Ter um software com visibilidade instantânea é como ter um GPS para o seu dinheiro. Continue a ler para descobrir todas as vantagens da gestão de despesas automatizada para um CFO digital.
O que está por trás dos erros nos relatórios de despesas? Aprenda a melhorar o cumprimento com uma abordagem mais humana e eficaz.
Os teus colaboradores não cumprem a política de despesas? Parte da culpa pode ser da própria empresa. Não é raro encontrar políticas internas pouco claras, processos de reporte complexos ou formação praticamente inexistente sobre as regras de despesas.
Erros ou más intenções?
Melhorar o cumprimento das regras de despesas passa por entender o que está por trás do comportamento financeiro dos colaboradores.
Neste artigo analisamos os erros na gestão de despesas corporativas, por que acontecem e como preveni-los com um enfoque prático. Porque muitas vezes, o problema não é o colaborador… mas o processo.
Quanto se pode gastar, em quê e com que justificação. Para cumprir as regras internas, é fundamental ter resposta a estas questões. Caso contrário, surgem irregularidades que podem assumir várias formas:
Estes comportamentos podem ter consequências graves: perdas financeiras, complicação do trabalho das equipas financeiras, controlo orçamental fragilizado, danos na reputação, multas ou desmotivação dos colaboradores.
Em alguns casos há dolo. Mas muitas vezes são erros involuntários ou reflexo de uma má experiência do utilizador. As principais causas:
Ao desenhar uma política de despesas eficaz, vale a pena ter estes padrões em conta.
Queres que os colaboradores cumpram a política da empresa? Começa por criar um documento claro e acessível.
Já tens uma política bem definida? Então reforça com estas ações:
Muitos dos problemas acima resolvem-se com um software como o Okticket. A nossa tecnologia ajuda a reduzir o incumprimento assim:
Mudar de ferramenta pode transformar por completo a relação entre gestão de despesas e comportamento humano.
Com o Okticket acabam-se os erros e a falta de controlo. As regras da nossa política de despesas ficam todas na ferramenta. Ter a informação de despesas de todas as empresas do grupo integrada no nosso ERP é uma verdadeira libertação. (Cupa Group)
Por falta de clareza, processos mal desenhados, pouca formação ou decisões emocionais sob pressão.
Revisões manuais demoradas, atrasos na contabilidade, reembolsos bloqueados, sanções internas ou problemas em auditorias.
Simplificar processos, oferecer formação financeira corporativa e usar ferramentas digitais que facilitem o cumprimento.
Softwares de gestão de despesas como o Okticket, que automatizam regras, validam comprovativos e reduzem erros humanos.
Sim. Formação básica em finanças corporativas ou no uso do software reduz erros, agiliza processos e melhora a colaboração entre equipas.
A maioria dos erros nos relatórios de despesas resulta de processos pouco intuitivos, políticas mal comunicadas e falta de enfoque humano.
O primeiro passo para reduzir o incumprimento é desenhar processos claros, intuitivos e automatizados.
Queres melhorar o cumprimento das despesas na tua empresa sem sobrecarregar as equipas?
Contacta-nos e descobre como o Okticket te ajuda a automatizar a gestão de despesas de viagem profissional e prevenir o fraude interno.
Neste artigo, você descobrirá como a IA pode ajudar a oferecer uma experiência mais eficiente tanto para os viajantes de negócios quanto para as empresas.
Gerir viagens corporativas com a precisão de um algoritmo e a flexibilidade de um assistente pessoal?
A inteligência artificial nas viagens de negócios trouxe aos Travel Managers a peça que faltava para completar o puzzle.
A IA tornou-se o mecanismo ideal para uma gestão completa das viagens profissionais: automatiza tarefas repetitivas, antecipa necessidades, reduz erros humanos, deteta fraudes e transforma dados em decisões inteligentes.
Estamos perante uma nova era onde tecnologia e eficiência caminham lado a lado. Qual é o papel da inteligência artificial na evolução da função do gestor de viagens?
Neste artigo, descobrirá como a IA pode ajudá-lo a oferecer uma experiência mais eficiente tanto para os viajantes de negócios como para as empresas.
E sim, também lhe contamos como ferramentas como a Okticket estão a incorporar tecnologia inteligente para simplificar a gestão das despesas de viagem antes, durante e após cada deslocação.
Está a acontecer com muitos profissionais, e os Travel Managers não são exceção. Enfrentam novos desafios que exigem ferramentas à altura.
A sua função já não é apenas coordenar voos e hotéis. Optimizar orçamentos e garantir o cumprimento das políticas internas, sem comprometer a satisfação dos colaboradores em mobilidade, também faz parte das suas responsabilidades.
Qual é a solução para alcançar este equilíbrio? A IA aplicada à gestão de viagens de negócios.
Esta tecnologia atua como um assistente que opera em segundo plano para simplificar os processos. Eis alguns exemplos concretos de como a IA está a fazer a diferença:
Desde aprovar pedidos de viagem até gerar relatórios de despesas, a IA trata das tarefas morosas e de pouco valor estratégico.
Com algoritmos que analisam dados em tempo real (custos, tempos, disponibilidade), é possível gerar propostas de viagem mais eficientes, adaptadas às necessidades do viajante e da empresa.
Voos diretos ou uma combinação com comboio que reduz custo e tempo total? A IA analisa dados históricos, hábitos dos viajantes e políticas internas para propor a melhor opção.
Quais os hotéis mais utilizados pela equipa comercial? Existe margem para um acordo corporativo melhor? Com os dados estruturados gerados pela IA, o gestor de viagens argumenta com factos, não com suposições.
A IA pode detetar gastos duplicados, despesas fora de política ou padrões anómalos sem intervenção manual, reduzindo riscos e melhorando o controlo.
Chatbots ou assistentes com IA podem responder dúvidas, sugerir alojamentos dentro da política da empresa ou antecipar necessidades com base em viagens anteriores.
Esta personalização melhora a experiência do colaborador em deslocação, o que se traduz em maior produtividade. Como se costuma dizer: um colaborador satisfeito rende mais... mesmo a 1.000 quilómetros de distância.
Apesar das possibilidades, é importante conhecer os limites para tomar decisões conscientes:
A diferença está em escolher uma solução preparada para os desafios reais da mobilidade corporativa. Perguntas a colocar:
"Antes de implementar o Okticket, os colaboradores faziam uma regularização de despesas a cada mês ou a cada dois meses, com a perda de tempo que isso implicava ao recolher os recibos e preencher manualmente as notas de despesa. Agora, o nosso dia a dia na gestão de despesas melhorou substancialmente." (Zummo)
Num cenário de maior complexidade, gerir bem as despesas profissionais torna-se fundamental. A Okticket oferece uma solução inteligente que gera valor real:
Com OCR de IA generativa, a Okticket extrai automaticamente 100% dos dados de despesas com precisão e sem intervenção humana.
As informações ficam organizadas e classificadas automaticamente. O sistema aprende com o uso e até preenche lacunas de dados.
Resultados:
A IA da Okticket valida cada despesa com base nas políticas da empresa e bloqueia automaticamente gastos irregulares. Os dados válidos seguem diretamente para contabilidade, com integrações bidirecionais com ERP, BI e agências.
Pelaio vai além da automatização básica. Deteta anomalias difíceis de identificar manualmente, como consumos de álcool em tickets de refeições.
O gestor de viagens pode aceder a insights que otimizam orçamentos, renegociam contratos ou ajustam políticas em tempo real.
Com o módulo de pedidos de viagem integrado com agências:
A integração com agências envia automaticamente a reserva aprovada, acelerando a gestão.
Benefícios:
A inteligência artificial eleva o papel do gestor de viagens. Liberta tempo das tarefas operacionais e permite foco na estratégia.
Quer saber como integrar IA na sua rotina, desde o pedido até à gestão de despesas? Descubra como empresas como a sua o fazem com a Okticket.
Peça uma reunião com os nossos especialistas e dê o primeiro passo para uma gestão de viagens mais inteligente, ágil e centrada nas pessoas.
Descubra como reduzir erros, automatizar processos e ganhar eficiência a partir de hoje.
Na maioria das empresas, há sempre algum processo que emperra. Frequentemente, esse gargalo ocorre no mesmo ponto: a gestão de despesas empresariais.
A causa? Processos obsoletos, nos quais tarefas manuais e improdutivas são a norma.
Sem um software para gerir despesas corporativas, cada parte do reporte e controle das notas de despesa se torna um ponto de fricção.
Visualize esta cena: compras não registradas, colaboradores que acumulam recibos nas carteiras, comprovantes que se perdem, despesas com cartões corporativos que demoram dias para aparecer, conciliações bancárias feitas manualmente no fim do mês, erros que se repetem constantemente, mas que não são detectados... Parece familiar?
Esses bloqueios não apenas atrasam o trabalho da equipe financeira, mas também geram custos ocultos e desvios orçamentários difíceis de controlar.
Mas é possível reverter essa situação. Graças à automatização e à inteligência artificial, as empresas podem digitalizar completamente a gestão das suas despesas e transformar uma fonte de ineficiência em uma verdadeira vantagem competitiva.
Mas não basta automatizar apenas uma parte do processo. A verdadeira eficiência surge quando todo o ecossistema de gestão de despesas empresariais está centralizado em uma única plataforma digital. As funcionalidades-chave incluem:
Nesse contexto, a IA generativa oferece uma nova camada de automatização avançada. Ela aprende com o comportamento de gastos, detecta anomalias, sugere classificações automáticas e reduz drasticamente os erros humanos. É um copiloto financeiro que trabalha 24/7.
As empresas que automatizam a gestão de despesas com a Okticket economizam 80% do tempo administrativo e reduzem em 90% os erros contábeis.
Soluções como a Okticket já estão ajudando departamentos financeiros a otimizar sua operação diária com benefícios tangíveis:
Tudo isso em conformidade com os requisitos legais e de segurança: homologação pela Agência Tributária e certificações ISO 27001 e 9001.
Com uma gestão inteligente de despesas apoiada por IA generativa, as empresas podem:
Ou seja, as organizações que digitalizam esse processo ganham em eficiência, transparência e conformidade.
Está pronto para automatizar a gestão de despesas com uma solução 100% sob medida? Entre em contato conosco e descubra como a Okticket pode ajudar você a eliminar gargalos, reduzir custos ocultos e automatizar seu ecossistema de despesas com o poder da tecnologia e da IA.
Descubra como proteger a sua empresa contra fraudes invisíveis, antes que seja tarde demais. Sem intervenção humana e antes que cheguem à contabilidade.
Já viu uma montagem fotográfica feita com ferramentas inteligentes? Se sim, concordará que, à primeira vista, é quase impossível detetar a manipulação. Pois bem, o mesmo acontece com os recibos falsos gerados por IA.
Um recibo de táxi, uma fatura de hotel ou o talão de um almoço de negócios podem ser recriados com um elevado grau de realismo para justificar despesas que nunca existiram.
Se um colaborador incluir um desses recibos num relatório de despesas, é muito provável que a empresa nem sequer se aperceba.
Estamos, portanto, perante uma nova ameaça à gestão financeira e ao controlo das despesas profissionais.
Ou será que não?
A tecnologia da Okticket está preparada para detetar até as fraudes mais sofisticadas — incluindo recibos falsos gerados por Inteligência Artificial. E fá-lo em tempo real.
O design, o texto, o logotipo do estabelecimento… Todos os detalhes de um recibo criado com IA parecem reais. Mas existem certos padrões que podem levantar suspeitas a um “olhar treinado”:
Contudo, detetar este tipo de fraude é extremamente difícil.
E ignorá-lo pode ter consequências legais, económicas e reputacionais muito graves.
A que riscos estão expostas as empresas perante fraudes com IA generativa?
Utilizar uma ferramenta que automatize a validação de despesas e que seja capaz de detetar recibos falsos gerados por IA.
Veja este vídeo (em espanhol):
É assim que a IA Generativa da Okticket analisa cada recibo registado na aplicação para identificar até a menor incoerência.
Sem intervenção humana e antes de chegar ao departamento de contabilidade.
Ferramentas antifraude com IA, como a Okticket, oferecem funcionalidades adicionais para reforçar o controlo de despesas empresariais, como:
Com estas regras, é possível identificar:
Quando o sistema deteta um gasto irregular, envia uma notificação e bloqueia o processo automaticamente.
Com a tecnologia da Okticket, a sua empresa estará sempre um passo à frente.
Quer ver como detetamos um recibo gerado por IA? Fale connosco e descubra a melhor tecnologia antifraude baseada em Inteligência Artificial.
Este reconhecimento consolida-nos como a aplicação com a melhor relação qualidade-preço do mercado, de acordo com a avaliação dos nossos próprios utilizadores.
Estamos a celebrar! A Okticket acaba de ser reconhecida nos prémios Best of 2025 da Capterra. Recebemos o selo "Best Value 2025" na categoria de software de gestão de despesas corporativas!
Este galardão é um dos mais prestigiados do setor tecnológico e reforça a posição da Okticket como referência em soluções de gestão de despesas profissionais.
Também nos consolida como a aplicação com a melhor relação qualidade-preço do mercado, segundo a avaliação dos nossos próprios utilizadores.
Esta distinção é atribuída apenas aos 25% dos softwares com melhor classificação em cada categoria.
Além disso, é necessário alcançar uma pontuação superior a 4,5 (em 5), o que torna este reconhecimento ainda mais valioso.
Para compreender a importância deste prémio, é essencial saber que a Capterra é uma plataforma internacional de software. Faz parte do grupo Gartner e é especializada na recolha de avaliações verificadas de utilizadores reais.
Dessa forma, as empresas podem tomar decisões mais informadas e escolher as soluções tecnológicas que melhor se adequam às suas necessidades.
O selo “Best of 2025” é atribuido com base em critérios objetivos: classificação média, volume de avaliações e consistência nas opiniões dos utilizadores.
Na Okticket, alcançamos uma pontuação média de 4,9 estrelas, o que reflete diretamente a elevada satisfação dos nossos clientes e do impacto positivo que geramos na gestão de despesas de viagem profissional.
O reconhecimento da Okticket como “Best Value 2025” certifica que a aplicação alia funcionalidades avançadas com um rápido retorno sobre o investimento.
O que torna este prémio ainda mais especial é que se baseia nas opiniões de quem realmente importa: os nossos clientes. E os resultados falam por si:
Empresas de todos os setores e dimensões destacam a forma como a Okticket transforma a gestão de despesas corporativas, reduzindo em 80% o tempo administrativo e minimizando até 90% dos erros contabilísticos.
“Magnífica! Uso-a há anos e é muito útil. E, claro, melhor que outras ferramentas semelhantes. Recomendo-a a 100%.”
José Rafael R. (Capterra)
“Tudo excelente. Recomendo a Okticket a todos os comerciais que conheço e já é a segunda empresa onde implemento o sistema.”
Guillermo B. (Capterra)
“Boa experiência desde o início. Uso a aplicação há algum tempo, primeiro como comercial e agora como administrador. A aplicação é atualizada com frequência, trazendo melhorias úteis.”
Ángel C. (Capterra)
Vencer o prémio "Best Value 2025" consolida a Okticket como uma das soluções Fintech AaaS (Application as a Service) mais bem avaliadas do mercado.
Este marco reforça, igualmente, a nossa missão: tornar-nos o parceiro estratégico de referência para equipas de back office.
Somos mais do que um software — somos um aliado estratégico para empresas que desejam ganhar tempo, aumentar o controlo financeiro e melhorar a experiência dos seus colaboradores na gestão de despesas de viagem profissional.
Atualmente, a Okticket está presente em diversos mercados internacionais. Contamos com escritórios em Espanha, Portugal e México, e o nosso produto está disponível em mais de 120 países.
Continuamos a trabalhar diariamente para oferecer a melhor solução do mercado — agora, com o selo de reconhecimento internacional.
Já utiliza a Okticket? Partilhe a sua experiência na Capterra e ajude-nos a continuar a melhorar.
Ainda não nos conhece? Contacte-nos e descubra por que somos a melhor alternativa para a gestão de despesas empresariais.
Por que precisa de uma política de despesas bem definida? Aprenda a melhorar o controlo das despesas, evitar fraudes e digitalizar o processo.
As despesas empresariais são uma das rubricas mais difíceis de controlar, especialmente as relacionadas com as viagens profissionais. A forma mais rápida de impor algum controlo é implementar uma política de despesas corporativas eficiente.
Embora este documento seja, por vezes, subestimado, a sua importância é crucial para melhorar o controlo financeiro, a eficiência operacional e o cumprimento da legislação fiscal. Por isso, não deve limitar-se a definir quanto os colaboradores podem gastar em mobilidade e como o devem fazer.
Uma política de despesas empresariais deve fazer parte de uma estratégia que permita manter o controlo dos gastos sem travar a atividade diária. Como alcançar esse equilíbrio?
Nas próximas linhas, mostramos-lhe como criar e implementar uma política de despesas profissionais eficaz e adaptada à realidade da sua organização.
Transparência, controlo total, maior competitividade... Regras internas de despesa bem definidas permitem às empresas:
Por outro lado, a ausência de uma política de despesas clara pode originar erros, fraudes internas, atrasos nos reembolsos, falta de rastreabilidade e até conflitos entre colaboradores e equipas administrativas.
Tudo isto tem um impacto direto na rentabilidade financeira e na reputação da empresa.
Uma boa política interna de despesas deve bassear-se em quatro pilares principais.
Para garantir que as equipas respeitem as regras, o documento deve ser claro, direto e fácil de compreender. É importante definir com precisão os seguintes pontos:
Além disso, é importante adaptar a política à dimensão da empresa e prever exceções razoáveis.
Para reduzir erros humanos, acelerar a gestão das despesas da empresa e obter visibilidade em tempo real, é essencial contar com um software de digitalização e automatização de despesas corporativas, como a Okticket.
Entre as funcionalidades que oferece, destacam-se:
É igualmente importante que a política seja acompanhada de dashboards informativos que permitam, entre outros:
Sabia que sete em cada dez colaboradores não compreendem a política de viagens da empresa? Tão importante quanto criar uma política de despesas eficiente é comunicá-la de forma clara para que toda a equipa esteja a par.
Se necessário, ofereça formação para que os colaboradores entendam o motivo por trás das regras estabelecidas.
Não se esqueça de três aspetos essenciais:
Para além de definir regras, é essencial que a tecnologia esteja alinhada com essas diretrizes. Ferramentas como o Okticket permitem:
Isto transforma a gestão de despesas numa fonte de informação estratégica — e não apenas numa tarefa administrativa.
Em suma, uma política de despesas corporativas é muito mais do que um documento; trata-se de uma ferramenta estratégica para construir uma cultura de responsabilidade, eficiência e transparência.
A chave está em criá-la de forma clara, estruturada, fácil de aplicar e alinhada com os objetivos financeiros da empresa.
Além disso, é fundamental implementar uma solução que automatize a gestão de despesas profissionais e que esteja em conformidade com as regras estabelecidas. Já conhece o Okticket?
Okticket é a solução tecnológica que melhora o seu dia a dia. Liberte-se de tarefas repetitivas e dedique tempo ao que realmente importa.
Ver funcionalidades