Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Suspendisse tincidunt sagittis eros. Quisque quis euismod lorem. Etiam sodales ac felis id interdum.
Get Started
Esperamos por si na área de exposição MP4, nos dias 2 e 3 de outubro, para falarmos sobre os mais recentes desenvolvimentos na gestão de despesas empresariais.
As despesas com viagens de negócios ao estrangeiro são dedutíveis, como são geridas e quais as ferramentas que oferecem o melhor controlo? Nós dizemos-lhe neste post.
As empresas portuguesas estão a aumentar a sua atividade internacional. Quer seja para entrar em novos mercados, alargar as suas alianças ou diversificar os seus canais, é necessário abrir-se ao exterior. Isto implica deslocar equipas e, consequentemente, enfrentar um novo cenário financeiro: a gestão das despesas de deslocação da empresa ao estrangeiro.
A importância de otimizar este processo não se prende apenas com a rentabilidade e a eficiência operacional. Uma gestão eficaz destas despesas garante a conformidade regulamentar e fiscal, bem como o reforço da gestão financeira da empresa.
Para conseguir este controlo, é importante tomar uma série de medidas. Entre elas, destacam-se:
Embora mais à frente abordemos as melhores ferramentas para gerir as despesas de deslocação em serviço, neste artigo vamos centrar-nos sobretudo nas deduções e isenções a que as empresas e os viajantes internacionais têm direito.
As empresas podem igualmente deduzir o IVA sobre as despesas de viagem de negócios: refeições, alojamento e deslocações (gasolina; bilhetes de avião, comboio, autocarro ou barco; táxis; aluguer de automóveis; estacionamento; portagens). Para o efeito, é necessário:
Para recuperar este IVA em Portugal, qualquer empresa ou seu representante legal deve seguir os passos estabelecidos pelo governo português e submeter o pedido através deste portal.
As despesas de deslocação profissional efectuadas no estrangeiro também estão isentas de imposto sobre o rendimento das pessoas singulares em Espanha, desde que sejam devidamente justificadas e respeitem os limites estabelecidos pelo IRC.
As despesas de representação, como refeições e eventos empresariais, são dedutíveis desde que estejam diretamente relacionadas com a atividade económica e sejam devidamente justificadas.
Em conclusão, saber quais as despesas dedutíveis, manter um registo pormenorizado das mesmas e conservar os documentos comprovativos é essencial para maximizar as deduções fiscais.
A implementação de um software especializado de gestão de despesas empresariais pode melhorar significativamente o cumprimento das obrigações fiscais de que falámos.
Ao mesmo tempo, asseguram o controlo das despesas de deslocação em serviço, incluindo os comprovativos de pagamento.
Para explicar a importância da utilização da tecnologia e do software de gestão de despesas para o diretor financeiro, o melhor é enumerar as vantagens destas ferramentas. E vamos fazer isso tomando como referência os benefícios proporcionados pela tecnologia da Okticket.
Conclusão: A implementação do Okticket na gestão de despesas da sua empresa não só simplifica o processo, como também garante uma maior eficiência e controlo sobre as despesas. Automatize e optimize com o Okticket!
Esperamos por si na área de exposição MP4, nos dias 2 e 3 de outubro, para falarmos sobre os mais recentes desenvolvimentos na gestão de despesas empresariais.
As principais empresas de tecnologia vão reunir-se para participar no IDC Directions 2024. O evento de referência para o sector das TIC terá lugar nos dias 2 e 3 de outubro no Centro de Congressos do Estoril.
Durante esta nova edição do IDC Diretions, o protagonista será a Inteligência Artificial, uma tecnologia que está a transformar o dia a dia das organizações.
Neste contexto, o tema do IDC Directions 2024 é “AI Everywhere”.
Durante os dois dias do evento, os participantes terão a oportunidade de explorar o impacto do digital e a IA em três categorias principais:
Pronto para descobrir as principais tendências do mercado? Temos muito para contar. Visite-nos na Área de Exposição MP4 para mostrar-lhe uma antevisão das últimas funcionalidades que incorporámos na nossa ferramenta de digitalização e automatização das despesas de viagens profissionais.
E se está à procura de uma solução fiável, rápida e poderosa que irá definitivamente transformar o seu departamento financeiro, não pode perder a apresentação de Erea Palacios, Country Manager da Okticket Portugal. Está agendada para quarta-feira, 2 de outubro, pelas 12h30.
No total, espera-se a participação de mais de 50 oradores especializados em tendências, inovação e transformação digital.
A palestra do segundo dia será proferida por Kay Firth-Butterfield, CEO da Good Tech Advisor e vencedora do prémio TIME 100 Impact Award 2024. Ela discutirá as chaves para desenvolver e usar a inteligência artificial de forma responsável para criar um impacto positivo duradouro, concentrando-se na importância da sustentabilidade na conceção e implementação da IA.
No palco estarão também líderes da envergadura de Andrés Ortolá, Diretor Geral da Microsoft Portugal, Vasco Falcão , Diretor Geral da Konica Minolta Portugal e Espanha, e Eduardo Penedós, Regional Sales Manager da CrowdStrike.
Neste enlace pode ver todas as apresentações programadas.
Não há dúvida de que a IA está a tornar-se um dos principais focos dos investimentos em tecnologia das organizações a nível mundial. A integração da IA em vários sectores - seja em dados, aplicações, processos empresariais ou operações de TI - está a emergir como um pilar fundamental, muitas vezes impulsionado pelos departamentos de inovação e estratégia das empresas.
“A incapacidade de implementar e dimensionar eficientemente as soluções de IA pode levar à perda de oportunidades e, em casos extremos, a incapacidade de permanecer competitivo num mercado em rápida evolução. Este cenário pode resultar em perda de eficiência operativa e crescimiento dos rendimentos. Como resultado, as organizações de todo o mundo estão a dar prioridade e a expandir os seus investimentos em IA para garantir que aproveitan o seu potencial para transformar operações, criar experiências inovadoras e desbloquear novos fluxos de rendimentos”
Em conclusão, IDC Directions 2024 é uma oportunidade única para obter informações de ponta sobre as tendências e estratégias de IA diretamente dos especialistas do sector.
Para além de aprender a aplicar a IA de forma eficaz, poderá estabelecer contactos com outros profissionais e líderes de opinião.
Na Okticket temos a tecnologia, a equipa e os clientes. Gostaria de o verificar?
São líderes e parceiros comerciais estratégicos. Para tal, os directores financeiros de hoje precisam de ter uma série de competências - será que as tem todas?
Agilidade, adaptabilidade, antecipação, assertividade, autoridade, análises avançadas, abertura à mudança.... As funções do diretor financeiro requerem uma dose extra de versatilidade para resistir aos ventos da mudança.
Paradoxalmente, para que uma organização alcance o sucesso económico, os seus CFO devem possuir competências que, a priori, pouco têm a ver com as de um gestor financeiro.
Basta ouvir os próprios líderes financeiros para perceber que eles estão conscientes do seu papel como parceiros estratégicos da empresa. E isso significa possuir uma série de competências.
Atualmente, espera-se que o diretor financeiro seja capaz de se adaptar rapidamente à mudança. E não estamos a falar apenas de flutuações económicas.
A tecnologia avança muito rapidamente e é importante manter-se a par dos novos desenvolvimentos para se manter competitivo. Não é de surpreender que entre as muitas facetas que lhes são atribuídas esteja a de "arquitectos da inovação".
Do mesmo modo, um diretor financeiro deve ser ágil na transferência de capital para novas áreas que acrescentem valor. Mesmo que isso signifique reestruturar, ou mesmo encerrar, departamentos ou actividades não rentáveis.
Não é a primeira vez que falamos da comunicação como uma das competências-chave do diretor financeiro atual. Para ser um líder estratégico, é essencial ter a capacidade de motivar e saber transmitir experiências.
E não esqueçamos a parte estratégica: como traduzir a visão financeira da empresa para áreas fora dos números? Se quer inspirar as equipas, elas têm de compreender o que está a dizer.
Empatia, autenticidade, transparência e ética profissional são qualidades valiosas para ser um líder inspirador.
Colaborar com gestores de outras áreas e manter uma relação próxima com o CEO também faz parte do papel do CFO.
A forma mais fácil de enfrentar os desafios e de os transformar em oportunidades é estar um passo à frente. A tão procurada visão estratégica tem tanto a ver com a antecipação de tendências como com a deteção de potenciais riscos.
"A melhor maneira de prever o futuro é criá-lo" (Peter Ferdinand Druker).
Isto implica adotar uma visão a longo prazo. Para o efeito, os diretores financeiros podem recorrer a ferramentas que fornecem simulações e previsões.
Voltamos ao termo "arquiteto da inovação" para contextualizar a importância de dispor de ferramentas que permitam a análise avançada de grandes volumes de dados.
Não podemos perder de vista o facto de que, hoje em dia, os dados são reis, e cabe ao diretor financeiro ser o guardião e o depositário desses dados. A sua recolha, monitorização, análise e apresentação permite-lhes tomar decisões informadas com base em dados reais e fiáveis.
Do mesmo modo, a automatização reduz consideravelmente o tempo gasto na gestão de processos transaccionais.
O termo CVO (Chief Value Officer) não é provavelmente estranho para si. E embora, em teoria, o diretor de valor seja uma nova função, há muitos diretores financeiros a quem foi atribuída esta responsabilidade.
Para além de supervisionarem a gestão financeira de uma empresa, têm agora de desempenhar outras funções não contabilísticas. Por exemplo, a elaboração de relatórios para garantir que a empresa cumpre os critérios ESG (ambientais, sociais e de governação).
E como é que uma pessoa vai liderar a transformação digital de uma empresa se não trabalhar em estreita colaboração com o CIO ou o CTO? Especialmente agora, com o advento da Inteligência Artificial, um corredor novo e em rápida evolução.
Quais são as vantagens de uma política de despesas de deslocação e que características deve ter para facilitar o seu cumprimento? Nós dizemos-lhe a seguir.
Satisfazer as necessidades dos viajantes de negócios, mas manter o controlo das despesas de viagem de negócios. Em Travel and Expense, encontrar o equilíbrio é um grande desafio.
É por isso que é tão importante que os sistemas de T&E estejam alinhados com as políticas de despesas de viagem da empresa. Ou seja, com um documento que capte toda a informação relacionada com a reserva, limitação, relatório e aprovação de despesas de viagens de negócios.
O importante é que esta política de viagens seja fácil de cumprir, pelo que deve ser muito clara. Quais são os pontos-chave para a tornar realmente eficaz?
Para que os empregados compreendam a importância de respeitar a política de despesas de viagem, é aconselhável começar por lhes explicar as vantagens oferecidas por este documento: assistência em viagem, reembolso rápido, como proceder em caso de perda de voo ou de bagagem, por exemplo.
Se não tiver um gestor de viagens, é provável que os empregados possam reservar as suas viagens eles próprios. Para que não percam tempo a pesquisar opções de transporte e de hotel que não passam pelo filtro da administração, a ideia é que saibam em que pé estão.
Quanto é que posso gastar no hotel, quanto é que a quilometragem foi paga, tenho de pedir um adiantamento para as refeições ou recebemos um per diem? Se não quiser ter de responder a estas perguntas vezes sem conta, ponha tudo por escrito.
Pode estabelecer limites por categorias de despesas e definir as informações mais relevantes para cada uma delas:
Assim como algumas despesas são reembolsáveis, outras não o são. Além disso, são frequentemente fonte de conflitos. É essencial clarificar os limites para evitar problemas. Entre as mais frequentes contam-se as sobretaxas por excesso de bagagem, os artigos do minibar do hotel, o serviço de lavandaria ou as multas de trânsito.
Tudo o que se relaciona com os meios de pagamento aceites deve ser clarificado. O mesmo se aplica aos métodos a utilizar para comunicar as despesas e pedir o reembolso. Responda a estas perguntas:
Durante uma viagem de negócios, podem surgir incidentes e imprevistos, desde voos perdidos a hospitalizações. Considere os cenários possíveis e estabeleça um procedimento a seguir pelos empregados.
Não se esqueça de partilhar informações sobre o fornecedor e o seguro de viagem, incluindo o endereço de contacto e os números de telefone para assistência no destino.
Como se pode ver, a elaboração de uma apólice de despesas de viagem concebida para ser cumprida requer um trabalho cuidadoso e há uma série de questões a ter em conta:
Lembre-se também da importância de integrar a política de despesas com o ERP ou o sistema de gestão empresarial da empresa.
No início deste post mencionámos alguns dos benefícios deste documento para os trabalhadores, mas é a empresa que obtém as maiores vantagens.
Isto resulta num aumento da competitividade, que é fundamental para o sucesso das empresas.
Se juntar uma boa política de despesas a uma ferramenta de gestão alinhada com os critérios estabelecidos, o processo é optimizado ao máximo.
Com o Okticket, por exemplo, poupa 80% das horas dedicadas à gestão das despesas de deslocação profissional. Para além de esquecer um processo tão fastidioso, evitará também os erros associados à gestão manual das notas de despesas.
Ao mesmo tempo, certifica-se de que a política de despesas é respeitada. Caso contrário, receberá alertas que o avisarão.
Mais vantagens de uma solução como Okticket:
Como se pode ver, é possível encontrar o equilíbrio entre o que a empresa quer e o que as equipas exigem.
Quer descobrir tudo o que uma ferramenta alinhada com a sua política de despesas de viagem pode fazer por si? Pergunte-nos o que quiser, sem compromisso.
Os diretores financeiros lideram a transformação digital, o que significa ter um conhecimento das soluções disponíveis e concretizar o seu potencial.
Tradicionalmente, a relação dos CFOs com as ferramentas tecnológicas limitava-se a definir um orçamento e a garantir que este era cumprido. Atualmente, espera-se que os CFO liderem a transformação digital, o que significa ter um conhecimento das soluções disponíveis e verificar o seu potencial para gerar um rápido retorno do investimento.
Esta mudança de tendência na função financeira foi aceite por estes profissionais. Eles perceberam que a transformação digital é a ferramenta para se diferenciarem da concorrência. O papel evolutivo dos diretores financeiros é o de impulsionar a mudança tecnológica.
A investigação demonstra-o. Nos últimos inquéritos da Gartner, é evidente que os CFO tencionam investir mais dinheiro no digital. Neste relatório anual, 70% dos CFOs esperavam aumentar os gastos em tecnologia, subindo para 82% quando se trata de investimento em competências digitais. Até 2022, a percentagem de CFOs que planeia aumentar o investimento em tecnologia subiu para 92%.
A intenção torna-se mais clara a cada novo estudo que é publicado. No CFO Outlook 2023, a tecnologia está mais uma vez no topo da lista de prioridades dos CFO. Em primeiro lugar está a inteligência artificial, seguida da digitalização e da automatização dos processos financeiros.
Estas conclusões estão em linha com as de outras organizações. Estamos a falar, por exemplo, do "CFO Peer Insights: Digital Transformation and IT Spending Priorities", elaborado pela Dimensional Research. Este documento revela que 80% dos CFOs de todo o mundo incluem a transformação digital nas suas cinco principais prioridades (está entre as três principais para 59%). A mesma percentagem espera que as despesas com tecnologia aumentem.
Além disso, sete em cada dez acreditam que os investimentos na transformação digital são fundamentais para o sucesso de qualquer negócio. Por esse motivo, a grande maioria está disposta a ajudar o CIO a encontrar e a financiar uma nova ferramenta, desde que esta proporcione um ROI sólido e rápido.
Quando é que eles querem um retorno do investimento? Entre 1 e 2 anos, no máximo, foi a resposta de quase metade.
Outra conclusão importante é que praticamente todos os inquiridos concordam que os investimentos em tecnologia são fundamentais para a recuperação económica. De facto, a grande maioria dos CFO reconhece que já aumentou o seu investimento na transformação digital.
"Neste momento, essas decisões de investimento são todas sobre o digital, o que se traduz em fornecer insights aumentados, em tempo real e preditivos, fácil conformidade e maior flexibilidade na estratégia financeira", diz Alexander Bant, diretor de CFO Research da Gartner a este respeito (fonte: Gartner).
Outra prioridade é desenvolver e aperfeiçoar a estratégia de análise de dados. Se este ano esperamos que os gestores financeiros se familiarizem com os conceitos-chave, em 2025, a estratégia de dados da empresa será uma responsabilidade fundamental.
É por isso que tecnologias como o machine learning, capazes de analisar a informação rapidamente, sem erros humanos ou falhas de segurança, estão a ganhar importância.
As organizações também se aperceberam de que o CIO e o CFO precisam de trabalhar em conjunto para o bem da empresa. A tendência geral é que a relação entre as duas funções esteja a tornar-se cada vez mais forte.
"Parceiro que ajuda a ligar os pontos entre a tecnologia e as decisões empresariais" ou "agente de mudança inovador que impulsiona a estratégia empresarial" são algumas das definições que os CFO inquiridos dão dos seus CIO.
Apesar da importância do CIO para as organizações, um facto surpreendente foi revelado durante o último Congresso Internacional de CIO: apenas 20% dos CEOs consideram a tecnologia como um valor estratégico. E apenas 17% contam com a participação do CIO na estratégia empresarial.
No entanto, há propostas que têm mais valor para os diretores financeiros. Esta é a ordem de preferência:
Mas o desafio para a área financeira não é tanto aumentar o investimento em tecnologia, mas sim hierarquizar as ferramentas a utilizar (apenas 30% dos projectos tecnológicos acabam por ser concretizados).
Do mesmo modo, os gestores financeiros desconfiam das "iniciativas tecnológicas disruptivas da próxima geração" e dos projectos que envolvem "reimplementação ou migração de ERP". É aqui que entram em jogo as soluções Fintech capazes de se integrar com os sistemas de gestão empresarial.
Neste ponto, lembramos que o Okticket possui integração bidirecional, evolutiva e simples com os principais sistemas ERP, softwares de RH e Business Intelligence do mercado.
Da mesma forma, a solução atende aos requisitos exigidos pelos gestores financeiros. Por um lado, permite poupar muito tempo na gestão das despesas de deslocação. Mais concretamente, 80% em comparação com a revisão manual. Se calcularmos o custo horário de cada colaborador envolvido no processo, o retorno do investimento é quase imediato.
Além disso, o relatório de despesas é muito mais eficiente quando se utiliza uma ferramenta de digitalização, uma vez que são eliminados os erros típicos da gestão manual. E as vantagens de obter dados financeiros exactos, ordenados e em tempo real?
Tudo isto torna muito mais rápido e fácil tomar as decisões estratégicas necessárias para alcançar a rentabilidade do negócio.
Pagar em dólares ou libras e contabilizar em euros complica o cálculo dos custos das viagens de negócios. Saiba como controlar as despesas de viagem em moeda estrangeira.
Planear uma viagem de negócios fora da Europa pode ser um desafio, mas lidar com a contabilidade em moeda estrangeira é ainda mais complicado.
Tem de gerir despesas de viagens profissionais efectuadas noutras moedas que não o euro? Então, provavelmente, está habituado às flutuações das taxas de câmbio.
Pagar em moeda estrangeira e contabilizar em euros torna muito difícil calcular exatamente quanto custou uma viagem. Mesmo que os empregados levem o dinheiro trocado e paguem em numerário.
Como saber ao certo qual a taxa de câmbio a aplicar para converter em euros um recibo ou uma fatura em pesos, libras ou dólares (para dar um exemplo) com data de há vários dias?
Provavelmente já se deparou com este problema em mais do que uma ocasião. E não é possível evitá-lo. O que pode fazer é simplificar o processo. Sabia que um software profissional de gestão de despesas, como o Okticket, pode ajudá-lo? Outra opção a considerar poderia ser os cartões de empresa, como veremos mais adiante.
Algumas empresas optam por cartões de empresa com várias divisas. Apesar de existirem taxas para a sua utilização fora de Portugal, o custo vale a pena, pois permitem controlar as despesas dos seus empregados deslocalizados.
De um modo geral, apresentam um certo número de características comuns:
Idealmente, o cartão que escolher deve oferecer reconciliação automática e integrar-se facilmente no seu ERP ou software de contabilidade.
A alternativa ao pagamento com cartões de empresa é o dinheiro. Neste caso, poupa as comissões cobradas pelo banco pela utilização do cartão fora de Portugal. Mas terá de pagar o custo do câmbio de moeda estrangeira (entre 3% e 5%, consoante o BBVA).
E se tiver de levantar dinheiro numa caixa multibanco, o custo será bastante elevado.
Além disso, se tivermos em conta o que nos dizem os bancos, as condições oferecidas pelos cartões para os pagamentos no estrangeiro são geralmente mais vantajosas do que as dos câmbios.
Como mencionámos há algumas linhas atrás, a melhor forma de controlar as despesas de viagem em moeda estrangeira é utilizar uma ferramenta de digitalização e automatização de notas de despesas.
Okticket, sem ir mais longe, oferece-lhe uma cobertura global. Graças à funcionalidade multi-moeda, pode gerir as despesas em várias moedas.
Como é que funciona? É muito simples. Depois de fotografar o recibo, só tem de selecionar a moeda em que pretende registar a despesa. Se escolher euros, por exemplo, o montante será automaticamente convertido para o equivalente em euros.
Para o efeito, é utilizada como referência a taxa de câmbio oficial do Banco Central Europeu. Neste ponto, convém recordar que é importante que a transação seja efectuada no momento da despesa, para que a taxa de câmbio aplicada corresponda à data do recibo.
Isto simplifica a gestão, o reembolso e a contabilização das despesas de viagem de negócios em moeda estrangeira.
Outra vantagem que o Okticket lhe oferece é a possibilidade de registar as suas despesas em tempo real. Isto é muito importante para evitar erros e para manter a sua contabilidade actualizada.
Ao mesmo tempo, uma aplicação como Okticket facilita a justificação das despesas de viagem de negócios dedutíveis. De acordo com o Regulamento do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares, estas são as seguintes:
Quer começar a otimizar a gestão das despesas em moeda estrangeira nas viagens de negócios? Solicite as informações de que necessita, sem compromisso.
Okticket é a solução tecnológica que melhora o seu dia a dia. Liberte-se de tarefas repetitivas e dedique tempo ao que realmente importa.
Ver funcionalidades