Otimizar a gestão das despesas nas viagens de negócios ao estrangeiro: chaves para o CFO

As empresas portuguesas estão a aumentar a sua atividade internacional. Quer seja para entrar em novos mercados, alargar as suas alianças ou diversificar os seus canais, é necessário abrir-se ao exterior. Isto implica deslocar equipas e, consequentemente, enfrentar um novo cenário financeiro: a gestão das despesas de deslocação da empresa ao estrangeiro.

A importância de otimizar este processo não se prende apenas com a rentabilidade e a eficiência operacional. Uma gestão eficaz destas despesas garante a conformidade regulamentar e fiscal, bem como o reforço da gestão financeira da empresa.

Para conseguir este controlo, é importante tomar uma série de medidas. Entre elas, destacam-se:

• Estabelecer políticas de viagem claras, com uma secção específica para as políticas de reembolso.
• Utilizar ferramentas adequadas para recolher dados.
• Analisar estas despesas em pormenor.
• Centralizar as reservas através de plataformas específicas.
• Conhecer a regulamentação fiscal aplicável nos países em que opera.
• Tirar partido de todas as deduções fiscais relacionadas com as viagens de negócios.

Que despesas com viagens de negócios ao estrangeiro são dedutíveis?

Embora mais à frente abordemos as melhores ferramentas para gerir as despesas de deslocação em serviço, neste artigo vamos centrar-nos sobretudo nas deduções e isenções a que as empresas e os viajantes internacionais têm direito.

Como funciona a dedução do IVA para despesas de deslocação em serviço

As empresas podem igualmente deduzir o IVA sobre as despesas de viagem de negócios: refeições, alojamento e deslocações (gasolina; bilhetes de avião, comboio, autocarro ou barco; táxis; aluguer de automóveis; estacionamento; portagens). Para o efeito, é necessário:

• Guardar todas as facturas
• As facturas devem ser emitidas em nome da empresa (e não do trabalhador).
• As facturas devem incluir um certo número de informações de base: Data de emissão, múmero da fatura, informações completas sobre o fornecedor, informações completas sobre o cliente, ATCUD e código QR, descrição e quantidade dos produtos ou serviços, valor da fatura, taxas, total do IVA cobrado.
• As despesas devem estar relacionadas com a atividade económica da empresa.
• Justificar a despesa através da fatura original completa ou de uma cópia digital feita com software aprovado.

Para recuperar este IVA em Portugal, qualquer empresa ou seu representante legal deve seguir os passos estabelecidos pelo governo português e submeter o pedido através deste portal.

Despesas de viagem de negócios dedutíveis no IRS

As despesas de deslocação profissional efectuadas no estrangeiro também estão isentas de imposto sobre o rendimento das pessoas singulares em Espanha, desde que sejam devidamente justificadas e respeitem os limites estabelecidos pelo IRC.

• Alojamento: quando a deslocação se realiza fora de Portugal, o limite é de 100,24 euros.
• Transportes públicos: o montante máximo dedutível é de 89,35 euros/dia nas deslocações profissionais ao estrangeiro.
• Aluguer de automóveis: pode deduzir o custo do aluguer, bem como a gasolina e outras despesas relacionadas com o aluguer.
• Quilometragem: 40 cêntimos por quilómetro.
• Refeições: o montante máximo de isenção de IRS é de 6 euros por dia se for pago em dinheiro e de 9,60 euros se for pago com cartão ou vale.

As despesas de representação, como refeições e eventos empresariais, são dedutíveis desde que estejam diretamente relacionadas com a atividade económica e sejam devidamente justificadas.

Em conclusão, saber quais as despesas dedutíveis, manter um registo pormenorizado das mesmas e conservar os documentos comprovativos é essencial para maximizar as deduções fiscais.

As melhores aplicações para gerir as despesas de viagem profissionais

A implementação de um software especializado de gestão de despesas empresariais pode melhorar significativamente o cumprimento das obrigações fiscais de que falámos.

Ao mesmo tempo, asseguram o controlo das despesas de deslocação em serviço, incluindo os comprovativos de pagamento.  

Para explicar a importância da utilização da tecnologia e do software de gestão de despesas para o diretor financeiro, o melhor é enumerar as vantagens destas ferramentas. E vamos fazer isso tomando como referência os benefícios proporcionados pela tecnologia da Okticket.

Vantagens de automatizar a gestão das despesas da empresa com Okticket

• Registar a despesa em movimento. Com Okticket, basta tirar uma fotografia do recibo ou da fatura com o seu telemóvel e a despesa é carregada na aplicação em segundos.
• Okticket cumpre com as condições indicadas no DL 28/2019 para o arquivo eletrónico dos documentos.
• Tanto os viajantes de negócios como a equipa administrativa podem adicionar comentários para posterior justificação.
• Rastreabilidade instantânea: Pode ver toda a informação sobre as despesas em tempo real.
• As informações sobre as despesas são armazenadas num ambiente seguro na nuvem, organizadas e prontas para serem utilizadas sempre que necessário.
• Registo de despesas em várias moedas: Com a funcionalidade multi-moeda, a aplicação converte as despesas efectuadas em diferentes moedas para o euro, utilizando a taxa de câmbio do BCE no momento da compra.
• O OCR do Okticket extrai automaticamente a taxa (IVA, IGIC, TVA, etc.).
• Para as viagens de negócios, especialmente quando são internacionais, os especialistas recomendam oferecer ajudas de custo em vez do método de reembolso.
• Okticket facilita a gestão das ajudas de custo para manter o controlo do fluxo de caixa.
• Relatórios detalhados para fácil revisão e auditoria das despesas.
• Cartão corporativo aceite mundialmente: O cartão OKT é um cartão inteligente Mastercard que permite definir limites por utilizador, categoria de despesas e período de tempo, além de oferecer reconciliação bancária automática.

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Conclusão: A implementação do Okticket na gestão de despesas da sua empresa não só simplifica o processo, como também garante uma maior eficiência e controlo sobre as despesas. Automatize e optimize com o Okticket!

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