Estratégias para maximizar o investimento em viagens de negócios: planear a otimização dos recursos

Um investimento de 5,5 mil milhões de euros que irá gerar mais de 550 mil milhões de euros de negócios. Se tomarmos como referência os números fornecidos pela GEBTA para os próximos meses, o investimento em viagens de negócios será mais do que recuperado.

Será assim tão fácil? Seria bom poder dizer que sim, mas a verdade é que uma viagem de negócios bem sucedida e rentável envolve um planeamento detalhado. Desde o planeamento do itinerário à gestão das despesas, todo o processo tem impacto nos resultados.

Quer tirar o máximo partido das despesas com viagens de negócios? Ao longo deste artigo, vamos apresentar estratégias para organizar as viagens de negócios com foco no retorno do investimento.

Dicas para um planeamento eficiente das despesas de viagem de negócios

A seguir aos salários, as despesas de deslocação são a maior despesa das empresas. Daí a importância de as gerir eficazmente.

Por onde começar? Bem, pelo princípio. Ou seja, pelo planeamento da viagem. Não nos vamos alongar muito, porque por esta altura já saberá o impacto de questões tão básicas como ajustar o orçamento às tendências actuais, escolher o fornecedor de acordo com as necessidades de cada viagem ou planear as diferentes viagens tendo em conta os objectivos a atingir.

Trata-se de uma viagem para aumentar o volume de negócios, para visitar clientes, para criar alianças com outras empresas? Desde o itinerário até à duração da viagem, desde a organização da agenda até ao cumprimento do protocolo ou à preparação do material necessário, tudo depende do tipo de viagem a efetuar.

Evitar erros de cálculo que custam dinheiro

Parece simples, mas nas viagens de negócios continuam a cometer-se erros que acabam por causar prejuízos às organizações. Um dos mais comuns é calcular apenas os custos directos, como passagens, hotéis e refeições. Mas há uma série de outras despesas que podem ser ainda maiores.

Já calculou quanto dinheiro lhe custam as despesas acessórias, ou as apólices de seguro, ou o custo do tempo gasto pelos departamentos administrativos a tratar das notas de despesas?

Que papel desempenha a política de despesas de viagem numa empresa?

O que vamos salientar é a importância de todo o trabalho de pré-planeamento estar alinhado com a política de viagens da sua empresa.

Sabia que um programa de viagens bem concebido pode ajudar as empresas a poupar 5-15% do seu orçamento de viagens (fonte: Consultia Business Travel)?

Lembre-se que este documento serve de guia para os viajantes de negócios saberem quanto dinheiro podem gastar, o que podem comprar e como o devem fazer.

Há certos aspectos que têm de ser escritos e claramente explicados se se quiser evitar conflitos.  Os aspectos relacionados com os limites e os métodos de pagamento não devem deixar margem para interpretações livres:

• Quais são os custos reembolsáveis e não reembolsáveis?
• Qual o montante da quilometragem paga
• É paga uma ajuda de custo diária ou existe um limite máximo para as ajudas de custo?
• Os cartões da empresa são fornecidos ou o empregado tem de adiantar o dinheiro do seu bolso?
• Qual é o processo de comunicação, revisão e validação das despesas de viagem?
• Os requisitos a cumprir pelos documentos comprovativos: que dados mínimos devem conter o recibo? O que acontece se um bilhete se perder ou for apagado?
• Qual é o procedimento de reembolso das despesas - são pagas pela empresa? É concedido um subsídio aos trabalhadores? Os trabalhadores têm de adiantar o dinheiro do seu próprio bolso? São oferecidos adiantamentos?

Além disso, a política de despesas de viagem deve definir as directrizes a seguir em caso de incidente durante a viagem (perda de voo, perda de bagagem, doença, etc.).

Automatização para um retorno do investimento em viagens de negócios

Depois do planeamento, vem a fase mais complicada: a gestão das despesas. Controlar, aprovar, processar, contabilizar... Em qualquer ponto deste processo, é fácil cometer erros. Sobretudo quando as tarefas são efectuadas manualmente.

O que acontece se um colaborador exceder os limites de despesas, apresentar o relatório de despesas fora do prazo ou perder os recibos? A melhor forma de otimizar a gestão das despesas de viagem é implementar uma ferramenta específica para digitalizar os recibos em papel e automatizar a contabilidade no seu ERP.

Outra medida muito eficaz consiste em oferecer cartões de empresa aos trabalhadores que viajam. Regra geral, este produto permite-lhe estabelecer limites de utilização.

As vantagens oferecidas pelas aplicações de gestão de despesas profissionais são numerosas. Para as explicar, é melhor dar um exemplo concreto. Eis algumas das vantagens de Okticket.

Okticket: A aplicação que lhe dá o ROI imediato que procura

Funcionários em deslocação, departamento financeiro, RH, TI... Okticket beneficia diferentes áreas da empresa. Mas se nos concentrarmos exclusivamente no retorno do investimento, que é o assunto que nos preocupa, podemos garantir que é praticamente imediato.

Graças ao facto de a nossa aplicação abranger todo o processo de gestão das notas de despesas, o tempo poupado neste processo é de 80% (em comparação com um processo manual). E, como sabe, esta poupança de tempo traduz-se em custos mais baixos.

Fluxo de aprovação personalizado, reconciliação bancária automática, integração com o seu ERP ou sistema de gestão empresarial (também com agências de viagens e serviços de transporte em linha), bloqueio de fraudes internas, cartão inteligente alinhado com a sua política de despesas de viagem... Imagine como seria mais simples o processo de gestão das despesas profissionais se dispusesse de todas estas ajudas.

Quer conhecer em pormenor as poupanças económicas que a utilização da nossa tecnologia implica? Convidamo-lo a ler o artigo "Poupe milhares de euros na gestão das despesas de viagens de negócios com Okticket".

Da microgestão às ferramentas tudo-em-um

E se quiser ir mais longe, pode sempre utilizar ferramentas integradas de ponta a ponta que reúnem todo o processo, desde a reserva online até ao momento em que as despesas de viagem são aprovadas e contabilizadas nos sistemas de gestão da empresa.

Na Okticket, por exemplo, integramo-nos com várias destas soluções. Desta forma, a sua equipa ou funcionários em viagem podem reservar o seu próprio alojamento e transporte.

As empresas exigem uma presença presencial

Antes de terminar, é importante lembrar que o retorno do investimento em viagens de negócios nem sempre tem que se traduzir em dinheiro. Há aspectos igualmente importantes, como a melhoria da imagem da marca, a expansão da rede de potenciais clientes ou a melhoria da relação com os actuais.

O que é que as viagens de negócios podem oferecer que uma videochamada não pode? As respostas são dadas pela Oxford Economics:

• As feiras, congressos e outros eventos presenciais geram até 20% de novos clientes. Isto leva-nos a pensar que uma empresa que não participa em eventos importantes do seu sector pode estar a perder actividades comerciais muito relevantes.
• Quando se realiza uma reunião presencial, 50% dos potenciais clientes tornam-se clientes efectivos. A percentagem desce para 31% quando a interação tem lugar virtualmente.
• 38% dos potenciais clientes iriam para outra empresa se as reuniões deixassem de ser presenciais. Isto significaria uma perda de 37% nas vendas anuai.
• Em termos económicos, estima-se que, por cada euro investido em viagens de negócios, se ganha 12 euros em receitas.

Se pretende maximizar o seu investimento em viagens de negócios, convidamo-lo a solicitar uma demo com os nossos especialistas.

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