Poupe milhares de euros na gestão de despesas de viagens de negócios com Okticket

60 minutos para preencher uma folha de despesas,20 minutos para a rever e validar, e 18 minutos para corrigir erros. Se tivermos em conta um custo médio de 20 euros por hora de trabalho, este tempo de gestão das notas de despesas custará à empresa mais de 32 euros.

Agora multiplique esse valor por cada uma das pessoas envolvidas no processo ao longo do ano. Acrescente ainda os custos relacionados com o papel (arquivo, fotocópias, correio, etc.), a gestão contabilística e a fraude interna.

 Já calculou quanto custa à sua empresa a gestão manual das notas de despesas? Nós sim, e os números não o deixarão certamente indiferente. Vamos fazer uma estimativa tomando como referência uma empresa com 1 validador e 20 empregados que reportam uma média de 5 folhas de despesas por mês:

• Custo salarial dos empregados que passam as despesas: Como mencionado acima, são necessários 60 minutos para preencher cada folha de despesas. Como existem 5 folhas, no final do mês o processo demora um total de 100 horas (20 funcionários x 5 folhas). Se multiplicarmos este valor por uma média de 20 euros/hora, o custo mensal ascende a 2.000 euros.
• Custos resultantes de irregularidades nas despesas de deslocação: 500 euros por mês, em média.
• Custos adicionais relacionados com o papel: em média, cerca de 300 euros por mês.

Portanto, cada mês que não melhora o processo custa à sua organização quase 3.500 euros.

E não adicionamos a estes custos as despesas derivadas do tempo que demora a corrigir uma nota de despesa com erros (18 minutos por cada uma) ou o tempo que demora a efetuar a reconciliação bancária ou a gestão contabilística.

Descubra o ROI da gestão de despesas de viagens de negócios com Okticket

É verdade que uma ferramenta de digitalização e controle de despesas de viagens profissionais como Okticket tem um custo se você quiser usar as funcionalidades mais avançadas (solicite uma demonstração para que possamos fazer uma proposta adaptada às suas necessidades), mas a economia de tempo em comparação com a gestão manual é de 80%. Portanto, o ROI é quase imediato.

Okticket: Como funciona

Neste ponto, é importante lembrar que Okticket é a solução Fintech mais rápida e poderosa para a digitalização das despesas de viagens profissionais.

A aplicação foi concebida para otimizar e cobrir todo o processo de gestão de notas de despesas, desde o momento em que o pagamento é efectuado, até aos processos de validação, controlo de despesas de viagem e integração com o ERP da empresa.

A aplicação funciona de uma forma muito simples. O utilizador tira uma fotografia do bilhete a partir da aplicação e o motor de reconhecimento extrai as principais informações. Todas as informações sobre as despesas são armazenadas em ordem e acessíveis aos administradores a qualquer momento.

Quer conhecer todas as vantagens de Okticket para a gestão das despesas da sua empresa? Deixe-nos os seus dados e a nossa equipa entrará em contato consigo.