Esperamos por si na área de exposição MP4, nos dias 2 e 3 de outubro, para falarmos sobre os mais recentes desenvolvimentos na gestão de despesas empresariais.
Preocupa-se com o cumprimento da política de despesas e prefere os adiantamentos, mesmo que isso implique que os trabalhadores móveis tenham de pagar em dinheiro?
Está preocupado com o cumprimento da política de despesas, prefere os adiantamentos, mesmo que isso signifique que os colaboradores em mobilidade tenham de pagar em dinheiro, e quer acabar com o incómodo dos reembolsos?
Cada empresa tem necessidades específicas e, consoante essas necessidades, será preferível que os colaboradores paguem as despesas de deslocação de uma forma ou de outra. Daí a importância de escolher uma ferramenta de digitalização de notas de despesas que ofereça flexibilidade nos meios de pagamento utilizados pelos utilizadores.
Numerário, cartões de empresa, cartões de combustível, plataformas de pagamento… Quer conhecer as vantagens e desvantagens dos diferentes métodos de pagamento? Descubra-o neste guia completo.
O que vai encontrar neste documento?
Descarregue o guia "Gestão das notas de despesas: a importância da flexibilidade dos métodos de pagamento" e escolha o método que melhor se adapta às suas necessidades.
Descubra como o software de gestão de despesas pode aumentar a eficiência da sua empresa. Automatize processos, controle custos, negoceie com fornecedores e evite erros com estas estratégias.
No mundo empresarial competitivo de hoje, a redução de custos tornou-se essencial para manter a rentabilidade e o crescimento sustentável. Uma área fundamental para o conseguir é a gestão de despesas, e um aliado fundamental neste domínio é o software de gestão de despesas.
Além de simplificar as tarefas administrativas, pode ajudar a sua empresa a otimizar os recursos e a maximizar os lucros.
Neste artigo, exploramos a forma de tirar partido do software de gestão de despesas para poupar custos.
Uma das principais vantagens da implementação de um software de gestão de despesas empresariais é a automatização de processos. Esta tecnologia inteligente elimina a necessidade de realizar tarefas manuais, como recolher e classificar bilhetes e facturas, libertando tempo e recursos para que se possa concentrar em tarefas mais produtivas.
Ao mesmo tempo, a digitalização e a subsequente automatização garantem que as despesas são registadas de forma atempada e precisa. Tudo isto facilita o controlo em tempo real das finanças da empresa.
O software de gestão de despesas também lhe permite estabelecer políticas claras e precisas relacionadas com as despesas da empresa. As políticas de despesas de viagem, por exemplo, são fundamentais para otimizar o orçamento das viagens de negócios.
Basta configurar as ferramentas para aplicar automaticamente as políticas de despesas para reduzir a possibilidade de os empregados efetuarem despesas não autorizadas ou excessivas.
Ao obter uma visão completa dos padrões de compras e despesas, a empresa pode negociar com os fornecedores de forma muito mais eficaz, garantindo melhores preços e condições.
Uma das grandes vantagens do software de gestão de despesas é a capacidade de obter relatórios detalhados e análises das despesas da empresa. Estes relatórios de despesas dão-lhe uma visão completa dos fluxos financeiros, facilitando a identificação de áreas a melhorar e de oportunidades de poupança.
Quando se dispõe de dados exactos e em tempo real, a tomada de decisões torna-se mais informada e estratégica, maximizando o desempenho da empresa.
Desprovido de papel e segurança dos dados
A adoção de um software de gestão de despesas implica a digitalização de recibos e documentos, o que leva a uma redução significativa da utilização de papel e dos custos associados ao seu armazenamento.
Neste ponto, é importante salientar que estas ferramentas foram concebidas para garantir a segurança dos dados financeiros da empresa, protegendo a informação confidencial e minimizando os riscos de perda ou fraude.
Concluindo. O software de gestão de despesas é uma ferramenta essencial para qualquer empresa que pretenda poupar custos e otimizar recursos. Ao automatizar processos, controlar despesas, negociar com fornecedores e tomar decisões com base em análises precisas, a sua empresa estará no caminho para uma maior eficiência e rentabilidade.
Relatórios, controlo, aprovação, reembolso... A validação das despesas de viagem é um processo moroso.
A gestão das viagens de negócios não termina com o regresso do colaborador. Uma vez em casa, os pedidos de reembolso de despesas têm de ser processados. Relatório, controlo, aprovação, reembolso... A validação das despesas de viagem é um processo que exige um investimento significativo de tempo por parte de todo o pessoal envolvido.
Se somarmos todas estas horas "desperdiçadas", o custo para a empresa é considerável. O pior de tudo é que se trata de um problema recorrente que tem de ser resolvido em cada deslocação do colaborador e que, muitas vezes, dá origem a conflitos internos.
Portanto, uma das primeiras ações que os CFOs das empresas devem tomar é aproveitar os benefícios oferecidos pelas ferramentas de automação de despesas profissionais. Com a Okticket, é possível economizar até 80% do tempo em relação ao gerenciamento manual.
Por um lado, a solução possui o motor de reconhecimento mais potente do mercado, capaz de extrair instantaneamente informações de recibos e faturas. Além disso, os viajantes tiram simplesmente uma fotografia do bilhete e enviam a folha de despesas para revisão. Isto evita que tenham de preencher notas de despesas à mão e agrafar os recibos de pagamento acumulados.
No que diz respeito ao departamento administrativo, ter a informação em ordem e poder aceder-lhe no local é uma grande melhoria. Se a isso juntarmos a possibilidade de integrar a aplicação com o software de contabilidade da empresa e de conciliar os movimentos dos cartões de empresa, a poupança de tempo continua a aumentar.
As horas que a sua equipa gasta nesta tarefa podem ser investidas noutros processos de maior valor, que realmente beneficiam a empresa. Ainda acha que este é um investimento que vai demorar muito tempo a amortizar? Convidamo-lo a experimentar a aplicação e verá como obterá um ROI positivo muito mais cedo do que pensa.
Para além das poupanças de custos conseguidas através da validação automática das despesas de viagem, existem os benefícios adicionais que esta oferece. Entre outros: a redução de fraudes e erros, o armazenamento na nuvem, o controlo da política de despesas de viagem ou as informações valiosas fornecidas pela análise inteligente dos dados.
Medidas mais eficazes para tornar a aprovação das despesas tão eficiente quanto possível:
Quer saber quais as qualidades que caracterizam os melhores diretores financeiros da atualidade? Descubra neste Guia se é um bom CFO
Controle e reporting ou envolvimento proactivo? Centra-se no aqui y agora ou no futuro? Pensa que as finanças devem trabalhar independientemente ou devem colaborar com outros departamentos?
O papel dos diretores financeiros está a mudar porque as suas competências aumentaram e evoluíram. Para assumirem a liderança da empresa, devem preencher uma série de características diferenciadoras.
Já não basta apenas planear e supervisionar as atividades financeiras da empresa. Os diretores financeiros são obrigados a ter uma visão estratégica de toda a empresa, o que significa estar envolvido em questões como a transformação digital ou as decisões estratégicas da organização.
Nas palavras de Benigno Prieto, Partner da área de Digital Corporate Solutions da KPMG Consulting, "os CFO devem ir além do seu papel tradicional e adotar uma dupla perspetiva: uma que garanta a estabilidade e o controlo da função financeira e outra focada em promover a agilidade e a rentabilidade na inovação empresarial" (fonte: artigo Financiar a inovação: o CFO como investidor de capital de risco).
Ao longo deste guia, analisaremos as qualidades que caracterizam os melhores diretores financeiros da atualidade - continue a ler para descobrir se é um bom diretor financeiro!
Pensa que o controlo das finanças é apenas uma questão de números e relatórios? Os diretores financeiros das principais empresas também são responsáveis pela supervisão do investimento no desenvolvimento digital. Prioridades?
Pensa que a gestão de talentos é uma questão de Recursos Humanos? Estar rodeado da melhor equipa e saber liderá-la é fundamental para alcançar os melhores resultados. O CFO deve também ter inteligência emocional e valorizar as competências pessoais dos colaboradores.
Para além de afetar capital para fazer face à inovação tecnológica da empresa, os melhores são os que investem na atração de talentos tecnológicos e na formação dos colaboradores para adquirirem competências analíticas.
Devem também ser capazes de incentivar a colaboração entre os departamentos financeiros e outros departamentos.
A capacidade de desenvolver parcerias com as partes interessadas é outra das qualidades exigidas aos diretores financeiros de hoje.
Quer conhecer todas as qualidades que caracterizam os melhores diretores financeiros da atualidade?
Descarregue o Guia "A transformação digital do diretor financeiro: competências-chave de um perfil em evolução" e construa o seu próprio mapa de competências como CFO. O que mais vai encontrar neste documento?
Viagens profissionais em 2024. Ferramentas úteis para a sua gestão
As viagens de negócios estão de volta com mais força do que nunca. Segundo o informe da Global Business Travel Association (GBTA) publicado recentemente, os dados da pandemia ficaram atrás definitivamente e esperam um ano de grande crescimento no número das viagens corporativas.
Estas deslocações são necessárias para revisitar clientes, iniciar novos projetos, construir novas relações comerciais e porque as relações estreitas são essenciais para desenvolver negócios.
Um dos pontos a destacar do estudo é o novo foco da sustentabilidade nas viagens profissionais com o fim de cobrir a necessidade cada vez maior de força de trabalho remota e com formato híbrido.
As viagens de negócios sustentáveis são aquelas que procuram minimizar o impacto ambiental, social e económico. Sabe como pode conseguir viagens sustentáveis na sua empresa? Seguindo iniciativas como as seguintes:
As viagens de negócios continuam a ser uma questão fundamental para as empresas. Podem distinguir-se os seguintes tipos de viagens de negócios.
São as viagens dos diretores da empresa com o objetivo de criar novas relações comerciais e/ou reforçar as já existentes.
O seu objetivo é expandir e dar a conhecer a empresa em novos mercados e adquirir novos clientes. Estas viagens são úteis para conhecer os interesses e as necessidades dos consumidores do novo mercado e para avaliar os aspectos legais da comercialização dos produtos ou serviços uma vez que nem todos os países têm as mesmas regras, impostos ou tarifas.
Todas elas são oportunidades para as empresas expandirem a sua rede de contactos e para conhecer outras empresas com o objetivo final de melhorar e ganhar competitividade. É também uma forma de se dar a conhecer no sector e a potenciais clientes.
São realizadas pelos colaboradores com mais experiência nas questões empresariais a tratar, como pode ser a visita a outros escritórios para avaliar a sua performance ou para uma investigação ou desenvolvimento.
Para os colaboradores/equipas adquirirem conhecimentos a fim de desempenhar melhor as suas funções na empresa.
Uma viagem de negócios bem sucedida começa com um itinerário pormenorizado que forneça à equipa uma visão geral das diferentes etapas da viagem com informação muito útil para todas as pessoas envolvidas: Informação de contacto das pessoas envolvidas na viagem; objetivos da viagem; data e horas da partida; duração da estadia; morada do alojamento; dados de contacto das pessoas a contactar durante a viagem; endereços e localização exacta das reuniões e compromissos agendados; agenda das reuniões e o cronograma da viagem.
Estes são alguns dos passos a seguir se quiser alcançar os seus objetivos profissionais ao mesmo tempo que desfruta da experiência:
A utilização de ferramentas na gestão das viagens de negócios é muito comum nos últimos tempos. As empresas encontram na tecnologia uma aliada para estar em linha com a sua estratégia com o objetivo de centralizar, simplificar e agilizar os processos de controlo e monitorização de dados.
Os sistemas SaaS para facilitar a gestão estratégica das viagens corporativas ajudam as empresas a gerir as viagens de negócios de forma mais estratégica e eficiente. O foco está numa gestão mais personalizada e digital com uma visão geral de todos os elementos que compõem o desenvolvimento global de uma viagem de negócios.
Ao escolher uma aplicação para viagens de negócios, é importante considerar os recursos que podem facilitar e otimizar a experiência durante os deslocamentos profissionais. A utilização destas aplicações têm múltiplos benefícios para os viajantes
Utilização simples e intuitiva
Sabe que a Okticket pode integrar a sua agência de viagens para que a gestão seja feita de forma integral a partir da nossa aplicação. Quer descobrir como o fazer? Contacte a nossa equipa.
Quer saber um pouco mais sobre como funciona o cashback e todas as suas vantagens? Continue a ler para descobrir as respostas.
"Devolvemos-lhe 3% da sua compra só por pagar com o seu cartão bancário". Já alguma vez recebeu uma mensagem semelhante? Pois bem, o que o seu banco lhe está a oferecer chama-se cashback.
Quer saber um pouco mais sobre como funciona o cashback e todas as suas vantagens? Continue a ler para saber as respostas.
Para compreender um pouco melhor o conceito de cashback, comecemos por explicar brevemente o que é. A tradução literal deste termo inglês seria "devolução do dinheiro".
Estamos, portanto, a falar de um método de fidelização oferecido por certos bancos e emissores de cartões que consiste em devolver ao consumidor uma parte do dinheiro que este gastou ao adquirir uma série de produtos ou serviços.
A primeira coisa que precisa de saber é que, para beneficiar do cashback, tem de pagar com o seu cartão de crédito ou de débito. A entidade financeira devolver-lhe-á então uma percentagem das compras que efetuar.
Por exemplo, se o seu cartão de empresa oferece um cashback de 1% e efetua uma compra no valor de 300 euros, o retorno será de 3 euros.
Dependendo do cartão e o estabelecimento, a devolução pode ser:
Além disso, deve ter em conta que a maioria dos cartões oferece um limite máximo de dinheiro a reembolsar por período de tempo (o limite pode ser mensal ou anual). Não existem limites gerais. Cada entidade ou empresa que comercializa os cartões estabelece as suas próprias condições.
Para além do programa de fidelização ou de recompensa de que falámos, há um segundo tipo de cashback que também começa a proliferar em Espanha.
Precisa de dinheiro, mas não tem um multibanco perto? Pode solicitar este serviço quando pagar a sua compra num estabelecimento aderente.
Basta dizer ao empregado da loja o montante que pretende e este será acrescentado ao valor da compra. Paga o montante total com o seu cartão e recebe o dinheiro que pediu em numerário. É tão simples como isto.
Vejamos um exemplo. Precisa de 50 euros em dinheiro, mas está a viajar a quilómetros de distância de uma caixa multibanco. Pára numa estação de serviço para abastecer e enche o depósito com 50 euros de combustível. Quando vai pagar, diz ao empregado que quer 50 euros em dinheiro. Ele cobra-lhe 100 euros e dá-lhe 50 euros. É tão simples como isto.
Como vê, ter um cartão bancário que oferece cashback faz com que a sua empresa poupe dinheiro. Pense nisto: perante dois produtos semelhantes, escolheria um que não lhe dá nada ou um que lhe devolve parte do dinheiro gasto?
Um exemplo muito simples. A sua empresa paga com um cartão um hotel para um colaborador que tem de se deslocar para visitar um cliente e o montante total é de 500 euros. Se esse cartão tivesse um cashback de 2% (para ter uma ideia), receberia um bónus de 100 euros, pelo que o alojamento lhe custaria 400 euros.
Este facto é também interessante para as empresas que oferecem este retorno, uma vez que serve de chamariz para atrair novos clientes e fidelizar os atuais.
No entanto, certifique-se de que o cartão contratado não tem um custo ou juros elevados. E, ao fazer uma comparação, valide as percentagens de reembolso e a lista de estabelecimentos aderentes.
Há ainda o caso das soluções que oferecem o reembolso de parte das despesas pagas com o seu cartão sob a forma de descontos na licença.
Quer esquecer os reembolsos e a gestão de adiantamentos? O OKT Card, o cartão inteligente da Okticket, oferece uma nova forma de controlo das despesas dos colaboradores que se enquadra na política de viagens da empresa.
Trata-se de um cartão de débito Mastercard, ou seja, um método de pagamento seguro, transparente e aceite em milhares de estabelecimentos em todo o mundo. Mesmo para compras online, já que pode transportar o Cartão OKT na sua carteira física ou Wallet.
Mas isto é apenas uma pequena amostra do que Okticket pode fazer por si. Se quiser saber mais sobre a nossa solução de venda e as vantagens da utilização do OKT Card, convidamo-lo a solicitar uma reunião com os nossos especialistas.
Okticket é a solução tecnológica que melhora o seu dia a dia. Liberte-se de tarefas repetitivas e dedique tempo ao que realmente importa.
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