Novos alertas personalizados: O OCR inteligente que os departamentos financeiros precisam para identificar despesas irregulares

Que os departamentos financeiros enfrentam desafios contínuos na gestão de despesas empresariais não é novidade. Também não é a primeira vez que mencionamos que aproximadamente 20% das notas de despesa contêm erros, na sua maioria derivados da falta de controlo.

Se acostuma utilizar uma aplicação de gestão de despesas profissionais, talvez esteja familiarizado com a possibilidade de definir limites ou receber notificações. Mas... já teve a oportunidade de personalizar alertas de despesas com um nível de detalhe e automação tão avançado que nenhuma anomalia escapa?

Faturas duplicadas, comprovativos incompletos, falta de justificativos ou despesas não dedutíveis são problemas comuns nas folhas de despesas. Estas irregularidades geram uma carga administrativa desnecessária, perdas financeiras e até multas significativas.

Combater táticas fraudulentas tão enraizadas é um desafio, especialmente se as ferramentas não evoluíram. É aqui que a Inteligência Artificial (IA) se torna a melhor aliada na luta contra despesas que não respeitam as políticas das empresas.

Controlo total das despesas empresariais: como o PelAIo identifica erros em tempo real

Neste cenário, tecnologias avançadas como o PelAIo da Okticket, que combina um OCR inteligente com alertas ultra personalizados, estão a mudar as regras do jogo.

O que diferencia esta ferramenta de um OCR tradicional?

• Alertas personalizados: Não são genéricos. Configuram-se com base nas regras e políticas específicas de cada empresa. Isto permite, por exemplo, identificar faturas duplicadas, despesas fora do horário laboral ou consumos não dedutíveis, como álcool.
• Informação relevante: Quer informações que normalmente não aparecem nos comprovativos? Muitas empresas exigem detalhes como o número de participantes num almoço, a matrícula do carro num talão de estacionamento ou os litros de combustível indicados no quilómetro.
• Deteção de erros fiscais: Como pagamentos em numerário que excedem os limites legais (1.000 euros em Portugal, por exemplo).
• Reconhecimento de documentos: Processa documentos em diferentes idiomas, moedas e formatos, ideal para empresas com operações internacionais.
• Aprendizagem automática: Com base nos recibos carregados na aplicação, o sistema autocompleta dados como o NIF de um estabelecimento, por exemplo.

Novidade: Melhorámos o nosso OCR para que a extração de dados seja ainda mais rápida e eficaz. Com as últimas atualizações, o motor de reconhecimento de caracteres consegue agora ler e extrair informações diretamente do código QR presente nos recibos portugueses. Basta tirar uma foto do recibo com a câmara da aplicação, como de costume. Além disso, o OCR também identifica automaticamente o número de sequência do Código de Validação da fatura, conhecido como ATCUD.

Além disso, o PelAIo não só emite alertas em tempo real, como também tem a capacidade de bloquear automaticamente as despesas que não cumpram as políticas internas ou a legislação fiscal. Assim, evita-se a aprovação e o registo contabilístico de despesas irregulares.

Eficiência operacional com o OCR inteligente da Okticket

Enquanto deteta irregularidades antes que estas se tornem um problema, a tecnologia avançada do PelAIo alinha a gestão de despesas com os objetivos estratégicos da empresa.

Okticket adapta-se às nossas políticas internas de despesas. O seu poderoso motor de revisão automática facilita a revisão das despesas pela nossa equipa financeira. Agora, gastamos apenas alguns minutos por mês, em vez de horas, no processo de gestão das notas de despesas profissionais (Grupo TSK)

Funcionalidades destacadas:

• Captura instantânea de informações fiscais chave: NIF, data, valor, categoria de despesa...
• Informações em tempo real que permitem ajustes proativos na estratégia financeira.
• Classificação automática de despesas em categorias dedutíveis, como transporte, alimentação ou representação, maximizando os benefícios fiscais permitidos por lei.
• Processamento de tickets danificados, mal impressos ou até escritos à mão.
• Sincronização automática das informações de despesas com o sistema contabilístico ou ERP, eliminando erros manuais.
• Dados organizados para analisar padrões de despesas, renegociar contratos com fornecedores e ajustar políticas internas.

Estas funcionalidades permitem ao PelAIo reduzir até 80% do tempo gasto em tarefas administrativas, libertando o departamento financeiro para se concentrar em atividades estratégicas.

Casos práticos: Alertas inteligentes da Okticket

Conclusão: Um novo padrão na gestão financeira

O PelAIo da Okticket não é apenas um OCR avançado. É uma solução estratégica para diretores financeiros que procuram eficiência, controlo e conformidade legal.

Com tecnologia de ponta, transforma a gestão de despesas num processo simples, rápido e seguro.

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