Automatização dos relatórios de despesas: Como criar relatórios digitais de forma eficiente e rápida.

Poupar 60% em custos e 50% em tempo. A automatização dos relatórios de despesas oferece uma série de vantagens para as empresas que decidem digitalizar a sua gestão de despesas profissionais.

Neste artigo, vamos analisar as mais importantes. Mas para compreender a importância de ter relatórios de despesas em formato digital, temos de começar por explicar o que são estes documentos.

Para que servem? Em que é que os relatórios digitais diferem dos manuais? É possível criar relatórios em segundos? Continue a ler para saber as respostas a estas questões.

O que é o relatório de despesas profissionais?

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Se tivéssemos de fazer uma lista das tarefas mais pesadas para os departamentos financeiros, a preparação de relatórios de despesas dos colaboradores estaria certamente no topo da lista.

Em papel ou em formato digital, estes documentos sao necessários porque detalham as despesas efectuadas pelos funcionários ou departamentos no decurso das suas actividades profissionais.

Como tal, incluem frequentemente informações como datas, montantes, descrições de despesas e recibos/faturas associados. O seu objetivo é ajudar as empresas a manter um registo preciso das despesas. Desta forma, é possível saber se as despesas estão de acordo com as políticas da empresa.

Também facilitam o processo de reembolso quando os colaboradores adiantam dinheiro do seu bolso.

São particularmente úteis para gerir pagamentos de viagens de negócios. Nestes casos, são incluídas as diferentes despesas reembolsáveis associadas às deslocações: alojamento, alimentação, transporte, combustível, quilometragem, portagens, etc.

Diferenças entre declarações de despesas manuais e digitais

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Dependendo do método utilizado, o processo pode ser mais ou menos eficiente. Se for efectuado manualmente, demora mais tempo, utiliza mais recursos e é mais propenso a erros.

Ao contrário dos relatórios de despesas em papel, os relatórios digitais são criados, preenchidos e geridos através de software especializado ou de plataformas em linha.

Principais caraterísticas de um relatório digital

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Estas são algumas das suas principais caraterísticas:

• Digitalização dos recibos através de digitalizações ou fotografias.
• Categorização e cálculo automático das despesas.
• Alguns sistemas permitem a integração com cartões corporativos, o que facilita a importação automática de transacções.
• Os relatórios de despesas digitais estão disponíveis a qualquer momento e em qualquer lugar, através de dispositivos móveis ligados à Internet.
• Esta acessibilidade permite que os funcionários actualizem os seus relatórios de despesas em tempo real, mesmo quando estão em movimento, e que os supervisores revejam e aprovem os relatórios sem terem de estar fisicamente presentes.
• Proteção de dados através de medidas de segurança e armazenamento seguro na nuvem.
• Em última análise, os relatórios digitalizados permitem às empresas recolher e armazenar todas as informações relacionadas com as despesas da empresa de uma forma estruturada e acessível. Isto facilita o controlo, a aprovação e o reembolso do dinheiro.

As empresas que digitalizaram a sua gestão de despesas registam uma redução de 70% nos erros administrativos e uma melhoria de 40% na visibilidade e no controlo das suas finanças, o que lhes permite tomar decisões mais informadas e estratégicas.

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Benefícios da automatização dos relatórios de despesas

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Porque é crucial ter relatórios de despesas em formato digital? As vantagens para as empresas vão desde a melhoria da eficiência operacional até ao reforço do controlo financeiro. Eis os principais benefícios.

1. Eficiência e rapidez

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Os relatórios digitais podem ser gerados e enviados rapidamente, eliminando a burocracia e os atrasos associados aos relatórios em papel.

2. Exatidão e redução de erros

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A automatização reduz a possibilidade de erro humano, como erros de cálculo ou de classificação.

Além disso, as ferramentas digitais podem incluir validações automáticas que garantem que os dados introduzidos estão em conformidade com as políticas da empresa.

Isto melhora a exatidão e garante que os dados são coerentes e exactos.

3. Acessibilidade e conveniência

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Os relatórios digitais podem ser acedidos a partir de qualquer lugar e a qualquer momento, permitindo aos funcionários e gestores rever e aprovar as despesas mais rapidamente.

4. Mais controlo

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As folhas de despesas digitais proporcionam às empresas uma visibilidade em tempo real das despesas efetuadas, permitindo um controlo mais rigoroso e uma melhor gestão dos orçamentos.

5. Melhor visibilidade

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Ao mesmo tempo, os dados podem ser mais facilmente analisados. Isto permite a identificação de tendências de despesas, áreas de poupança e potenciais fraudes ou incumprimento das políticas internas.

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6. Facilidade de integração e análise

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Os sistemas digitais de declaração de despesas podem ser facilmente integrados com outros sistemas de gestão empresarial, melhorando a eficiência contabilística global.

Uma análise mais profunda dos dados pode ajudar as empresas a tomar decisões informadas sobre a sua gestão financeira.

7. Sustentabilidade e redução de custos

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Ao eliminar a necessidade de papel e de processos manuais, os relatórios digitais contribuem para reduzir os custos operacionais e o impacto ambiental, apoiando as iniciativas de sustentabilidade empresarial.

8. Melhoria da experiência do utilizador

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As plataformas digitais oferecem frequentemente interfaces intuitivas que facilitam a criação e apresentação de relatórios, melhorando a experiência do utilizador e reduzindo a curva de aprendizagem.

Além disso, como os relatórios digitais permitem uma análise e aprovação mais rápidas, o processo de reembolso dos trabalhadores é acelerado.

9. Segurança

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Os relatórios de despesas digitais são frequentemente protegidos por medidas de segurança como a encriptação e a autenticação do utilizador, garantindo que as informações sensíveis são protegidas contra o acesso não autorizado.

10. Conformidade regulamentar

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As ferramentas digitais podem ajudar as empresas a cumprir os regulamentos locais e internacionais, fornecendo um registo detalhado e facilmente acessível das despesas.

Estas vantagens tornam claro que a digitalização e a automatização dos relatórios de despesas são uma necessidade para as empresas que procuram otimizar a sua gestão financeira, manter um controlo rigoroso das suas despesas e permanecer competitivas num ambiente cada vez mais digital.

Como criar relatórios digitais em segundos?

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Ao criar um relatório de despesas da empresa, deve ter em conta que não existe um modelo único. Pode ter o seu próprio modelo, adaptado à política de despesas da sua empresa.

No entanto, há uma série de elementos que deve sempre incluir: tipo de despesa, data, montante antes e depois de impostos, montante do IVA (ou taxa equivalente), nome do número de identificação fiscal do fornecedor, dados do colaborador e assinatura da pessoa que apresenta o relatório.

Casos de utilização: Exemplo da Okticket

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Como já mencionámos, este processo demora algum tempo se o fizer manualmente. Mas será muito rápido se utilizar uma ferramenta como a Okticket. Só tem de seguir alguns passos simples:

• Tire uma fotografia do recibo/fatura com a câmara da aplicação. A ferramenta extrai e digitaliza automaticamente as informações essenciais, como a data, o montante e a categoria da despesa.
• Atribua a categoria e acrescente quaisquer detalhe adicional que possa ser relevante, como o objetivo da despesa ou o número de convidados numa refeição de negócios.
• Atribua a despesa a uma folha de despesas.
• Verifique que todos os detalhes estão corretos antes de submeter para aprovação. Se tiver uma função de administrador, pode aprovar a folha de despesas.
• Descarregar o relatório de despesas em formato PDF e CSV.

Além disso, pode filtrar as informações como quiser e, a partir da “Vista avançada”, criar os seus próprios painéis de controlo com as informações de que necessita em qualquer altura.

“Com a Okticket, a falta de controlo e os erros contabilísticos pertencem ao passado. As particularidades da nossa política de despesas estão perfeitamente reflectidas na ferramenta. Ter a informação das despesas de todas as empresas do grupo integrada no nosso ERP SAP é uma verdadeira libertação, trabalhamos com a segurança de ter o controlo dos dados das despesas” (Grupo Cupa).

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Pretende usufruir das vantagens dos relatórios de despesas automatizados? Entre em contacto connosco.

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