Um investimento de 5,5 mil milhões de euros que irá gerar mais de 550 mil milhões de euros de negócios. Se tomarmos como referência os números fornecidos pela GEBTA para os próximos meses, o investimento em viagens de negócios será mais do que recuperado.

Será assim tão fácil? Seria bom poder dizer que sim, mas a verdade é que uma viagem de negócios bem sucedida e rentável envolve um planeamento detalhado. Desde o planeamento do itinerário à gestão das despesas, todo o processo tem impacto nos resultados.

Quer tirar o máximo partido das despesas com viagens de negócios? Ao longo deste artigo, vamos apresentar estratégias para organizar as viagens de negócios com foco no retorno do investimento.

Dicas para um planeamento eficiente das despesas de viagem de negócios

A seguir aos salários, as despesas de deslocação são a maior despesa das empresas. Daí a importância de as gerir eficazmente.

Por onde começar? Bem, pelo princípio. Ou seja, pelo planeamento da viagem. Não nos vamos alongar muito, porque por esta altura já saberá o impacto de questões tão básicas como ajustar o orçamento às tendências actuais, escolher o fornecedor de acordo com as necessidades de cada viagem ou planear as diferentes viagens tendo em conta os objectivos a atingir.

Trata-se de uma viagem para aumentar o volume de negócios, para visitar clientes, para criar alianças com outras empresas? Desde o itinerário até à duração da viagem, desde a organização da agenda até ao cumprimento do protocolo ou à preparação do material necessário, tudo depende do tipo de viagem a efetuar.

Evitar erros de cálculo que custam dinheiro

Parece simples, mas nas viagens de negócios continuam a cometer-se erros que acabam por causar prejuízos às organizações. Um dos mais comuns é calcular apenas os custos directos, como passagens, hotéis e refeições. Mas há uma série de outras despesas que podem ser ainda maiores.

Já calculou quanto dinheiro lhe custam as despesas acessórias, ou as apólices de seguro, ou o custo do tempo gasto pelos departamentos administrativos a tratar das notas de despesas?

Que papel desempenha a política de despesas de viagem numa empresa?

O que vamos salientar é a importância de todo o trabalho de pré-planeamento estar alinhado com a política de viagens da sua empresa.

Sabia que um programa de viagens bem concebido pode ajudar as empresas a poupar 5-15% do seu orçamento de viagens (fonte: Consultia Business Travel)?

Lembre-se que este documento serve de guia para os viajantes de negócios saberem quanto dinheiro podem gastar, o que podem comprar e como o devem fazer.

Há certos aspectos que têm de ser escritos e claramente explicados se se quiser evitar conflitos.  Os aspectos relacionados com os limites e os métodos de pagamento não devem deixar margem para interpretações livres:

• Quais são os custos reembolsáveis e não reembolsáveis?
• Qual o montante da quilometragem paga
• É paga uma ajuda de custo diária ou existe um limite máximo para as ajudas de custo?
• Os cartões da empresa são fornecidos ou o empregado tem de adiantar o dinheiro do seu bolso?
• Qual é o processo de comunicação, revisão e validação das despesas de viagem?
• Os requisitos a cumprir pelos documentos comprovativos: que dados mínimos devem conter o recibo? O que acontece se um bilhete se perder ou for apagado?
• Qual é o procedimento de reembolso das despesas - são pagas pela empresa? É concedido um subsídio aos trabalhadores? Os trabalhadores têm de adiantar o dinheiro do seu próprio bolso? São oferecidos adiantamentos?

Além disso, a política de despesas de viagem deve definir as directrizes a seguir em caso de incidente durante a viagem (perda de voo, perda de bagagem, doença, etc.).

Automatização para um retorno do investimento em viagens de negócios

Depois do planeamento, vem a fase mais complicada: a gestão das despesas. Controlar, aprovar, processar, contabilizar... Em qualquer ponto deste processo, é fácil cometer erros. Sobretudo quando as tarefas são efectuadas manualmente.

O que acontece se um colaborador exceder os limites de despesas, apresentar o relatório de despesas fora do prazo ou perder os recibos? A melhor forma de otimizar a gestão das despesas de viagem é implementar uma ferramenta específica para digitalizar os recibos em papel e automatizar a contabilidade no seu ERP.

Outra medida muito eficaz consiste em oferecer cartões de empresa aos trabalhadores que viajam. Regra geral, este produto permite-lhe estabelecer limites de utilização.

As vantagens oferecidas pelas aplicações de gestão de despesas profissionais são numerosas. Para as explicar, é melhor dar um exemplo concreto. Eis algumas das vantagens de Okticket.

Okticket: A aplicação que lhe dá o ROI imediato que procura

Funcionários em deslocação, departamento financeiro, RH, TI... Okticket beneficia diferentes áreas da empresa. Mas se nos concentrarmos exclusivamente no retorno do investimento, que é o assunto que nos preocupa, podemos garantir que é praticamente imediato.

Graças ao facto de a nossa aplicação abranger todo o processo de gestão das notas de despesas, o tempo poupado neste processo é de 80% (em comparação com um processo manual). E, como sabe, esta poupança de tempo traduz-se em custos mais baixos.

Fluxo de aprovação personalizado, reconciliação bancária automática, integração com o seu ERP ou sistema de gestão empresarial (também com agências de viagens e serviços de transporte em linha), bloqueio de fraudes internas, cartão inteligente alinhado com a sua política de despesas de viagem... Imagine como seria mais simples o processo de gestão das despesas profissionais se dispusesse de todas estas ajudas.

Quer conhecer em pormenor as poupanças económicas que a utilização da nossa tecnologia implica? Convidamo-lo a ler o artigo "Poupe milhares de euros na gestão das despesas de viagens de negócios com Okticket".

Da microgestão às ferramentas tudo-em-um

E se quiser ir mais longe, pode sempre utilizar ferramentas integradas de ponta a ponta que reúnem todo o processo, desde a reserva online até ao momento em que as despesas de viagem são aprovadas e contabilizadas nos sistemas de gestão da empresa.

Na Okticket, por exemplo, integramo-nos com várias destas soluções. Desta forma, a sua equipa ou funcionários em viagem podem reservar o seu próprio alojamento e transporte.

As empresas exigem uma presença presencial

Antes de terminar, é importante lembrar que o retorno do investimento em viagens de negócios nem sempre tem que se traduzir em dinheiro. Há aspectos igualmente importantes, como a melhoria da imagem da marca, a expansão da rede de potenciais clientes ou a melhoria da relação com os actuais.

O que é que as viagens de negócios podem oferecer que uma videochamada não pode? As respostas são dadas pela Oxford Economics:

• As feiras, congressos e outros eventos presenciais geram até 20% de novos clientes. Isto leva-nos a pensar que uma empresa que não participa em eventos importantes do seu sector pode estar a perder actividades comerciais muito relevantes.
• Quando se realiza uma reunião presencial, 50% dos potenciais clientes tornam-se clientes efectivos. A percentagem desce para 31% quando a interação tem lugar virtualmente.
• 38% dos potenciais clientes iriam para outra empresa se as reuniões deixassem de ser presenciais. Isto significaria uma perda de 37% nas vendas anuai.
• Em termos económicos, estima-se que, por cada euro investido em viagens de negócios, se ganha 12 euros em receitas.

Se pretende maximizar o seu investimento em viagens de negócios, convidamo-lo a solicitar uma demo com os nossos especialistas.

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Em 2024, Portugal está testemunhando uma série de mudanças significativas em seus regulamentos financeiros, visando fortalecer a estabilidade econômica e promover a transparência no setor financeiro. Estas alterações refletem o compromisso do governo em garantir um ambiente financeiro sólido e sustentável para todos os cidadãos e empresas do país.

Com que desenvolvimentos jurídicos, laborais, comerciais e fiscais terão de lidar as empresas e os profissionais? Continue a ler para saber a resposta.

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1. Transparência e Prestação de Contas

Um dos principais focos dos novos regulamentos é aumentar a transparência e a prestação de contas no setor financeiro. Instituições financeiras e empresas serão obrigadas a fornecer informações detalhadas sobre suas operações, garantindo que os consumidores possam tomar decisões informadas e confiar nas organizações com as quais lidam.

2. Proteção ao Consumidor

Houve um reforço significativo nas medidas de proteção ao consumidor. Os regulamentos visam garantir práticas comerciais justas, limitando taxas abusivas e exigindo uma divulgação clara de termos e condições. Além disso, as instituições financeiras serão obrigadas a oferecer produtos e serviços que atendam aos interesses e necessidades reais dos consumidores.

3. Combate à Lavagem de Dinheiro e Financiamento do Terrorismo

Em sintonia com as diretrizes internacionais, os regulamentos financeiros em 2024 enfatizam a intensificação dos esforços para combater a lavagem de dinheiro e o financiamento do terrorismo. As instituições financeiras terão que implementar medidas mais rigorosas de due diligence e monitoramento para detectar e prevenir atividades ilícitas.

4. Inovação e Tecnologia Financeira

Os regulamentos também abordam o crescente papel da inovação e da tecnologia no setor financeiro. Para promover o desenvolvimento sustentável, as fintechs e outras empresas inovadoras receberão orientações claras sobre requisitos regulatórios, garantindo um equilíbrio entre a promoção da inovação e a segurança financeira.

5. Sustentabilidade Financeira

Outra área de destaque nos novos regulamentos é o compromisso com a sustentabilidade financeira. As instituições serão incentivadas a adotar práticas e investimentos socialmente responsáveis, promovendo uma abordagem mais ética e consciente em relação aos impactos ambientais e sociais de suas atividades.

Conclusão:

Os regulamentos financeiros em Portugal em 2024 refletem uma abordagem proativa para fortalecer o setor financeiro, proteger os consumidores e promover práticas éticas. À medida que o país se adapta às mudanças globais, essas medidas buscam equilibrar a inovação com a estabilidade, criando um ambiente financeiro mais seguro e responsável para todos. Cidadãos e empresas devem se familiarizar com essas mudanças para garantir conformidade e participação plena no novo cenário financeiro.

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Está preocupado com o cumprimento da política de despesas, prefere os adiantamentos, mesmo que isso signifique que os colaboradores em mobilidade tenham de pagar em dinheiro, e quer acabar com o incómodo dos reembolsos?

Cada empresa tem necessidades específicas e, consoante essas necessidades, será preferível que os colaboradores paguem as despesas de deslocação de uma forma ou de outra. Daí a importância de escolher uma ferramenta de digitalização de notas de despesas que ofereça flexibilidade nos meios de pagamento utilizados pelos utilizadores.

Numerário, cartões de empresa, cartões de combustível, plataformas de pagamento… Quer conhecer as vantagens e desvantagens dos diferentes métodos de pagamento? Descubra-o neste guia completo.

O que vai encontrar neste documento?

• Uma análise das possibilidades oferecidas pela gestão dos pagamentos em numerário e dos adiantamentos.
  
• As chaves para a reconciliação de cartões bancários.
• A solução para esquecer os reembolsos: conheça o OKTCard, o cartão inteligente da Okticket.
• E muito mais...

Descarregue o guia "Gestão das notas de despesas: a importância da flexibilidade dos métodos de pagamento" e escolha o método que melhor se adapta às suas necessidades.

No mundo empresarial competitivo de hoje, a redução de custos tornou-se essencial para manter a rentabilidade e o crescimento sustentável. Uma área fundamental para o conseguir é a gestão de despesas, e um aliado fundamental neste domínio é o software de gestão de despesas.

Além de simplificar as tarefas administrativas, pode ajudar a sua empresa a otimizar os recursos e a maximizar os lucros.

Neste artigo, exploramos a forma de tirar partido do software de gestão de despesas para poupar custos.

Automatização de processos e controlo de despesas

Uma das principais vantagens da implementação de um software de gestão de despesas empresariais é a automatização de processos. Esta tecnologia inteligente elimina a necessidade de realizar tarefas manuais, como recolher e classificar bilhetes e facturas, libertando tempo e recursos para que se possa concentrar em tarefas mais produtivas.

Ao mesmo tempo, a digitalização e a subsequente automatização garantem que as despesas são registadas de forma atempada e precisa. Tudo isto facilita o controlo em tempo real das finanças da empresa.

Cumprimento de políticas e negociação com fornecedores

O software de gestão de despesas também lhe permite estabelecer políticas claras e precisas relacionadas com as despesas da empresa. As políticas de despesas de viagem, por exemplo, são fundamentais para otimizar o orçamento das viagens de negócios.

Basta configurar as ferramentas para aplicar automaticamente as políticas de despesas para reduzir a possibilidade de os empregados efetuarem despesas não autorizadas ou excessivas.

Ao obter uma visão completa dos padrões de compras e despesas, a empresa pode negociar com os fornecedores de forma muito mais eficaz, garantindo melhores preços e condições.

Análise de relatórios e tomada de decisões informada

Uma das grandes vantagens do software de gestão de despesas é a capacidade de obter relatórios detalhados e análises das despesas da empresa. Estes relatórios de despesas dão-lhe uma visão completa dos fluxos financeiros, facilitando a identificação de áreas a melhorar e de oportunidades de poupança.

Quando se dispõe de dados exactos e em tempo real, a tomada de decisões torna-se mais informada e estratégica, maximizando o desempenho da empresa.

Desprovido de papel e segurança dos dados

A adoção de um software de gestão de despesas implica a digitalização de recibos e documentos, o que leva a uma redução significativa da utilização de papel e dos custos associados ao seu armazenamento.

Neste ponto, é importante salientar que estas ferramentas foram concebidas para garantir a segurança dos dados financeiros da empresa, protegendo a informação confidencial e minimizando os riscos de perda ou fraude.

Concluindo. O software de gestão de despesas é uma ferramenta essencial para qualquer empresa que pretenda poupar custos e otimizar recursos. Ao automatizar processos, controlar despesas, negociar com fornecedores e tomar decisões com base em análises precisas, a sua empresa estará no caminho para uma maior eficiência e rentabilidade.

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A gestão das viagens de negócios não termina com o regresso do colaborador. Uma vez em casa, os pedidos de reembolso de despesas têm de ser processados. Relatório, controlo, aprovação, reembolso... A validação das despesas de viagem é um processo que exige um investimento significativo de tempo por parte de todo o pessoal envolvido.

Se somarmos todas estas horas "desperdiçadas", o custo para a empresa é considerável. O pior de tudo é que se trata de um problema recorrente que tem de ser resolvido em cada deslocação do colaborador e que, muitas vezes, dá origem a conflitos internos.

Automatizar a validação de despesas

Portanto, uma das primeiras ações que os CFOs das empresas devem tomar é aproveitar os benefícios oferecidos pelas ferramentas de automação de despesas profissionais. Com a Okticket, é possível economizar até 80% do tempo em relação ao gerenciamento manual.

Por um lado, a solução possui o motor de reconhecimento mais potente do mercado, capaz de extrair instantaneamente informações de recibos e faturas. Além disso, os viajantes tiram simplesmente uma fotografia do bilhete e enviam a folha de despesas para revisão. Isto evita que tenham de preencher notas de despesas à mão e agrafar os recibos de pagamento acumulados.

No que diz respeito ao departamento administrativo, ter a informação em ordem e poder aceder-lhe no local é uma grande melhoria. Se a isso juntarmos a possibilidade de integrar a aplicação com o software de contabilidade da empresa e de conciliar os movimentos dos cartões de empresa, a poupança de tempo continua a aumentar.

As horas que a sua equipa gasta nesta tarefa podem ser investidas noutros processos de maior valor, que realmente beneficiam a empresa. Ainda acha que este é um investimento que vai demorar muito tempo a amortizar? Convidamo-lo a experimentar a aplicação e verá como obterá um ROI positivo muito mais cedo do que pensa.

Para além das poupanças de custos conseguidas através da validação automática das despesas de viagem, existem os benefícios adicionais que esta oferece. Entre outros: a redução de fraudes e erros, o armazenamento na nuvem, o controlo da política de despesas de viagem ou as informações valiosas fornecidas pela análise inteligente dos dados.

10 medidas eficazes de gestão de despesas

Medidas mais eficazes para tornar a aprovação das despesas tão eficiente quanto possível:

1. Previsão de custos. Se dispuser de ferramentas digitais, pode saber quanto custa, em média, cada tipo de viagem.
2. Delegar funções, muito útil quando a pessoa responsável está doente ou de férias.
3. Definir uma forma concreta de justificar as despesas. Desta forma, evitará a sobrecarga de dados. Os campos básicos de uma folha de despesas são: Nome do fornecedor, conceito da despesa, montante e data. Também é possível acrescentar alguns campos adicionais para obter mais informações. As categorias e os centros de custo atribuídos a cada despesa são muito úteis.
4. Estabelecer um fluxo de aprovação com os níveis pelos quais as despesas devem passar antes da aprovação. Este fluxo pode variar em função da categoria do colaborador ou dos projetos.
5. Definir limites por utilizador, por categoria (alojamento, alimentação, transporte…) ou por destino.
6. Indicar claramente quais as despesas que não são reembolsáveis. Estes dois últimos pontos são mais uma chamada de atenção para a importância de ter uma política de despesas de deslocação.
7. Manter os colaboradores destacados informados sobre o estado dos seus pedidos de reembolso de despesas.
8. O tempo de espera para o reembolso é muitas vezes motivo de preocupação para os colaboradores que tiveram de adiantar dinheiro. Por conseguinte, é aconselhável fixar um prazo máximo para os reembolsos e respeitá-lo.
9. Efetuar auditorias regulares para identificar eventuais anomalias.
10. Se vai utilizar ferramentas digitais, certifique-se de que estas são aprovadas pela Autoridade Tributária.

Controle e reporting ou envolvimento proactivo? Centra-se no aqui y agora ou no futuro? Pensa que as finanças devem trabalhar independientemente ou devem colaborar com outros departamentos?

O papel dos diretores financeiros está a mudar porque as suas competências aumentaram e evoluíram. Para assumirem a liderança da empresa, devem preencher uma série de características diferenciadoras.

Já não basta apenas planear e supervisionar as atividades financeiras da empresa. Os diretores financeiros são obrigados a ter uma visão estratégica de toda a empresa, o que significa estar envolvido em questões como a transformação digital ou as decisões estratégicas da organização.

Nas palavras de Benigno Prieto, Partner da área de Digital Corporate Solutions da KPMG Consulting, "os CFO devem ir além do seu papel tradicional e adotar uma dupla perspetiva: uma que garanta a estabilidade e o controlo da função financeira e outra focada em promover a agilidade e a rentabilidade na inovação empresarial" (fonte: artigo Financiar a inovação: o CFO como investidor de capital de risco).

Ao longo deste guia, analisaremos as qualidades que caracterizam os melhores diretores financeiros da atualidade - continue a ler para descobrir se é um bom diretor financeiro!

O diretor financeiro como líder

Pensa que o controlo das finanças é apenas uma questão de números e relatórios? Os diretores financeiros das principais empresas também são responsáveis pela supervisão do investimento no desenvolvimento digital. Prioridades?

• Soluções de análise avançada de dados para obter informações mais completas que ajudem a fazer previsões mais precisas para aumentar a quota de mercado.
  Inteligência Artificial para melhorar a eficiência
• Blockchain para aumentar a segurança e a funcionalidade das ferramentas financeiras
• Automatização de tarefas e processos para se concentrar em tarefas de maior valor acrescentado
• Migração das TI financeiras para a nuvem
• Atualização das aplicações financeiras
• Implementação de um novo software de automatização e digitalização de despesas comerciais que se integra com o seu ERP, sistemas de gestão ou sistemas de BI.

Pensa que a gestão de talentos é uma questão de Recursos Humanos? Estar rodeado da melhor equipa e saber liderá-la é fundamental para alcançar os melhores resultados. O CFO deve também ter inteligência emocional e valorizar as competências pessoais dos colaboradores.

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Para além de afetar capital para fazer face à inovação tecnológica da empresa, os melhores são os que investem na atração de talentos tecnológicos e na formação dos colaboradores para adquirirem competências analíticas.

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Devem também ser capazes de incentivar a colaboração entre os departamentos financeiros e outros departamentos.

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A capacidade de desenvolver parcerias com as partes interessadas é outra das qualidades exigidas aos diretores financeiros de hoje.

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• Análise das qualidades que caracterizam os melhores diretores financeiros da atualidade
• Teste de autoavaliação baseado em competências
• As melhores ferramentas Fintech para a automatização de processos financeiros
• E muito mais