Qual é a diferença entre ajudas de custo e despesas de deslocação?

Sabe como a gestão adequada dos custos de viagens corporativas pode impactar a saúde financeira da sua empresa?

Para isso, é essencial ter um entendimento claro de todos os conceitos, como a diferença entre ajudas de custo e despesas de viagem.

Em Portugal, esses termos são frequentemente confundidos, mas, na realidade, têm implicações contábeis, legais e fiscais muito distintas. E é justamente aí que podem surgir desequilíbrios na contabilidade.

Sabe por que é importante distinguir entre ajudas de custo e despesas de viagem de negócios? Aqui estão alguns motivos:

• Clasificação correta dos custos, permitindo uma gestão financeira mais eficaz.
• Compreensão das implicações fiscais, que ajuda a maximizar as deduções tributárias ou minimizar as cargas fiscais, conforme o caso.
• Facilidade na criação de políticas claras para o reembolso de despesas de viagem.

O que são ajudas de custo e despesas de viagem? Quais as diferenças entre elas e como geri-las corretamente? Esperamos que este artigo ajude a esclarecer essas dúvidas e evitar confusões.

Diferenças entre ajudas de custo e despesas de viagem: Definição e características

Definição, natureza, montante, tratamento fiscal, limites, justificação... Para compreender melhor as diferenças entre os subsídios de trabalho e as despesas de deslocação em serviço, convém analisar as particularidades de cada um.

O que são ajudas de custo e o que elas cobrem?

‍Conhecidas também como "diárias", as ajudas de custo são valores fixos pagos pelas empresas aos seus funcionários para cobrir despesas menores durante deslocações profissionais, como alimentação ou transporte local.

A legislação portuguesa reconhece as ajudas de custo como um direito laboral. Normalmente, os valores pagos são fixos (de acordo com as políticas internas da empresa), disponibilizados antes da viagem e não exigem a apresentação de comprovativos de despesa.

No entanto, é importante destacar que a Autoridade Tributária pode solicitar comprovantes para garantir que esses valores não estão sendo utilizados para evitar encargos salariais.

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Vantagens:

• Reduzem significativamente a carga administrativa.
• Os colaboradores não precisam antecipar dinheiro nem guardar recibos para despesas pequenas.

Desvantagens:

• É necessário um controlo rigoroso para evitar desequilíbrios no fluxo de caixa e custos inesperados.

O que são despesas de viagem corporativas?

‍As despesas de viagem referem-se aos custos diretamente relacionados com deslocações a trabalho. Estes custos incluem, entre outros:

• Alojamento
• Refeições em restaurantes
• Transporte entre origem e destino (bilhete de avião, por exemplo)
• Aluguer de veículos
• Portagens, combustíveis, quilometragem e estacionamento
• Ajudas de custo próprias

Ao contrário das ajudas de custo, os valores das despesas de viagem variam conforme a necessidade de cada deslocação e é obrigatório justificar os gastos com faturas ou recibos.

Resumindo: Todas as ajudas de custo fazem parte das despesas de viagem, mas nem todas as despesas de viagem são ajudas de custo.

Vantagens:

• Permitem um maior controlo financeiro sobre os custos de deslocação.

Desvantagens:

• Aumentam a carga administrativa dos departamentos financeiros.
• Os funcionários devem guardar todos os comprovativos para posterior reembolso.

Implicações fiscais e legais das viagens de trabalho

‍Tanto as ajudas de custo como as despesas de viagem podem estar isentas de impostos, desde que respeitem os limites estabelecidos pela Autoridade Tributária portuguesa.

Transporte

Existe um limite máximo de reembolso com isenção fiscal, definido por legislação específica (Decreto-Lei n.º 106/98 de 24 de abril, Portaria n.º 1553-D/2008 de 31 de dezembro e o artigo 4.º, n.º 4 do Decreto-Lei n.º 137/2010 de 28 de dezembro).

Valores de referência:

• Veículo próprio: 0,40€/km.
• Transportes públicos: 62,75€/dia para deslocações dentro de Portugal e 89,35€/dia para deslocações internacionais.

Em regra, esses subsídios não fazem parte da remuneração regular. No entanto, se o trabalhador realizar deslocações frequentes, essa informação deve constar no contrato. Qualquer valor que ultrapasse as despesas normais (como o uso de transportes públicos) pode ser considerado remuneração tributável.

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Subsídio de refeição/alimentação

O subsídio de refeição é um benefício social opcional para compensar os custos diários com alimentação. Com base nos valores aplicados à função pública, os limites de isenção de IRS são:

• 6€/dia, se pago em dinheiro.
• 9,60€/dia, se pago em cartão ou vale-refeição.

Alojamento

• Dentro de Portugal: O limite máximo é de 69,19€, dependendo da função do trabalhador.
• Fora de Portugal: O montante sobe para 100,24€.

As empresas podem pagar valores superiores, mas qualquer quantia que exceda os limites legais será considerada parte do rendimento coletável do colaborador. Se o montante ultrapassar o limite, deverá ser declarado no IRS e classificado como rendimento da categoria A.

Gestão eficiente das ajudas de custo e despesas de viagem

‍Para justificar as despesas de deslocação, existem duas opções:

1. Registar manualmente as folhas de despesas e guardar todos os recibos em papel. No entanto, esta abordagem aumenta o risco de erros, perdas de comprovativos e penalizações fiscais.
2. Implemente uma solução profissional de digitalização e automatização da gestão de despesas de viagem que simplifique o processo, bloqueie a fraude interna e garanta a conformidade fiscal e regulamentar.

Qual dessas opções parece mais eficiente para a sua empresa? A otimização será ainda maior se houver a combinação certa entre tecnologia e estratégia.

Dicas de um especialista:

• ‍‍Defina uma política de despesas clara e informe os colaboradores.
• Utilize soluções tecnológicas avançadas.
• Escolha uma ferramenta de gestão de despesas que se integre com o seu ERP, como faz a Okticket.
• Ajuste os limites de gastos confirme os preços de mercado.
• Analise os dados de despesas para otimizar o orçamento de viagens.
• Realize auditorias internas regularmente.
• Estabeleça uma comunicação eficiente entre viajantes, gestores e o departamento financeiro.

Conclusão

‍Compreender as diferenças entre ajudas de custo e despesas de viagem é essencial para uma gestão financeira eficaz dentro das empresas

Isto melhora a contabilidade, assegura conformidade fiscal e permite um planeamento financeiro mais estratégico.

Está pronto para otimizar a gestão das suas despesas de viagem? Entre em contato com os nossos especialistas e transforme sua abordagem financeira!

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