Automatização da gestão das despesas profissionais para um controlo financeiro otimizado

As despesas que uma organização tem de enfrentar todos os meses são inevitáveis. O que é facilmente resolvido é uma gestão ineficaz. Quer recuperar o controlo financeiro? Comece por automatizar a gestão das despesas de empresa.

O que é a automatização, para que serve e porque é que precisa dela? Descubra as vantagens de deixar de lado os processos manuais e optar por uma solução que lhe permita poupar tempo e recursos.

Desde a digitalização de despesas até à deteção de erros no workflow. As ferramentas de automatização de notas de despesas beneficiam todas as pessoas envolvidas no processo de validação. Independentemente da dimensão, localização ou sector de atividade da empresa.

Do arquivo para a nuvem: vantagens de automatizar a gestão das despesas empresariais

Aqueles que ainda lidam com folhas de cálculo e recibos em papel sabem muito bem como o processo de gestão de despesas pode ser moroso. Para não falar da facilidade com que se podem cometer erros. Dependendo do volume de folhas de despesas, o custo pode ser quantificado em milhares de euros.

As poupanças financeiras, por si só, devem ser razão suficiente para implementar uma aplicação de digitalização e automatização de despesas empresariais. Quer mais razões para o necessitar?

• Deixará de ter de esperar até ao final do mês para saber o estado das suas contas e passará a ter a informação em tempo real.
• Toda a informação que agora tem dispersa ficará armazenada numa única plataforma. E o que é ainda melhor: organizada para que possa consultar apenas os dados de que necessita em cada momento. Finalmente, vai poder fazer os relatórios que sempre quis: detalhados, com informação fiável, de forma ágil e simples.
• Os erros decorrentes da gestão manual darão lugar a um controlo mais preciso, em que não há lugar para o incumprimento das políticas de despesas.
• Até os reembolsos serão mais rápidos. Poderá fazer aprovações instantâneas que atualmente podem demorar semanas. Todos ficam satisfeitos. Os colaboradores recebem o seu dinheiro adiantado muito mais cedo e o departamento financeiro pode passar rapidamente a outras tarefas.

Em suma, a automatização da gestão das despesas de empresa é o caminho que o guiará para um controlo financeiro ótimo. Mais rentável, mais exato, mais inteligente.

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Integração de sistemas: Registar na aplicação, lançar no seu ERP

As soluções de automatização mais poderosas integram-se com outras ferramentas de gestão empresarial.

Qual ERP utiliza em sua empresa?  Okticket oferece conectores bidirecionais e evolutivos com os principais sistemas ERP, RH e BI do mercado.

Como começar a automatizar o processo de gestão de despesas

Está a pensar em contratar uma ferramenta para automatizar a gestão de despesas na sua empresa? Ou talvez já tenha uma, mas há algo que não o convence? Seja como for, o melhor é dedicar algum tempo a avaliar as suas necessidades.

1. A primeira coisa que deve fazer é identificar as necessidades da sua empresa. Que problema está a tentar resolver? Poupar tempo, travar a fraude interna, reduzir os erros?
2. Também é necessário considerar como é o atual processo de pagamento e reembolso: os colaboradores adiantam o dinheiro do bolso ou pagam com o cartão da empresa? Existe um fluxo de aprovação claro ou os colaboradores chegam com o recibo e são reembolsados na hora?
3. Quando tiver uma ideia do que deve pedir à ferramenta de automatização de despesas para implementar, pode começar a comparar as diferentes opções existentes no mercado. O que deve procurar?

Qual é a melhor ferramenta para gerir as despesas de empresa?

Uma solução de automatização deve possuir um conjunto de características essenciais.

Acessibilidade

A facilidade de utilização é essencial para garantir que os utilizadores a utilizem. A isto junta-se a conveniência de ter uma aplicação móvel. Desta forma, os colaboradores podem iniciar sessão para comunicar e/ou gerir despesas no local.

Personalização

Habituámo-nos a encontrar sistemas que oferecem um conjunto de funcionalidades padrão às quais temos de nos adaptar. Mas o ideal é que a solução escolhida seja suficientemente flexível para se adaptar às necessidades de cada cliente.

Integração

Outro aspeto muito importante é que a ferramenta de automatização é capaz de se ligar ao software de contabilidade que utiliza sua empresa. Desta forma, as despesas registadas na aplicação serão automaticamente transferidas para a contabilidade no seu ERP ou sistema de gestão empresarial.

Velocidade

O principal objetivo de uma ferramenta de automatização é poupar tempo às equipas. Daí a importância de garantir que a tecnologia escolhida é rápida na extração de dados, no registo de informações e na automatização do fluxo de aprovação.

Neste sentido, Okticket permite poupar 80% do tempo em relação à gestão manual das despesas profissionais. Para além disso, o processo de implementação é rápido e simples.

Múltiplas opções de serviço ao cliente

Quanto mais opções tiver para contactar a equipa de suporte, melhor. Obter suporte por e-mail e chat é muito conveniente, mas às vezes precisamos de falar com alguém pessoalmente.

Outros requisitos importantes

• Possibilidade de definir limites e alertas de acordo com a política de despesas da empresa.
• Reconciliação bancária automática.
• Conversão automática de qualquer moeda para euros. Esta funcionalidade é especialmente importante se a sua empresa tiver colaboradores que viajam para fora da zona euro.
• Rastreabilidade em tempo real das despesas.
• Flexibilidade para pagar como quiser (dinheiro, cartão de empresa, cartão de combustível, etc.)
• Classificação das despesas por utilizadores e categorias.
• Capacidade de adaptação ao crescimento da sua empresa.
• Cumprir as condições estabelecidas no Decreto-Lei 28/2019 para o arquivo eletrónico de documentos.
• Garantir que as despesas da sua empresa serão armazenadas num ambiente seguro.

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Sugestões para aumentar o impacto da automatização das despesas

Mas o processo não termina com a implementação do software de automatização de despesas.  Paralelamente à implementação, é necessário tomar uma série de precauções.

• Atualize o equipamento atual para garantir que suporta o processo.
• Procure formação para os colaboradores que não possuem as competências necessárias para utilizar a nova ferramenta de automatização.
• Crie uma política de despesas na empresa.
• Analise dados para identificar oportunidades de melhoria.

Em suma, automatizar a gestão das despesas empresariais é o primeiro passo para simplificar o processo, poupar dinheiro e otimizar os recursos. As despesas desnecessárias e os erros administrativos associados à gestão manual são minimizados, facilitando a tomada de decisões com base em análises precisas.

Deseja conhecer todas as vantagens da Okticket? Contacte-nos e a nossa equipa comercial entrará em contacto consigo.

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