Descubra como o módulo de pedido de viagens da Okticket permite uma gestão eficiente das viagens de negócios

No mundo das viagens de negócios, a eficiência e a organização são a chave do sucesso. Planear, autorizar e gerir as viagens de negócios pode ser um desafio para as empresas.

As despesas de viagem podem surgir em qualquer altura, mesmo antes do início da mesma. Isto significa lidar com procedimentos morosos, falta de visibilidade e problemas de reconciliação de despesas.

Quer simplificar o processo e ter uma visão de 360° das despesas de viagem?

O módulo de pedido de viagens corporativas da Okticket é uma ferramenta inovadora que facilita o planejamento de viagens de negócios, sempre respeitando a política de viagens de cada organização.

• Permite que os colaboradores solicitem viagens com facilidade.
  
• Garante que todos os detalhes estejam alinhados com as necessidades do negócio.
  
• Os departamentos financeiros podem gerir todas as fases da viagem de forma eficiente e sem problemas, diretamente a partir da plataforma Okticket.

Pedido e aprovação de viagens corporativas sem sair da Okticket

O funcionamento do módulo de pedido de viagens é muito simples. Em poucos segundos, os colaboradores poderão solicitar uma viagem. Basta introduzir as informações necessárias para gerar o pedido:

• Nome da viagem
  
• Data de partida e de chegada (incluindo a hora)
  
• Origem e destino
  
• Grupo de aprovação do utilizador que gera a viagem
  
• Ficheiro do viajante
  
• Observações (por exemplo, motivo da viagem)
  
• Tipo de pedido:
  

1. Provisão de fundos (montante, moeda, centro de custos, viajantes...)
   
2. Pedido de recibo/fatura (data de partida e de chegada, origem, destino, viajantes, centro de custos e meio de transporte...)
   
3. Aluguer de viaturas (cidade/país, condutor, data, local de recolha/entrega, passageiros...)
   
4. Pedido de alojamento (hotel, cidade/país, data...)
   
5. Veículo próprio

Processo de aprovação de pedidos de viagem

Assim que um pedido de viagem é efectuado, inicia-se o fluxo de aprovação. Os responsáveis de administração da empresa são automaticamente notificados para analisar e decidir se aprovam ou rejeitam o pedido, garantindo que todas as reservas cumprem as políticas e orçamentos internos.

Assim que o pedido é aprovado, é gerada automaticamente uma folha de despesas para essa viagem específica, onde os colaboradores podem carregar recibos digitalizados no momento do pagamento.

A partir daí, a gestão das viagens de negócios é uma atividade normal. É até possível integrar a plataforma de gestão de viagens com a sua agência de viagens. Desta forma, a informação gerada na Okticket é automaticamente introduzida na plataforma da agência.

Visibilidade total das despesas de viagem em tempo real

Cada campo da folha de despesas segue as regras definidas, evitando despesas não autorizadas. Passagens fora das datas de viagem ou valores que excedam os limites estabelecidos, por exemplo.

Com a Okticket tem uma visão clara e controlo total das despesas de viagem em tempo real, sem ter de esperar pela contabilidade final.

Desde o pedido inicial até à reconciliação final, todos os passos do processo podem ser automatizados e controlados.

O nosso software de gestão de viagens de negócios permite-lhe gerir tudo isto de forma centralizada, facilitando o controlo eficiente das despesas de viagens de negócios a partir de uma única plataforma.

Vantagens da gestão de viagens de negócios com controlo de despesas em tempo real

• Detete possíveis desvios orçamentais e actue imediatamente, sem esperar que a viagem esteja concluída ou que os relatórios de despesas sejam processados.
  
• Assegure que todas as despesas estão em conformidade com a política de viagens da empresa. Isto evita despesas desnecessárias ou não autorizadas.
  
• Minimize os erros na gestão de despesas.
  
• Simplifique as tarefas administrativas relacionadas com a contabilidade e a gestão de reembolsos.
  
• Planeie e ajuste com precisão os orçamentos com base em dados históricos de despesas.
  
• Reconcilie automaticamente as despesas, minimizando assim as discrepâncias e os erros contabilísticos.
  
• Tome decisões baseadas em dados. As empresas podem identificar áreas a melhorar, renegociar acordos com fornecedores de viagens ou identificar colaboradores que possam necessitar de mais orientação sobre as políticas de despesas da empresa.

Conclusão

Em última análise, o módulo de pedidos de viagens empresariais da Okticket centraliza todos os pedidos de viagens num único local.

Os benefícios incluem uma maior eficiência operacional, poupança de custos e uma experiência de utilizador perfeita.

Procura uma gestão mais eficaz das viagens de negócios? Experimente Okticket e descubra como uma visão global das despesas pode ser uma vantagem competitiva.

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