Como automatizar a contabilização de faturas e recibos para aumentar a produtividade

Será que a contabilização de faturas é um processo que consome mais tempo do que deveria? Todos os anos, as empresas perdem centenas de horas na gestão manual de despesas profissionais.

Um método ultrapassado que gera outros problemas, como erros, falta de visibilidade, perda de controle sobre os gastos e dificuldades na conciliação contábil.

Com o mercado avançando tão rapidamente, essa ineficiência pode sair muito cara. Talvez seja hora de transformar esse processo numa vantagem competitiva.

A chave está na automação, especialmente com a aplicação de Inteligência Artificial na contabilização de faturas e recibos.

Controlo de custos e automação inteligente: uma prioridade para os CFOs

Os CFOs com visão estratégica já entendem a necessidade de integrar essa tecnologia no dia a dia. Quatro em cada dez diretores financeiros de empresas espanholas já utilizam ferramentas de Inteligência Artificial (IA) na sua gestão diária, e outros 25% estão em processo de implementação, segundo um recente relatório da Grant Thornton.

O estudo também aponta que, no topo das prioridades para "modernização operacional e garantia da competitividade", está o aumento do investimento em digitalização e tecnologia. Essa tendência reforça a importância de ferramentas especializadas na automação da gestão e contabilização de despesas corporativas.

Em Portugal, o relatório da consultora Strand Partners, encomendado pela Amazon Web Services (AWS), aponta que 57% das empresas portuguesas utilizam pelo menos uma ferramenta de inteligência artificial, refletindo uma adoção crescente desta tecnologia no ambiente empresarial português.

Contabilização automática de faturas: o papel do OCR com Inteligência Artificial

Os métodos de contabilização de faturas e recibos variam conforme a legislação contábil de cada país e o sistema de gestão da empresa. Para escolher o mais adequado, é essencial considerar fatores como volume de faturas, necessidade de automação, conformidade regulatória e integração com outros sistemas financeiros.

A solução ideal combina digitalização, inteligência artificial e automação. Ferramentas avançadas como a Okticket utilizam IA para capturar automaticamente os dados das faturas e recibos, categorizá-los e contabilizá-los conforme a legislação vigente.

Da captura de despesas à contabilidade: automação em 5 etapas

A integração de um OCR inteligente (Reconhecimento Óptico de Caracteres) com sistemas contábeis permite a automação da contabilização de faturas e recibos em cinco passos:

1. Captura automática de recibos e faturas por fotos de dispositivos móveis, integração com fornecedores de faturas eletrônicas ou digitalização de PDFs.
2. Extração de dados relevantes: fornecedor, data de emissão, valor total, impostos, número da fatura, etc.
3. Validação automática para detectar erros e evitar registros incorretos.
4. Classificação contábil automática conforme o plano de contas da empresa.
5. Transferência automática dos dados ao ERP ou sistema de gestão contábil.

A combinação de OCR inteligente e contabilização automatizada transforma a gestão financeira empresarial.

Automatização da contabilização de faturas passo a passo

Embora a automação traga eficiência financeira, o sucesso depende da implementação correta:

1. Definir desafios e objetivos da empresa (reduzir tempo, melhorar rastreabilidade de despesas, etc.).
2. Escolher um software de automação com OCR inteligente, conciliação automática e integração contábil.
3. Treinar os colaboradores para utilizar ferramentas de digitalização de faturas.
4. Estabelecer regras contábeis conforme a política da empresa.
5. Configurar fluxos de aprovação para garantir conformidade.
6. Realizar testes antes da implementação definitiva.
7. Monitorar métricas-chave como tempo de processamento e redução de erros.

Vantagens da IA da Okticket na automação contábil

Okticket permite capturar, validar e contabilizar documentos em segundos, integrando-se a sistemas contábeis como Sage, SAP, Microsoft e Odoo. Os benefícios incluem:

• Reconhecimento automático de dados como data, valor e impostos.
• Extração inteligente com suporte para diferentes idiomas e moedas.
• Integração bidirecional com ERPs.
• Minimização de erros e duplicidades.
• Registro digital acessível a qualquer momento.
• Economia de tempo: redução de 80% no trabalho administrativo.
• Contabilização em tempo real.
• Rastreabilidade total das despesas.
• Conformidade com a legislação fiscal vigente.
• Impacto financeiro positivo.

O ROI da automação: Redução de custos e ganho de eficiência

Empresas que implementaram soluções de automação economizam, em média, €5 por fatura processada automaticamente (fonte: Aberdeen Group). A economia de tempo e a redução de erros resultam em um retorno do investimento quase imediato.

Conclusão: Contabilidade automatizada como vantagem competitiva

Automatizar a contabilização de faturas é uma decisão estratégica para empresas que buscam crescimento sem desperdício de tempo em tarefas repetitivas.

A sua empresa ainda contabiliza recibos manualmente? Descubra como a automação pode transformar sua gestão contábil.

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