a aplicação de controlo de despesas cumpre com as condições necessárias para o arquivo eletrónico dos documentos.  Esta é a única forma de garantir que o recibo digitalizado tem a mesma validade legal que o original em papel.
9. Segurança: as informações sobre as despesas da sua empresa serão guardadas num ambiente seguro?
10. Apoio telefónico local e contacto pessoal.

Quais são as melhores aplicações de viagens de negócios para otimizar as suas deslocações?

É verdade que uma ferramenta de digitalização e controlo de despesas de viagens profissionais como Okticket é um custo para a empresa (solicite uma demonstração para que possamos fazer uma proposta adaptada às suas necessidades), mas a poupança de tempo em comparação com a gestão manual é de 80%. Portanto, o ROI é quase imediato.

Neste ponto, é importante lembrar que Okticket é a solução Fintech mais rápida e poderosa para a digitalização das despesas de viagens profissionais.

A aplicação foi concebida para otimizar e cobrir todo o processo de gestão de notas de despesas, desde o momento em que o pagamento é efectuado, até aos processos de validação, controlo de despesas de viagem e integração com o ERP da empresa.

A aplicação funciona de uma forma muito simples. O utilizador tira uma fotografia do recibo a partir da aplicação e o motor de reconhecimento extrai as principais informações. Todos os dados fiscalmente relevantes são armazenados em ordem e acessíveis aos administradores a qualquer momento.

O que oferece a Okticket

Registo e configuração

Assim que tiver a sua conta, pode configurá-la de acordo com as suas necessidades. Introduza os dados da sua empresa, dos seus colaboradores e os métodos de pagamento que irá utilizar para as despesas profissionais. Okticket permite personalizar a plataforma de acordo com as políticas de despesas da sua empresa.

Captura de despesas

"Tire uma foto, esqueça o resto". Uma das características mais notáveis da Okticket é a facilidade de captura de despesas. Os colaboradores podem submeter os seus recibos e faturas diretamente através da aplicação móvel numa questão de segndos. Elimine a necessidade de manter registos manuais e assegure que todas as despesas são devidamente documentadas.

Aprovação de despesas

A Okticket oferece um workflow personalizável que permite aos gestores rever e aprovar as despesas submetidas pelos colaboradores. Isto assegura que todos os gastos estão de acordo com as políticas da empresa antes de serem reembolsadas.

Rastreio e controlo

A plataforma permite o rastreio das despesas em tempo real e disponibiliza relatórios detalhados que ajudam a perceber como estão a ser utilizados os recursos financeiros da sua empresa. Pode definir limites de despesas e receber notificações quando estes são ultrapassados, permitindo-lhe manter um controlo total.

Reembolsos e contabilidade

A Okticket simplifica o processo de reembolso de despesas aos colaboradores. Pode efetuar pagamentos diretos através da plataforma ou exportar dados para processamento no seu sistema de contabilidade. Isto poupa tempo e reduz a possibilidade de erros manuais.

Conformidade e auditoria

Okticket também facilita a conformidade regulamentar e as auditorias internas e externas. Todos os dados de despesas são armazenados de forma segura e estão disponíveis para revisão quando necessário.

Em resumo, Okticket é a solução perfeita para a gestão de despesas de viagens de negócios. Se quiser conhecer mais detalhes da nossa solução, solicite uma reunião com os nossos especialistas.

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