OCR de facturas: Porque é que a extração rápida de dados é fundamental?

Dimensionar a empresa, reduzir os custos, aumentar o volume de negócios... Todas as organizações procuram a rentabilidade. Para isso, precisam de evoluir, o que significa utilizar a tecnologia para otimizar os processos. E dispor de um OCR de facturas é essencial para automatizar o controlo e a gestão das despesas da empresa.

Continua a recolher informações sobre as despesas manualmente? Está a perder tempo. O reconhecimento ótico de caracteres (OCR) permite-lhe extrair automaticamente dados de recibos e facturas em papel e transformá-los em informação digital.

Vantagens do reconhecimento ótico de caracteres

Cada vez mais empresas estão a exigir a utilização de software OCR. A razão para tal reside no facto de o processamento de facturas digitais ser um passo fundamental para a automatização dos processos financeiros. Mas as vantagens oferecidas por estes sistemas também não podem ser negligenciadas:

• Tratamento imediato das informações relativas às despesas profissionais.
• Rapidez no carregamento de bilhetes e facturas para a nuvem.
• Este armazenamento em nuvem resulta numa maior segurança e numa melhor capacidade de pesquisa da informação.
• O OCR permite-lhe pesquisar e indexar documentos que não podem ser pesquisados por meios tradicionais (por exemplo, PDF). Isto é útil se pretender encontrar todas as menções de uma determinada palavra ou frase em vários documentos ou locais numa página Web.
• Agilidade no fluxo de validação das despesas.
• Possibilidade de exportar facilmente documentos digitalizados em PDF ou Excel.
• Redução do erro humano. Um bom leitor de OCR utiliza algoritmos avançados para reconhecer os caracteres mesmo quando estão distorcidos.
• Aumento da produtividade. O OCR para digitalização de facturas permite processar um grande número de facturas recebidas num curto espaço de tempo.
• Redução da utilização de papel.
• Tomar decisões comerciais com base em dados reais e fiáveis.

Qual é o melhor Optical Character Recognition do mercado?

Atualmente, é possível encontrar muitas soluções no mercado que incluem o reconhecimento ótico de caracteres. Mas... nem todas oferecem a mesma eficiência no processo de digitalização de bilhetes e facturas.

Imagine que começa a digitalizar facturas com uma aplicação de digitalização de despesas empresariais, os dados ainda não são extraídos e o símbolo típico de “carregamento” aparece no ecrã.

O que é que faria? Provavelmente ficava com esse bilhete. E os seguintes. E assim por diante, até voltar ao escritório e deixar a pilha de recibos e facturas na secretária da pessoa responsável pela validação das suas despesas. Em suma, a empresa gastou dinheiro numa ferramenta que ninguém utiliza.

Conclusão: o melhor OCR para facturas é aquele que oferece três características principais:

1. Velocidade. Se a extração de dados for rápida, os utilizadores utilizarão a ferramenta.
2. Fiabilidade. De nada serve que a informação seja descarregada em décimos de segundo se os dados não corresponderem aos do documento original em papel.
3. Validade jurídica. Uma ferramenta com valor probatório oferece-lhe a possibilidade de se livrar do comprovativo em papel, uma vez que os formatos digitais têm a mesma validade jurídica que o original.

Além disso, um bom programa de OCR deve ser capaz de aceitar uma grande variedade de formatos e um número de digitalizações que se adapte às necessidades da sua empresa. E se conseguir obter o OCR de facturas gratuitamente ou incluído no plano básico, tanto melhor.

Okticket OCR: Velocidade de leitura, a chave para o sucesso

É possível encontrar um sistema de reconhecimento de caracteres potente, rápido e eficaz? Claro que sim. Sem ir mais longe, em Okticket desenvolvemos a nossa própria tecnologia. O nosso motor de reconhecimento digitaliza as despesas instantaneamente, sem esperar. Além disso, tem a capacidade de aprender e melhorar dia após dia.

O que é que ganhamos com isso?

• Os trabalhadores móveis não se sentem frustrados e utilizam a aplicação para carregar todas as suas despesas de viagem de negócios no local, em vez de procrastinarem e deixarem a digitalização para o final do mês.
• Máxima qualidade da informação. Uma vez que a fotografia do bilhete é tirada quando este é mais legível, os incidentes relacionados com a perda ou deterioração dos recibos em papel são minimizados.
• Poupança de tempo: Já calculou quanto tempo demora a introduzir à mão numa folha de cálculo Excel a informação de cada despesa (montante, conceito, CIF, data...) e a verificar bilhete a bilhete se os dados introduzidos à mão na folha de cálculo estão correctos? Com o Okticket poupa 80% do tempo gasto em tarefas administrativas.
• Eliminação de erros de comunicação associados à introdução manual de dados.
• Controlo em tempo real. O departamento administrativo não tem de esperar até ao final do mês para rever as despesas de todos os empregados que as apresentam tarde, mal e nunca.
  
• Prevenção de fraudes. A aplicação é capaz de reconhecer bilhetes duplicados ou bilhetes que não cumprem a política de despesas da empresa.

Como funciona um OCR de facturas? Exemplo prático

Da mesma forma, o seu funcionamento depende do software que utiliza. A título de exemplo, vamos explicar como funciona o processo de extração de dados com o Okticket:

1. Abra a aplicação (disponível para Android e iOS) e tire uma fotografia do recibo ou da fatura.
2. O potente motor de reconhecimento extrai automaticamente as informações mais importantes: data, hora, montante, imposto (IVA, IGIC, imposto espanhol, imposto português, imposto mexicano...), número de IVA do fornecedor, nome da empresa, número do bilhete ou da fatura... E se pagar numa moeda diferente do euro? Pode selecionar a moeda em que pagou e o cálculo para euros é feito automaticamente.
3. Acrescenta estas informações ao sistema através de processos de validação seguros e de alertas.
4. Todas as informações sobre as despesas são armazenadas em ordem e acessíveis aos administradores em qualquer altura.

Quer conhecer todas as vantagens do motor de reconhecimento Okticket? Não espere mais. Deixe-nos os seus dados e um membro da nossa equipa comercial entrará em contacto consigo.

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