Como aplicar a inteligência artificial nas finanças para gerir as despesas profissionais

O que é que a IA pode oferecer aos gestores de área e aos diretores financeiros? Analisamos a sua aplicação na gestão das despesas de empresa.

A Inteligência Artificial tem sido um movimento tecnológico tão grande que a sua utilização ficou ligada ao que se espera ser a quinta revolução industrial. O seu potencial só agora se manifestou, mas ninguém duvida de que irá mudar as regras do jogo em muitos sectores, e o financeiro será um dos maiores beneficiários.

Quais são as vantagens e os riscos de não a implementar? Ao longo deste artigo, analisaremos o papel desempenhado pela IA nas finanças. Sempre com um foco na capacidade desta tecnologia para impulsionar a inovação na gestão de despesas profissionais.

Inteligência Artificial nas finanças: impacto no papel do diretor financeiro

Sabemos que a Inteligência Artificial existe. Mas será que sabemos realmente o que ela faz? Sim, já ouvimos falar do Chat GPT e sabemos que pode analisar grandes quantidades de dados. Assim, podemos encontrar respostas para as perguntas mais complicadas. Ou ter informação suficiente para adaptar produtos e serviços a cada cliente.

Mas... Se formos mais pormenorizados, vemos que tem muitas aplicações no domínio das finanças.

Os riscos de ignorar o potencial da IA

Tendo em conta os benefícios para os departamentos financeiros, não é surpreendente que metade dos líderes do sector já esteja a utilizar ferramentas de IA. Esta percentagem aumentará para 75% até 2025, de acordo com um estudo recente da Gartner.

Caso contrário, as empresas correm o risco de perder a sua atratividade em termos de captação de talentos (fonte: relatório "Money and Machines").  Além disso, ficarão atrás dos seus concorrentes e a produtividade dos seus empregados será reduzida.

Casos de utilização da IA na gestão das despesas das empresas

A automatização de processos merece uma menção separada. Embora esta seja a aplicação mais comum da Inteligência Artificial nas finanças, "processos" é um conceito demasiado genérico. Para tentarmos ser um pouco mais específicos, vamos falar sobre os casos de utilização desta tecnologia na gestão de despesas empresariais.

Digitalização de recibos e faturas através da aprendizagem automática

Com a IA, o reconhecimento ótico de caracteres dá um salto quântico. Já não se trata apenas de converter textos manuais ou impressos em dados digitais. Agora, graças ao OCR com IA, é possível processar documentos com maior rapidez e precisão.

Utilizando uma série de algoritmos, os motores de reconhecimento são capazes de interpretar e extrair automaticamente informações de documentos físicos. Nos recibos e facturas, extraem o número do recibo, o número de contribuinte do fornecedor, a moeda, as taxas de IVA, etc.

Desta forma, os campos das notas de despesas são preenchidos automaticamente. Além disso, as tecnologias mais poderosas, como a Okticket, são capazes de aprender com cada recibo registrado. Assim, por exemplo, se na primeira vez não acertar num campo, nas seguintes saberá como preencher corretamente essa informação.

As vantagens de eliminar a introdução manual de dados são inúmeras. Para além das já conhecidas poupanças de tempo e recursos, os erros são minimizados e a detecção de fraudes internas é facilitada.

A segurança da análise avançada de dados

Já mencionámos a utilidade da Inteligência Artificial na análise de grandes quantidades de dados para facilitar a tomada de decisões. Mas temos de acrescentar as possibilidades oferecidas por estas técnicas analíticas quando se trata de detetar padrões de despesas suspeitos.

Se os responsáveis financeiros de uma empresa tiverem dúvidas sobre o comportamento das despesas, já não têm de as verificar manualmente. Podem criar alertas que detectam e avisam sobre a violação das regras de despesa estabelecidas.

De notar também que os algoritmos são capazes de identificar novos padrões de fraude com base em casos anteriores. Isto torna menos provável a ocorrência de tipos típicos de fraude (por exemplo, bilhetes duplicados, recibos antigos, recibos desfocados ou recibos com montantes que excedem a política de despesas).

IA integrada com sistemas contabilísticos

Tudo o que vimos até agora permite agilizar o controlo e a gestão das despesas profissionais. Mas se juntar a IA ao seu ERP, o processo será otimizado ao máximo.

As despesas digitalizadas com uma aplicação de despesas profissionais são automaticamente descarregadas no ERP para lançamento imediato. A inteligência artificial encarrega-se de verificar se tudo está correto.

Desta forma, os departamentos financeiros passarão da recolha de dados para a análise de dados. E os relatórios baseados no passado darão lugar a projecções orientadas para o futuro.

Benefícios da IA para o departamento financeiro

O que é que a IA pode oferecer aos gestores de área e aos diretores financeiros?

• Obter informações valiosas e estatísticas importantes graças à análise avançada de dados.
• Automatizar tarefas repetitivas, como a reconciliação bancária ou a gestão de despesas de viagens de negócios.
• Recolher e ordenar dados de forma inteligente para tomar decisões estratégicas com base em dados fiáveis.
• Previsões para a gestão de stocks ou à previsão de vendas.
• Compreender melhor os mercados e os clientes. Tendências, preferências, comportamento de compra... A IA é capaz de nos dar tanta informação que oferecer produtos e serviços personalizados já é uma realidade.
• Fazer corresponder as facturas aos recibos e às ordens de compra. Isto evita que a empresa pague a mais.
• Incentivar o cumprimento da política de despesas da empresa.
• Workflow automatizado no momento em que uma despesa é registrada. Consequentemente, os pagamentos e reembolsos também são simplificados.
• Identificação de padrões e tendências ajuda a detetar rapidamente potenciais riscos e fraudes associados às transações financeiras.  
• Reduzir os erros contabilísticos. Facturas duplicadas, montantes incorrectos, despesas anómalas... A IA detecta rapidamente quaisquer irregularidades.
• Permitir a transparência.
• Medir o desempenho.
• Efetuar cálculos em tempo real.
• Alertar para os desvios orçamentais.
• Identificar as áreas que proporcionam maior e menor rentabilidade.
• Melhorar o atendimento ao cliente. Com recurso a chatbots ou assistentes virtuais, os tempos de resposta podem ser bastante melhorados.
• Cumprir com as obrigações fiscais e tirar partido das deduções disponíveis.

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Em resumo: A IA nas finanças pode aumentar os lucros, melhorar a eficiência operacional, poupar custos, tomar decisões eficazes, personalizar produtos e serviços, reduzir riscos, automatizar operações, criar oportunidades e personalizar a experiência do cliente. Menos recursos, maior rentabilidade.

O que diz a lei sobre o assunto?

O Parlamento Europeu aprovou finalmente em março a Lei da Inteligência Artificial depois de um longo processo legislativo que começou em 2019. Esta lei, que estabelece as regras de utilização desta nova tecnologia pelos países membros da União Europeia, tem como objetivo garantir a segurança no uso das ferramentas de inteligência artificial e proteger o cumprimento dos direitos fundamentais, assim como impulsionar a inovação para que a UE seja líder nessa área.

As novas regras procuram mitigar os riscos da Inteligência Artificial e assegurar que o uso da tecnologia é seguro e não infringe os direitos fundamentais dos trabalhadores. Regras de transparência, a proibição do uso de sistemas de identificação biométrica como o reconhecimento facial, serão atingidas pela nova regulamentação.

Já em 2021 Portugal, no âmbito da presidência portuguesa da UE,  apostou na primeira lei europeia para a IA.

Depois da aprovação, a lei ainda tem de ser adotada através do procedimento de retificação antes do final da atual legislatura europeia.

Revise aqui o Regulamento de Inteligência Artificial.

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