A gestão das despesas profissionais já é um desafio para os departamentos financeiros, mas fazê-lo à mão ou com ferramentas de gestão ineficazes torna-o ainda mais complicado. Mas fazê-lo à mão ou com ferramentas de gestão ineficazes torna-o ainda mais complicado. Quer levar a contabilidade para o próximo nível? O primeiro passo é a digitalização das despesas profissionais.

Para corroborar a afirmação anterior, basta falar com os departamentos administrativos da sua organização. Se ainda sofrerem de processos antiquados, é provável que as queixas mais comuns estejam relacionadas com erros humanos e com o tempo gasto em tarefas de baixo valor.

Será que vale mesmo a pena continuar a lidar com notas de despesas em papel? Com ficheiros cheios de recibos e facturas que tem de guardar durante cinco anos? Com a raiva dos viajantes de negócios que acabam por não ser reembolsados pelas despesas adiantadas do seu bolso?

Já para não falar do incumprimento da política de despesas da empresa. Num artigo anterior, referimos que o custo das irregularidades nas despesas de deslocação em serviço é, em média, de 500 euros por mês.

Dito isto, é evidente a importância da implementação de ferramentas eficazes de digitalização dos recibos. E que cumpre as condições estabelecidas no Decreto-Lei 28/2019 para o arquivo eletrónico de documentos.

Vantagens da automatização do controlo das despesas profissionais

Relatórios de despesas atempados, poupança de tempo na gestão e validação, redução da fraude interna, rapidez nos reembolsos... A gestão digital das despesas da empresa beneficia toda a equipa. Eis as vantagens mais importantes.

CFO: Finalmente, terá tempo para tarefas importantes

A priori, o departamento que mais beneficia com uma ferramenta como o Okticket é o departamento financeiro. O que é que eles vão conseguir?

• Poupe tempo no processo de controlo, validação e gestão das folhas de despesas. Sabia que com Okticket pode poupar 80% do tempo gasto em tarefas administrativas?
• Gestão em tempo real, com formatos uniformes (e a partir de uma única plataforma).
• Visualização, revisão e aprovação em qualquer lugar e a partir de qualquer dispositivo móvel, incluindo smartphones.
• Conformidade com a política de despesas da empresa.
• Redução de erros contabilísticos. Sabia que 80% das notas de despesas contêm algum tipo de erro?
• Parar casos de fraude interna. Mais de metade das empresas espanholas sofrem com isso todos os anos.
• É possível obter uma rastreabilidade quase instantânea das despesas. Assim que um funcionário faz uma compra e a regista na aplicação de despesas, é possível visualizar o movimento.
• A informação das despesas é armazenada de forma ordenada. Prático, não é mesmo?
• Segurança: as informações costumam ser armazenadas na nuvem, em um ambiente seguro.
• Sustentabilidade: o gasto com papel é reduzido ao mínimo.

Recursos Humanos: Melhorar o ambiente de trabalho

Pensa que a digitalização das despesas da empresa só tem um impacto positivo nos departamentos financeiros?  Podemos assegurar-lhe que os RH também beneficiam diretamente.

Pense só: quem é que tem de lidar com os conflitos entre o departamento financeiro e os empregados devido a discrepâncias nos comprovativos de despesas? A quem é que os empregados acabam por se queixar quando os reembolsos de dinheiro adiantado do bolso não chegam?

Está provado que as ferramentas tecnológicas promovem o bem-estar no trabalho, e este é um ponto muito importante para os RH. Já sabe: empregados felizes, empregados mais produtivos.

Empregados: Podem concentrar-se nas vendas

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Os primeiros a sofrer com o tratamento manual dos pedidos de reembolso de despesas são os próprios empregados. Especialmente aqueles que viajam regularmente e têm de passar horas a preencher o Excel quando regressam ao escritório.

Por conseguinte, estes também beneficiam diretamente se a administração decidir digitalizar as despesas da empresa. Algumas das vantagens que irão notar logo desde o início:

• Relatórios rápidos. Justificar as despesas da empresa é uma questão de minutos. Além disso, podem comunicar as despesas no local, a partir do seu telemóvel, onde quer que estejam. Não é necessário ir ao escritório ou preencher relatórios de despesas.
• Acabou-se a perda de dinheiro devido a recibos perdidos ou danificados.
• Os empregados que adiantaram dinheiro do seu bolso recebem o reembolso muito mais cedo.

No entanto, para garantir que os viajantes profissionais utilizam a solução que contratou, o ideal é certificar-se de que esta é rápida e fácil de utilizar.

Vantagens para o CIO

O ideal é que as aplicações de despesas pensem também no departamento de TI. Afinal de contas, serão eles que sofrerão as consequências de uma interface pouco amigável ou de integrações falhadas, para dar alguns exemplos. O que é que o CIO procura?

• Implementação ágil e simples.
• Integrações nativas simples. Ou, na sua falta, uma API completa para poder obter as informações de que necessita.
• Interlocução técnica com pessoas que falam a mesma língua que o utilizador.
• Uma equipa de apoio por parte do fornecedor para responder às questões dos utilizadores, para que estes não tenham de se deslocar a eles a todo o momento.

5 passos fundamentais para enfrentar com êxito a digitalização das despesas das empresas

Apesar de todas estas vantagens, algumas empresas estão relutantes em digitalizar a gestão da folha de despesas. Resistência à mudança? Medo de violações de segurança? Falta de confiança num rápido retorno do investimento?

Seja qual for a razão, mais cedo ou mais tarde, muitos darão o salto. A sua organização está quase convencida de que uma ferramenta digital é o que precisa para otimizar a contabilidade? Então, precisa de um bom plano profissional de digitalização das despesas.

Que passos terá de dar para desenvolver essa estratégia?

1. Definir prioridades e objectivos. Estes devem ser quantificáveis, realistas, calendarizados e adaptados a cada empresa.

2. Compare várias ferramentas para se certificar de que a que vai contratar é a que precisa. Que características deve ter?

• Arranque rápido e fácil.
• Facilidade de utilização.
• Reconhecimento automático das informações de despesas a partir de recibos e facturas.
• Flexibilidade para se adaptar às necessidades de cada cliente.
• Escalabilidade para se adaptar ao crescimento da empresa e às necessidades que possam surgir.
• Possibilidade de visualização da informação de despesas em tempo real.
• Acompanhamento antes, durante e após a implementação.
• Apoio próximo e contínuo por telefone e email.
• Integração com o ERP, software de Recursos Humanos ou sistemas de gestão empresarial que utiliza na sua organização.
• Conciliação bancária.
• Manutenção da informação em ambiente seguro.
• Possibilidade de exportação de relatórios.

3. Atualização do equipamento para poder fazer face à grande quantidade de dados que terão de processar a partir de agora.

4. Formar os trabalhadores para que adquiram as competências necessárias para utilizar as novas ferramentas sem problemas. De facto, a falta de talento digital é um dos obstáculos que muitas empresas que pretendem transformar-se digitalmente estão a encontrar. Se a formação não for suficiente, o quinto passo deve ser a contratação de novos talentos com competências digitais.

5. Analisar os dados recolhidos para detetar possíveis erros, identificar oportunidades de melhoria e tomar decisões estratégicas.

Está a pensar em digitalizar as despesas de viagens profissionais? Okticket é uma ferramenta ágil e simples, concebida para otimizar e cobrir todo o processo de gestão das notas de despesas, desde o momento em que a despesa é efectuada até aos processos de validação, controlo e contabilização.

Se quiser conhecer todas as vantagens da nossa solução, convidamo-lo a solicitar uma reunião com os nossos especialistas.

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Aumentar os lucros e reduzir os custos. A chave para a expansão de uma empresa não é um mistério. No caminho para o sucesso, é muito importante gerir corretamente os recursos. É também importante fazer tudo o que for possível para otimizar os processos financeiros. Para este último, é essencial dispor de uma aplicação de controlo de despesas de viagens de negócios.

Como funcionam essas ferramentas, quais são as vantagens para os departamentos administrativos, o que deve procurar para escolher a que melhor se adapta às suas necessidades e quais são as melhores? Neste artigo, vamos responder a todas as suas perguntas.

A importância das aplicações de despesas de viagens de negócios

Quanto tempo gasta para gerir as despesas da empresa? Acha que é uma tarefa complicada e aborrecida? Se pudéssemos ver as respostas, elas seriam completamente diferentes consoante a pessoa que responde tivesse ou não uma aplicação de gestão de despesas de viagens de negócios.

Imagine poder rastrear todos os pagamentos efetuados pelos colaboradores, controlar todas as transacções, ou ter as despesas ordenadas por categoria e departamento?

Porque são otimizados os processos financeiros com uma app de despesas de viagens de negócios?

Procure sempre ferramentas com as seguintes características:

1. Com a digitalização e automatização das notas de despesas. Com o fim de poupar muitas horas que podem ser gastas em tarefas que acrescentam mais valor.
2. Onde possa controlar cada cêntimo gasto em tempo real. Assim que um colaborador fizer uma compra e a registar na aplicação de despesas, poderá ver os detalhes do movimento.
3. Com a possibilidade de atribuir uma despesa a um determinado departamento, projeto, centro de custo ou colaborador.
4. Sabia que as aplicações de controlo de despesas permitem deixar para trás as _{irregularidades n}a comunicação e gestão das despesas profissionais? Se está preocupado com o cumprimento da política de despesas, se se depara com erros decorrentes da gestão manual das notas de despesas ou se já se deparou com um caso de fraude interna, é porque as medidas que tomou não foram suficientes. Segundo o recente survey da consultora Willis Towers Watson (WTW) “Inquérito sobre Responsabilidade de Administradores e Diretores 2023/2024”, 93% dos gestores portugueses estão preocupados com elevado risco de fraude e corrupção nas empresas.
5. O controlo é intensificado se a solução escolhida também oferecer cartões de empresa com limites que estejam de acordo com a política de despesas da empresa.
6. Facilidade de controlar todo o processo de validação, desde o envio para revisão até à liquidação, o workflow.
7. Se há uma coisa que os diretores financeiros realmente valorizam é ter a informação armazenada de forma ordenada, num ambiente totalmente acessível. Consegue imaginar ter todas as suas despesas agrupadas por categoria?

10 dicas para escolher uma aplicação de despesas de viagens de negócios

Ainda está a gerir relatórios de despesas manualmente? Já tem uma solução de controlo de despesas, mas ainda não está convencido? Quer esteja a pensar em contratar uma ferramenta de gestão de despesas para a sua organização ou em alterar a atual, existem algumas dicas para o ajudar a encontrar a melhor.

Que características não são negociáveis?

1. ‍Usabilidade. Se a aplicação que implementar não for fácil de utilizar, os colaboradores não a vão querer usar.  Concussão, terá gasto dinheiro para nada
2. Imediatismo. Certifique-se de que o processo de implementação será rápido, simples e com o apoio do fornecedor.
3. Integração com o seu ERP ou sistema de gestão empresarial. Certifique-se de que existe um conector que lhe permite transferir as despesas da aplicação para o seu software de contabilidade de forma simples e automatizada.
4. Do mesmo modo, será muito útil dispor de reconciliação bancária automática.‍
5. Flexibilidade. Nenhuma empresa é igual, e é por isso que é importante escolher uma aplicação que se adapte às necessidades de cada utilizador.
6. Multi-moeda. Se as suas equipas viajam para fora da zona Euro, certifique-se de que a aplicação é capaz de converter da moeda correspondente para o Euro.
7. Acompanhe as despesas em tempo real, por utilizador e por categoria.
8. Validade legal. Provavelmente, um dos seus objectivos é digitalizar os seus recibos e faturas para se livrar do papel. Neste caso, verifique se a aplicação de controlo de despesas cumpre com as condições necessárias para o arquivo eletrónico dos documentos.  Esta é a única forma de garantir que o recibo digitalizado tem a mesma validade legal que o original em papel.
9. Segurança: as informações sobre as despesas da sua empresa serão guardadas num ambiente seguro?
10. Apoio telefónico local e contacto pessoal.

Quais são as melhores aplicações de viagens de negócios para otimizar as suas deslocações?

É verdade que uma ferramenta de digitalização e controlo de despesas de viagens profissionais como Okticket é um custo para a empresa (solicite uma demonstração para que possamos fazer uma proposta adaptada às suas necessidades), mas a poupança de tempo em comparação com a gestão manual é de 80%. Portanto, o ROI é quase imediato.

Neste ponto, é importante lembrar que Okticket é a solução Fintech mais rápida e poderosa para a digitalização das despesas de viagens profissionais.

A aplicação foi concebida para otimizar e cobrir todo o processo de gestão de notas de despesas, desde o momento em que o pagamento é efectuado, até aos processos de validação, controlo de despesas de viagem e integração com o ERP da empresa.

A aplicação funciona de uma forma muito simples. O utilizador tira uma fotografia do recibo a partir da aplicação e o motor de reconhecimento extrai as principais informações. Todos os dados fiscalmente relevantes são armazenados em ordem e acessíveis aos administradores a qualquer momento.

O que oferece a Okticket

Registo e configuração

Assim que tiver a sua conta, pode configurá-la de acordo com as suas necessidades. Introduza os dados da sua empresa, dos seus colaboradores e os métodos de pagamento que irá utilizar para as despesas profissionais. Okticket permite personalizar a plataforma de acordo com as políticas de despesas da sua empresa.

Captura de despesas

"Tire uma foto, esqueça o resto". Uma das características mais notáveis da Okticket é a facilidade de captura de despesas. Os colaboradores podem submeter os seus recibos e faturas diretamente através da aplicação móvel numa questão de segndos. Elimine a necessidade de manter registos manuais e assegure que todas as despesas são devidamente documentadas.

Aprovação de despesas

A Okticket oferece um workflow personalizável que permite aos gestores rever e aprovar as despesas submetidas pelos colaboradores. Isto assegura que todos os gastos estão de acordo com as políticas da empresa antes de serem reembolsadas.

Rastreio e controlo

A plataforma permite o rastreio das despesas em tempo real e disponibiliza relatórios detalhados que ajudam a perceber como estão a ser utilizados os recursos financeiros da sua empresa. Pode definir limites de despesas e receber notificações quando estes são ultrapassados, permitindo-lhe manter um controlo total.

Reembolsos e contabilidade

A Okticket simplifica o processo de reembolso de despesas aos colaboradores. Pode efetuar pagamentos diretos através da plataforma ou exportar dados para processamento no seu sistema de contabilidade. Isto poupa tempo e reduz a possibilidade de erros manuais.

Conformidade e auditoria

Okticket também facilita a conformidade regulamentar e as auditorias internas e externas. Todos os dados de despesas são armazenados de forma segura e estão disponíveis para revisão quando necessário.

Em resumo, Okticket é a solução perfeita para a gestão de despesas de viagens de negócios. Se quiser conhecer mais detalhes da nossa solução, solicite uma reunião com os nossos especialistas.

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Um investimento de 5,5 mil milhões de euros que irá gerar mais de 550 mil milhões de euros de negócios. Se tomarmos como referência os números fornecidos pela GEBTA para os próximos meses, o investimento em viagens de negócios será mais do que recuperado.

Será assim tão fácil? Seria bom poder dizer que sim, mas a verdade é que uma viagem de negócios bem sucedida e rentável envolve um planeamento detalhado. Desde o planeamento do itinerário à gestão das despesas, todo o processo tem impacto nos resultados.

Quer tirar o máximo partido das despesas com viagens de negócios? Ao longo deste artigo, vamos apresentar estratégias para organizar as viagens de negócios com foco no retorno do investimento.

Dicas para um planeamento eficiente das despesas de viagem de negócios

A seguir aos salários, as despesas de deslocação são a maior despesa das empresas. Daí a importância de as gerir eficazmente.

Por onde começar? Bem, pelo princípio. Ou seja, pelo planeamento da viagem. Não nos vamos alongar muito, porque por esta altura já saberá o impacto de questões tão básicas como ajustar o orçamento às tendências actuais, escolher o fornecedor de acordo com as necessidades de cada viagem ou planear as diferentes viagens tendo em conta os objectivos a atingir.

Trata-se de uma viagem para aumentar o volume de negócios, para visitar clientes, para criar alianças com outras empresas? Desde o itinerário até à duração da viagem, desde a organização da agenda até ao cumprimento do protocolo ou à preparação do material necessário, tudo depende do tipo de viagem a efetuar.

Evitar erros de cálculo que custam dinheiro

Parece simples, mas nas viagens de negócios continuam a cometer-se erros que acabam por causar prejuízos às organizações. Um dos mais comuns é calcular apenas os custos directos, como passagens, hotéis e refeições. Mas há uma série de outras despesas que podem ser ainda maiores.

Já calculou quanto dinheiro lhe custam as despesas acessórias, ou as apólices de seguro, ou o custo do tempo gasto pelos departamentos administrativos a tratar das notas de despesas?

Que papel desempenha a política de despesas de viagem numa empresa?

O que vamos salientar é a importância de todo o trabalho de pré-planeamento estar alinhado com a política de viagens da sua empresa.

Sabia que um programa de viagens bem concebido pode ajudar as empresas a poupar 5-15% do seu orçamento de viagens (fonte: Consultia Business Travel)?

Lembre-se que este documento serve de guia para os viajantes de negócios saberem quanto dinheiro podem gastar, o que podem comprar e como o devem fazer.

Há certos aspectos que têm de ser escritos e claramente explicados se se quiser evitar conflitos.  Os aspectos relacionados com os limites e os métodos de pagamento não devem deixar margem para interpretações livres:

• Quais são os custos reembolsáveis e não reembolsáveis?
• Qual o montante da quilometragem paga
• É paga uma ajuda de custo diária ou existe um limite máximo para as ajudas de custo?
• Os cartões da empresa são fornecidos ou o empregado tem de adiantar o dinheiro do seu bolso?
• Qual é o processo de comunicação, revisão e validação das despesas de viagem?
• Os requisitos a cumprir pelos documentos comprovativos: que dados mínimos devem conter o recibo? O que acontece se um bilhete se perder ou for apagado?
• Qual é o procedimento de reembolso das despesas - são pagas pela empresa? É concedido um subsídio aos trabalhadores? Os trabalhadores têm de adiantar o dinheiro do seu próprio bolso? São oferecidos adiantamentos?

Além disso, a política de despesas de viagem deve definir as directrizes a seguir em caso de incidente durante a viagem (perda de voo, perda de bagagem, doença, etc.).

Automatização para um retorno do investimento em viagens de negócios

Depois do planeamento, vem a fase mais complicada: a gestão das despesas. Controlar, aprovar, processar, contabilizar... Em qualquer ponto deste processo, é fácil cometer erros. Sobretudo quando as tarefas são efectuadas manualmente.

O que acontece se um colaborador exceder os limites de despesas, apresentar o relatório de despesas fora do prazo ou perder os recibos? A melhor forma de otimizar a gestão das despesas de viagem é implementar uma ferramenta específica para digitalizar os recibos em papel e automatizar a contabilidade no seu ERP.

Outra medida muito eficaz consiste em oferecer cartões de empresa aos trabalhadores que viajam. Regra geral, este produto permite-lhe estabelecer limites de utilização.

As vantagens oferecidas pelas aplicações de gestão de despesas profissionais são numerosas. Para as explicar, é melhor dar um exemplo concreto. Eis algumas das vantagens de Okticket.

Okticket: A aplicação que lhe dá o ROI imediato que procura

Funcionários em deslocação, departamento financeiro, RH, TI... Okticket beneficia diferentes áreas da empresa. Mas se nos concentrarmos exclusivamente no retorno do investimento, que é o assunto que nos preocupa, podemos garantir que é praticamente imediato.

Graças ao facto de a nossa aplicação abranger todo o processo de gestão das notas de despesas, o tempo poupado neste processo é de 80% (em comparação com um processo manual). E, como sabe, esta poupança de tempo traduz-se em custos mais baixos.

Fluxo de aprovação personalizado, reconciliação bancária automática, integração com o seu ERP ou sistema de gestão empresarial (também com agências de viagens e serviços de transporte em linha), bloqueio de fraudes internas, cartão inteligente alinhado com a sua política de despesas de viagem... Imagine como seria mais simples o processo de gestão das despesas profissionais se dispusesse de todas estas ajudas.

Quer conhecer em pormenor as poupanças económicas que a utilização da nossa tecnologia implica? Convidamo-lo a ler o artigo "Poupe milhares de euros na gestão das despesas de viagens de negócios com Okticket".

Da microgestão às ferramentas tudo-em-um

E se quiser ir mais longe, pode sempre utilizar ferramentas integradas de ponta a ponta que reúnem todo o processo, desde a reserva online até ao momento em que as despesas de viagem são aprovadas e contabilizadas nos sistemas de gestão da empresa.

Na Okticket, por exemplo, integramo-nos com várias destas soluções. Desta forma, a sua equipa ou funcionários em viagem podem reservar o seu próprio alojamento e transporte.

As empresas exigem uma presença presencial

Antes de terminar, é importante lembrar que o retorno do investimento em viagens de negócios nem sempre tem que se traduzir em dinheiro. Há aspectos igualmente importantes, como a melhoria da imagem da marca, a expansão da rede de potenciais clientes ou a melhoria da relação com os actuais.

O que é que as viagens de negócios podem oferecer que uma videochamada não pode? As respostas são dadas pela Oxford Economics:

• As feiras, congressos e outros eventos presenciais geram até 20% de novos clientes. Isto leva-nos a pensar que uma empresa que não participa em eventos importantes do seu sector pode estar a perder actividades comerciais muito relevantes.
• Quando se realiza uma reunião presencial, 50% dos potenciais clientes tornam-se clientes efectivos. A percentagem desce para 31% quando a interação tem lugar virtualmente.
• 38% dos potenciais clientes iriam para outra empresa se as reuniões deixassem de ser presenciais. Isto significaria uma perda de 37% nas vendas anuai.
• Em termos económicos, estima-se que, por cada euro investido em viagens de negócios, se ganha 12 euros em receitas.

Se pretende maximizar o seu investimento em viagens de negócios, convidamo-lo a solicitar uma demo com os nossos especialistas.

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Em 2024, Portugal está testemunhando uma série de mudanças significativas em seus regulamentos financeiros, visando fortalecer a estabilidade econômica e promover a transparência no setor financeiro. Estas alterações refletem o compromisso do governo em garantir um ambiente financeiro sólido e sustentável para todos os cidadãos e empresas do país.

Com que desenvolvimentos jurídicos, laborais, comerciais e fiscais terão de lidar as empresas e os profissionais? Continue a ler para saber a resposta.

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1. Transparência e Prestação de Contas

Um dos principais focos dos novos regulamentos é aumentar a transparência e a prestação de contas no setor financeiro. Instituições financeiras e empresas serão obrigadas a fornecer informações detalhadas sobre suas operações, garantindo que os consumidores possam tomar decisões informadas e confiar nas organizações com as quais lidam.

2. Proteção ao Consumidor

Houve um reforço significativo nas medidas de proteção ao consumidor. Os regulamentos visam garantir práticas comerciais justas, limitando taxas abusivas e exigindo uma divulgação clara de termos e condições. Além disso, as instituições financeiras serão obrigadas a oferecer produtos e serviços que atendam aos interesses e necessidades reais dos consumidores.

3. Combate à Lavagem de Dinheiro e Financiamento do Terrorismo

Em sintonia com as diretrizes internacionais, os regulamentos financeiros em 2024 enfatizam a intensificação dos esforços para combater a lavagem de dinheiro e o financiamento do terrorismo. As instituições financeiras terão que implementar medidas mais rigorosas de due diligence e monitoramento para detectar e prevenir atividades ilícitas.

4. Inovação e Tecnologia Financeira

Os regulamentos também abordam o crescente papel da inovação e da tecnologia no setor financeiro. Para promover o desenvolvimento sustentável, as fintechs e outras empresas inovadoras receberão orientações claras sobre requisitos regulatórios, garantindo um equilíbrio entre a promoção da inovação e a segurança financeira.

5. Sustentabilidade Financeira

Outra área de destaque nos novos regulamentos é o compromisso com a sustentabilidade financeira. As instituições serão incentivadas a adotar práticas e investimentos socialmente responsáveis, promovendo uma abordagem mais ética e consciente em relação aos impactos ambientais e sociais de suas atividades.

Conclusão:

Os regulamentos financeiros em Portugal em 2024 refletem uma abordagem proativa para fortalecer o setor financeiro, proteger os consumidores e promover práticas éticas. À medida que o país se adapta às mudanças globais, essas medidas buscam equilibrar a inovação com a estabilidade, criando um ambiente financeiro mais seguro e responsável para todos. Cidadãos e empresas devem se familiarizar com essas mudanças para garantir conformidade e participação plena no novo cenário financeiro.

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Está preocupado com o cumprimento da política de despesas, prefere os adiantamentos, mesmo que isso signifique que os colaboradores em mobilidade tenham de pagar em dinheiro, e quer acabar com o incómodo dos reembolsos?

Cada empresa tem necessidades específicas e, consoante essas necessidades, será preferível que os colaboradores paguem as despesas de deslocação de uma forma ou de outra. Daí a importância de escolher uma ferramenta de digitalização de notas de despesas que ofereça flexibilidade nos meios de pagamento utilizados pelos utilizadores.

Numerário, cartões de empresa, cartões de combustível, plataformas de pagamento… Quer conhecer as vantagens e desvantagens dos diferentes métodos de pagamento? Descubra-o neste guia completo.

O que vai encontrar neste documento?

• Uma análise das possibilidades oferecidas pela gestão dos pagamentos em numerário e dos adiantamentos.
  
• As chaves para a reconciliação de cartões bancários.
• A solução para esquecer os reembolsos: conheça o OKTCard, o cartão inteligente da Okticket.
• E muito mais...

Descarregue o guia "Gestão das notas de despesas: a importância da flexibilidade dos métodos de pagamento" e escolha o método que melhor se adapta às suas necessidades.

No mundo empresarial competitivo de hoje, a redução de custos tornou-se essencial para manter a rentabilidade e o crescimento sustentável. Uma área fundamental para o conseguir é a gestão de despesas, e um aliado fundamental neste domínio é o software de gestão de despesas.

Além de simplificar as tarefas administrativas, pode ajudar a sua empresa a otimizar os recursos e a maximizar os lucros.

Neste artigo, exploramos a forma de tirar partido do software de gestão de despesas para poupar custos.

Automatização de processos e controlo de despesas

Uma das principais vantagens da implementação de um software de gestão de despesas empresariais é a automatização de processos. Esta tecnologia inteligente elimina a necessidade de realizar tarefas manuais, como recolher e classificar bilhetes e facturas, libertando tempo e recursos para que se possa concentrar em tarefas mais produtivas.

Ao mesmo tempo, a digitalização e a subsequente automatização garantem que as despesas são registadas de forma atempada e precisa. Tudo isto facilita o controlo em tempo real das finanças da empresa.

Cumprimento de políticas e negociação com fornecedores

O software de gestão de despesas também lhe permite estabelecer políticas claras e precisas relacionadas com as despesas da empresa. As políticas de despesas de viagem, por exemplo, são fundamentais para otimizar o orçamento das viagens de negócios.

Basta configurar as ferramentas para aplicar automaticamente as políticas de despesas para reduzir a possibilidade de os empregados efetuarem despesas não autorizadas ou excessivas.

Ao obter uma visão completa dos padrões de compras e despesas, a empresa pode negociar com os fornecedores de forma muito mais eficaz, garantindo melhores preços e condições.

Análise de relatórios e tomada de decisões informada

Uma das grandes vantagens do software de gestão de despesas é a capacidade de obter relatórios detalhados e análises das despesas da empresa. Estes relatórios de despesas dão-lhe uma visão completa dos fluxos financeiros, facilitando a identificação de áreas a melhorar e de oportunidades de poupança.

Quando se dispõe de dados exactos e em tempo real, a tomada de decisões torna-se mais informada e estratégica, maximizando o desempenho da empresa.

Desprovido de papel e segurança dos dados

A adoção de um software de gestão de despesas implica a digitalização de recibos e documentos, o que leva a uma redução significativa da utilização de papel e dos custos associados ao seu armazenamento.

Neste ponto, é importante salientar que estas ferramentas foram concebidas para garantir a segurança dos dados financeiros da empresa, protegendo a informação confidencial e minimizando os riscos de perda ou fraude.

Concluindo. O software de gestão de despesas é uma ferramenta essencial para qualquer empresa que pretenda poupar custos e otimizar recursos. Ao automatizar processos, controlar despesas, negociar com fornecedores e tomar decisões com base em análises precisas, a sua empresa estará no caminho para uma maior eficiência e rentabilidade.

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