OCR de faturas: A mudança é oficial, a IA assume o comando
O que a IA oferece que o OCR tradicional de faturas não consegue? Descubra neste artigo.
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A Okticket automatiza a aprovação de despesas com fluxos personalizados, reduzindo o tempo e os erros. O seu sistema flexível adapta-se a qualquer empresa, garantindo a conformidade normativa.
A revisão manual de cada recibo ou fatura, a perda de rastreabilidade, as discrepâncias, os atrasos na aprovação... A validação de despesas profissionais pode tornar-se um processo lento e complicado, prejudicando a produtividade e a eficiência financeira da sua empresa, especialmente se não contar com as ferramentas adequadas.
Quando uma despesa precisa passar por vários responsáveis antes de ser processada e reembolsada, as dificuldades são inevitáveis. Portanto, nem é preciso dizer que a solução mais rápida para esse problema é a automatização dos fluxos de aprovação.
Na Okticket, esse fluxo de trabalho é totalmente personalizável e projetado para manter o controlo em cada etapa. Você passará de levar dias para validar relatórios de despesas a aprová-los em poucos minutos, diretamente pela aplicação.
Os fluxos de aprovação automatizados permitem definir regras específicas de acordo com as necessidades de cada empresa: com base nos cargos dos colaboradores, localização, valores ou categorias de despesas, por exemplo.
Logo perceberá o impacto positivo:
As empresas que automatizam a gestão de despesas conseguem reduzir em 30% o tempo dedicado às aprovações e melhorar a precisão dos relatórios financeiros em 44%. (The Aberdeen Group)
Um sistema de aprovações flexível permite personalizar os fluxos de trabalho de acordo com o tamanho e à estrutura de cada empresa. Vejamos alguns exemplos:
Esse fluxo pode variar de empresa para empresa e, até mesmo dentro de uma mesma organização, pode ser diferente consoante o departamento ou o projeto.
Um erro comum na gestão de aprovações é adicionar etapas desnecessárias que apenas retardam o fluxo de validação.
Para otimizar o processo, é fundamental contar com um sistema de notificações que informe, em tempo real, sobre as mudanças de status das despesas. Soluções como a Okticket já integram essa funcionalidade.
Além disso, um sistema ágil deve equilibrar o controlo com a rapidez na tomada de decisões. Para isso, é essencial estabelecer uma política de despesas clara e adaptada à atividade da empresa.
Esse documento deve definir, entre outros aspectos: os responsáveis pela aprovação, seus substitutos em caso de ausência, os limites de gastos, as despesas reembolsáveis e o procedimento de reembolso.
Quer saber como funciona a automação dos fluxos de aprovação da Okticket? Escreva para nós e descubra como é fácil tornar a gestão de despesas corporativas mais ágil e eficiente.
Saiba mais sobre as implicações fiscais e como gerir eficazmente estas despesas para otimizar a contabilidade e a conformidade fiscal da sua empresa.
Sabe como a gestão adequada dos custos de viagens corporativas pode impactar a saúde financeira da sua empresa?
Para isso, é essencial ter um entendimento claro de todos os conceitos, como a diferença entre ajudas de custo e despesas de viagem.
Em Portugal, esses termos são frequentemente confundidos, mas, na realidade, têm implicações contábeis, legais e fiscais muito distintas. E é justamente aí que podem surgir desequilíbrios na contabilidade.
Sabe por que é importante distinguir entre ajudas de custo e despesas de viagem de negócios? Aqui estão alguns motivos:
O que são ajudas de custo e despesas de viagem? Quais as diferenças entre elas e como geri-las corretamente? Esperamos que este artigo ajude a esclarecer essas dúvidas e evitar confusões.
Definição, natureza, montante, tratamento fiscal, limites, justificação... Para compreender melhor as diferenças entre os subsídios de trabalho e as despesas de deslocação em serviço, convém analisar as particularidades de cada um.
Conhecidas também como "diárias", as ajudas de custo são valores fixos pagos pelas empresas aos seus funcionários para cobrir despesas menores durante deslocações profissionais, como alimentação ou transporte local.
A legislação portuguesa reconhece as ajudas de custo como um direito laboral. Normalmente, os valores pagos são fixos (de acordo com as políticas internas da empresa), disponibilizados antes da viagem e não exigem a apresentação de comprovativos de despesa.
No entanto, é importante destacar que a Autoridade Tributária pode solicitar comprovantes para garantir que esses valores não estão sendo utilizados para evitar encargos salariais.
As despesas de viagem referem-se aos custos diretamente relacionados com deslocações a trabalho. Estes custos incluem, entre outros:
Ao contrário das ajudas de custo, os valores das despesas de viagem variam conforme a necessidade de cada deslocação e é obrigatório justificar os gastos com faturas ou recibos.
Resumindo: Todas as ajudas de custo fazem parte das despesas de viagem, mas nem todas as despesas de viagem são ajudas de custo.
Tanto as ajudas de custo como as despesas de viagem podem estar isentas de impostos, desde que respeitem os limites estabelecidos pela Autoridade Tributária portuguesa.
Existe um limite máximo de reembolso com isenção fiscal, definido por legislação específica (Decreto-Lei n.º 106/98 de 24 de abril, Portaria n.º 1553-D/2008 de 31 de dezembro e o artigo 4.º, n.º 4 do Decreto-Lei n.º 137/2010 de 28 de dezembro).
Em regra, esses subsídios não fazem parte da remuneração regular. No entanto, se o trabalhador realizar deslocações frequentes, essa informação deve constar no contrato. Qualquer valor que ultrapasse as despesas normais (como o uso de transportes públicos) pode ser considerado remuneração tributável.
O subsídio de refeição é um benefício social opcional para compensar os custos diários com alimentação. Com base nos valores aplicados à função pública, os limites de isenção de IRS são:
As empresas podem pagar valores superiores, mas qualquer quantia que exceda os limites legais será considerada parte do rendimento coletável do colaborador. Se o montante ultrapassar o limite, deverá ser declarado no IRS e classificado como rendimento da categoria A.
Para justificar as despesas de deslocação, existem duas opções:
Qual dessas opções parece mais eficiente para a sua empresa? A otimização será ainda maior se houver a combinação certa entre tecnologia e estratégia.
Dicas de um especialista:
Compreender as diferenças entre ajudas de custo e despesas de viagem é essencial para uma gestão financeira eficaz dentro das empresas
Isto melhora a contabilidade, assegura conformidade fiscal e permite um planeamento financeiro mais estratégico.
Está pronto para otimizar a gestão das suas despesas de viagem? Entre em contato com os nossos especialistas e transforme sua abordagem financeira!
O cartão inteligente da Okticket, disponível em formato físico e virtual, simplifica a gestão de despesas empresariais. Oferece controlo em tempo real, maior segurança e automação.
Em ambientes de trabalho cada vez mais digitais e dinâmicos, é essencial adaptar até mesmo os menores procedimentos, especialmente quando se trata de tarefas tão importantes quanto a gestão de despesas profissionais.
Os departamentos financeiros precisam de soluções que ajudem a otimizar esse processo. E qual a melhor forma de controlar os gastos empresariais do que começar pelo pagamento?
Nesse sentido, os cartões empresariais inteligentes oferecem uma solução abrangente para o controle de despesas. Em artigos anteriores, já descrevemos as vantagens dos cartões de crédito tradicionais. Neste artigo, focaremos em explicar como funcionam os cartões virtuais para empresas.
Esse produto já se consolidou como uma alternativa aos métodos de pagamento tradicionais, oferecendo segurança, controle e flexibilidade, sem a necessidade de carregar um cartão físico.
O que são os cartões empresariais virtuais? Como se diferenciam dos cartões físicos? Quais são os seus benefícios? Como são criados e gerenciados? Essas são perguntas frequentes para as quais temos respostas.
Os cartões virtuais são a versão digital dos cartões de crédito ou débito, projetados especificamente para transações online ou em estabelecimentos físicos por meio de soluções de pagamento móvel, como Google Pay ou Apple Pay. Eles se destacam pela rapidez e segurança nas transações.
Mais importante ainda, eles resolvem problemas comuns na gestão de despesas profissionais, tais como:
Todos esses fatores impactam na eficiência operacional das organizações.
A solução pode estar no uso de cartões digitais para despesas corporativas. Eles não ocupam espaço, podem ser bloqueados a qualquer momento e são ideais para transações internacionais.
Outras vantagens:
Os cartões virtuais permitem realizar praticamente todas as transações possíveis com um cartão físico. A diferença é que, ao pagar, em vez de pegar o cartão na carteira, basta acessar a app do banco.
Além disso, é comum que os cartões digitais sejam integrados a plataformas de pagamento como Apple Pay e Google Pay.
Como já mencionamos, os cartões virtuais funcionam de forma semelhante aos cartões físicos tradicionais. No entanto, existem algumas diferenças entre os dois, que são apresentadas na tabela abaixo.
Existem cartões empresariais que vão além das opções tradicionais. Um exemplo é o OKT Card, o cartão inteligente da Okticket projetado para automatizar a gestão de despesas corporativas.
Diferente de soluções genéricas, o cartão virtual da Okticket foi desenvolvido para atender às necessidades específicas das empresas. Entre seus diferenciais:
Em resumo, o OKT Card não é apenas um cartão corporativo. É uma ferramenta estratégica para otimizar a gestão de despesas de viagens corporativas.
Sim. Os cartões virtuais são uma das opções de pagamento mais seguras disponíveis atualmente. Graças à sua tecnologia avançada e ao cumprimento de regulamentações internacionais, eles oferecem uma proteção superior contra fraudes e usos não autorizados em comparação com os cartões físicos tradicionais.
Entre as principais medidas de segurança estão:
Sim, os cartões virtuais podem ser utilizados em quase qualquer país, desde que sejam emitidos por uma rede de pagamentos global como Visa, Mastercard ou American Express e que o estabelecimento aceite pagamentos digitais.
É importante verificar a compatibilidade com Google Pay ou Apple Pay, possíveis taxas de conversão e regulamentações locais. Além disso, alguns bancos podem exigir autenticação adicional para transações internacionais.
Muitas empresas, tanto bancos tradicionais quanto fintechs, oferecem cartões virtuais para pessoas físicas e jurídicas. Para gestão de despesas corporativas, soluções como a Okticket se destacam pelo foco no controle e automação de pagamentos.
Sim, soluções como a Okticket permitem integrar os pagamentos a sistemas de contabilidade e ERPs automatizando a gestão de despesas.
Pronto para otimizar a gestão de despesas da sua empresa? Solicite seu cartão virtual hoje mesmo!
Explora los beneficios de los programas de recompensas en cashback y cómo pueden ayudarte a recuperar dinero en cada compra.
Converter os seus gastos profissionais em oportunidades de poupança.
É exatamente isso que os programas de recompensa com cashback para empresas oferecem.
Combustível, refeições de negócios, hotéis...Com o cashback, a cada compra que realiza, recupera uma parte do dinheiro gasto.
Quer saber como pode beneficiar destes programas? Neste artigo, vamos explorar o que são, como funcionam e como pode aproveitá-los ao máximo.
A palavra inglesa cashback significa literalmente "dinheiro de volta". De forma geral, trata-se de um programa de benefícios pelo qual recupera uma percentagem do valor gasto nas suas compras.
Importa não confundir estes programas de recompensa com a possibilidade de levantar dinheiro ao realizar uma compra num estabelecimento. Neste último caso, o valor é somado ao total da compra e pago com o cartão bancário.
Tal como em qualquer outro sistema de fidelização, para usufruir das vantagens do cashback, o primeiro passo é registar-se e ativar as ofertas disponíveis.
Atualmente, existem vários tipos de programas de cashback. Os mais comuns incluem:
Outras opções, mais comuns no uso pessoal, incluem:
As recompensas acumuladas podem ser utilizadas de diferentes formas, como:
Imagine uma empresa com um cartão de crédito que oferece 2% de cashback para despesas de viagem. Se no final do mês as despesas somarem 2.000 euros, o reembolso será de 40 euros.
Cada programa tem os seus benefícios específicos, mas as vantagens gerais incluem:
Por outro lado, as empresas que oferecem cashback ganham ao atrair novos clientes e fidelizar os existentes.
O cashback é um programa de recompensas que devolve aos consumidores uma parte do valor gasto nas suas compras, seja em dinheiro, pontos ou vales-presente.
Não. O cashback é um reembolso feito após a compra, enquanto o desconto reduz o preço no momento do pagamento.
Depende do programa ou da entidade bancária. As percentagens de reembolso variam, geralmente, entre 0,5% e 5%.
Multiplique o valor total gasto pela taxa de reembolso. Por exemplo, se gastar 10.000 euros e a taxa for 1,5%, o cashback será de 150 euros.
Normalmente, sim, mas não inclui levantamentos de dinheiro em caixas automáticos.
Sim, a maioria dos programas define limites máximos mensais, anuais ou por transação.
Alguns programas impõem prazos de validade, por isso é essencial verificar os termos e condições.
Como se calcula o valor da quilometragem? O que inclui a gestão de despesas de quilometragem? Como podem as empresas cobrir esses custos? Continue a ler
Utiliza o seu próprio veículo para deslocações por motivos laborais? Nesse caso, certamente precisa saber o valor do quilometragem em Portugal em 2025.
Como se calcula o valor da quilometragem? O que inclui a gestão de despesas de quilometragem? Como podem as empresas cobrir esses custos? É necessário declarar o reembolso recebido?
As despesas de viagem de trabalho levantam muitas dúvidas, como os subsídios e a quilometragem. Nas linhas seguintes, vamos responder às principais questões.
Cada empresa é livre para definir o valor da quilometragem que deseja, mesmo estabelecendo diferentes quantidades dependendo do papel. Por isso, embora o preço médio seja de 0,49 €, as empresas podem optar por ajustar este valor conforme necessário.
Ao calcular o preço da quilometragem, as organizações consideram os custos relacionados com o desgaste do carro, como:
Contudo, despesas como portagens e estacionamentos, embora não incluídas no cálculo do valor por quilómetro, são geralmente reembolsadas separadamente.
Imagine que uma empresa estabeleceu o valor da quilometragem em 0,49 €. Para calcular o montante a reembolsar, determina-se primeiro os quilómetros percorridos pelo colaborador, multiplicando-os pelo preço por quilómetro definido.
Por exemplo, se o colaborador percorreu 50 quilómetros, o cálculo seria 0,49 € x 50, resultando num reembolso de 24,50 €.
Neste ponto, é importante lembrar que existem apps de despesas de viagem para empresas que calculam o quilometragem. Elas também permitem estabelecer o preço do quilometragem. É comum que o valor fixado corresponda ao limite máximo isento de impostos.
Em Portugal, as despesas de quilometragem podem ser dedutíveis sob certas condições, especialmente se estiverem relacionadas com atividades de negócios e estiverem devidamente justificadas com documentação apropriada.
No entanto, é importante ter em mente que nem todas as despesas associadas ao uso de um veículo para fins empresariais são automaticamente dedutíveis. Os custos devem estar claramente vinculados à atividade empresarial e cumprir com os requisitos específicos estabelecidos pela autoridade fiscal portuguesa.
El limite máximo por quilômetro percorrido que o empregador pode reembolsar isento de impostos depende do tipo de veículo e está definido pelo Decreto-lei n.º 106/98, de 24 de abril, a Portaria n.º 1553-D/2008, de 31 de dezembro, e artigo 4, n.º 4 do Decreto-lei n.º 137/2010, de 28 de dezembro.
Para os veículos particulares, este limite é de 0,40 euros por quilómetro percorrido. Antes de 2024, era de 0,36 euros.
O empregador pode decidir pagar uma tarifa mais alta por quilômetro. No entanto, a parte que exceder as tarifas definidas será considerada parte da renda tributável do trabalhador.
Quer saber se existe uma quantidade mínima de quilómetros que haja que percorrer para que se considere gasto de quilometragem? Embora, em teoria, a resposta seja “não”, para assegurar, o melhor é que dês uma olhadela ao acordo coletivo da tua empresa.
De novo, a resposta curta volta a ser negativa. A maioria das empresas paga aos seus colaboradores por usarem os seus carros para trabalhar. No entanto, não há uma lei que os obrigue a fazê-lo.
Sim. É importante ter em conta que estes gastos devem estar devidamente justificados e em relação com viagens de negócios.
Para pedir o reembolso destas, tem de dar dados detalhados. Precisa incluir a data e hora de início e fim de cada viagem e anotar os quilómetros percorridos. Se o fizer à mão, anote o quilometragem do veículo antes e depois da viagem. Além disso, inclua o destino e o motivo da viagem.
É por isso que é importante ter um software para a gestão de despesas de viagens de negócios. Com a Okticket é possível definir um valor por quilómetro ou configurar percursos regulares, por exemplo.
Não acha que está na altura de otimizar o processo de gestão das suas despesas de quilometragem? Descubra o que aOkticket pode fazer por si.
Descubra como a integração do OCR inteligente nos seus processos pode minimizar os erros, evitar fraudes e reduzir drasticamente o tempo gasto na gestão de notas de despesas.
Coletar as faturas, verificar se estão de acordo com a política de despesas corporativa, validar, processar, reembolsar, contabilizar, conservar... Quanto tempo gasta na gestão manual das despesas de viagem da empresa? Com o novo leitor OCR da Okticket poderá poupar 80% desse tempo.
Como funciona um leitor OCR? Quais tipos existem? Quais são suas vantagens?
Para entender todos os benefícios que um sistema OCR oferece, primeiro é preciso saber o que é. Esta tecnologia permite converter diferentes tipos de documentos, como arquivos PDF ou fotografias, em texto digital.
Os dados extraídos podem ser editados e armazenados na nuvem, de forma organizada. Assim, o OCR facilita a busca de informações e a integração com outras aplicações digitais, como sistemas de contabilidade ou softwares de Recursos Humanos.
Nos últimos meses, esses leitores OCR tradicionais evoluíram para incorporar Inteligência Artificial, como fez a Okticket com o PelAIo. As diferenças entre um OCR inteligente e um tradicional são evidentes.
Um OCR tradicional foca na conversão de documentos estáticos e requer ajustes manuais para diferentes tipos de documentos. Isso pode limitar sua eficácia em ambientes dinâmicos e com documentos variados.
Por outro lado, os OCRs baseados em IA adaptam-se automaticamente a diversos formatos e tipos de documentos sem necessidade de intervenção manual.
Ao contrário do Reconhecimento Óptico de Caracteres tradicional que se limita a áreas específicas para extração de dados, o OCR inteligente pode identificar e extrair dados de campos novos e mutáveis. Estes podem até ser configurados pelos usuários através de linguagem natural.
A tecnologia OCR evoluiu consideravelmente nos últimos anos, e muitas soluções no mercado oferecem capacidades básicas de digitalização de documentos.
No entanto, o OCR da Okticket destaca-se por várias características avançadas que otimizam a gestão de despesas profissionais.
Além de tudo isso, o novo leitor OCR inteligente da Okticket oferece uma integração perfeita com os sistemas de contabilidade e ERP existentes. Com isso, terá uma visão real das finanças empresariais.
A Okticket adapta-se às nossas políticas internas de despesas. O seu poderoso motor de revisão automática facilita a revisão de despesas por parte da nossa equipe financeira. Agora dedicamos apenas alguns minutos por mês, em vez de horas, ao processo de gestão de folhas de despesas profissionais (grupo TSK)
Em suma. Graças à Inteligência Artificial aplicada ao novo Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) aperfeiçoado da Okticket, conseguirá reduzir a carga administrativa na sua empresa.
Ao mesmo tempo, verá como os erros são minimizados e respirará aliviado ao verificar que as irregularidades e a fraude interna desaparecem.
Precisa dar o passo para a eliminação de processos obsoletos e a habilitação de uma gestão de despesas mais ágil, precisa e estratégica? Descubra todas as possibilidades que nosso leitor OCR oferece.
Okticket é a solução tecnológica que melhora o seu dia a dia. Liberte-se de tarefas repetitivas e dedique tempo ao que realmente importa.
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