"O que não pode ser medido, não pode ser controlado. E o que não se pode controlar, não se pode gerir". A reflexão de Carles Bascuñana, CFO da Experis Espanha, resume em poucas palavras a importância da análise de dados para os diretores financeiros.

Juntamente com a necessidade de ter uma visão global do negócio e a proximidade com outras áreas da organização, constituem os três pilares fundamentais para acrescentar valor à empresa.

Esta é uma das conclusões da 5ª edição do Congresso Internacional de CFO, organizado pela APD. Mais concretamente, da mesa redonda "Processos e tecnologia: A procura de eficiência e rentabilidade", moderada pelo CEO da Okticket, Iván Rodríguez, e que contou com a participação do próprio Bascuñana e de Xisco Sedano, CFO da W2M (Grupo Iberostar) como oradores.

A importância de valorizar o dado

Se houve uma coisa que foi discutida durante os dois dias do congresso, foi o valor dos dados. O ideal para evitar a formação de silos seria que todos os departamentos entendessem para onde a organização está a ir, que falassem os mesmos dados.

A Experis España já pôs isto em prática. Fazem também uma distinção entre a gestão financeira da empresa e a gestão operacional. Compreendem a necessidade de esta última estar próxima da atividade "para obter uma visão de 360 graus e ser assim eficaz".

Para gerir estes dados valiosos, as ferramentas de melhoria de processos são a melhor forma de o ajudar. E os primeiros a acolher a sua implementação são os próprios empregados. "Estão gratos, porque podem dedicar mais tempo à gestão de dados, ao planeamento, à criação, à aplicação de valor acrescentado, deixar de mover papéis e dedicar-se a outras atividades que lhes trazem mais valor e às empresas", disse Xisco Sedano neste sentido.

Daí a importância de a solução implementada ser ágil. Caso contrário, "vai levar a uma perda de tempo da equipa". Para explicar as vantagens de digitalizar e automatizar as despesas comerciais, o diretor financeiro da Experis Espanha deu como exemplo o caso de utilização do Okticket.

"Uma aplicação como o Okticket, que é rápida, o que é que vai fazer? Que o comercial, em vez de gastar um minuto numa aplicação, vai gastar 20 segundos noutra. Se somarmos todo esse tempo…". Da mesma forma, os departamentos de Back Office e Middle Office que recebem os bilhetes podem utilizar os recursos poupados "para melhorar as margens ou para apoiar o departamento de Marketing na expansão do portefólio".

Para além de evitar erros e poupar trabalho, soluções como o Okticket ajudam as organizações a cumprir as suas políticas de sustentabilidade, começando por uma redução significativa da utilização de papel.

O CFO como 'Business Partner'

Além disso, para que o diretor financeiro compreenda os dados e faça previsões para o futuro, deve trabalhar em estreita colaboração com o diretor executivo e interagir com departamentos-chave como as vendas, as operações, as finanças, os RH e o marketing.

Nesta altura, é importante salientar a importância do papel do parceiro comercial. Não é necessário recordar como seria difícil fazer previsões se o diretor financeiro não estivesse interessado no pipeline da equipa de vendas, por exemplo.

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No dia 16 de março, recebemos o prémio de melhor "Empreendedorismo, empresa empreendedora" nos Prémios Nacionais de Engenharia Informática atribuídos pelo Conselho Geral das Associações Profissionais de Engenharia Informática em Espanha.

A gala, realizada na sede da Real Academia de Engenharia de Madrid, reuniu os profissionais, empresas e instituições mais destacados do sector.

A escolha do Okticket como vencedor desta primeira edição baseou-se na "implementação da aplicação que permite a gestão de recibos e facturas, optimizando o trabalho das empresas e dos particulares e reduzindo os gastos em papel".

A pessoa encarregada de receber o prémio em nome da Okticket foi o nosso CTO, Eduardo Vázquez.

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A GALA, EM IMAGENS

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A curva da recuperação das viagens de negócios está a subir e descer dependendo da fonte de informação que surge. O níveis pre-pandémicos podem ainda não ter sido atingidos, mas os sinais de melhoria a nível global são claros.

O Inquérito do primeiro trimeste de 2023 sobre a Perspectiva de Viagens de Negócios divulgada pela Global Business Travel Association (GBTA) aponta para um crescimento das viagens de negócios para os próximos meses.

Dos 600 profissionais inquiridos, 78% afirmam que as suas empresas esperam mais viagens de negócios do que em 2022. Os fornecedores também esperam que as despesas empresariais dos seus clientes aumentem em comparação com o ano passado. Quase 9 em cada 10 esperam isso. Este valor é 10 pontos melhor do que o do inquérito anterior, publicado em outubro de 2022.

O aumento do número de viagens e do montante a investir dependerá da atividade exercida pela empresa.

Que sectores vão suportar esta responsabilidade? Os financeiros e seguros, seguidos de serviços profissionais e consultoria. Software, Hardware e IT estão em terceiro lugar.

Quais são as razões das deslocações? Não há muitas surpresas neste domínio. Reuniões com clientes atuais ou potenciais, reuniões internas com colegas, conferências, feiras comerciais e eventos do sector são as principais razões.

De facto, as previsões do sector apontam para um aumento do peso da MICE. Se as despesas representam atualmente 20% do total, dentro de alguns anos atingirão 30%. (Fonte: Braintrust).

MAIS INVESTIMENTO PARA DIGITALIZAR AS VIAGENS DE NEGÓCIOS

Esta recuperação das viagens de negócios em 2023 ocorrerá apesar da ameaça atual de uma possível recessão económica e da incerteza que ainda rodeia o maior mercado mundial de viagens de negócios: a China.

É igualmente importante notar que o relatório é otimista quanto à recuperação para os níveis anteriores à pandemia. Embora seja verdade que ainda não estamos a 100%, as reservas já estão a 67% para as viagens de negócios domésticas (as despesas estão a 68%). Este valor é 4% superior aos dados recolhidos na última edição deste inquérito (outubro de 2022).

Até 2025, o volume do mercado de viagens corporativas em Espanha deverá atingir 15,2 mil milhões de euros por ano, em comparação com os 12,5 mil milhões de euros registados em 2018.  O cenário mais otimista colocaria o mercado em pouco mais de 15,6 mil milhões de euros, um aumento de 25%. (Fonte: GEBTA).

Quanto às viagens internacionais, convém recordar que, há um ano, estavam praticamente paradas. Em contrapartida, as despesas voltaram a atingir 58%.

Com base nestes números, os fornecedores de viagens esperam poder aumentar a sua força de trabalho até 2023. As empresas também afirmam que terão mais trabalhadores a viajar. Algumas afirmam mesmo que o número será superior ao registado em 2019.

Isto significa aumentar o orçamento para os programas de viagens. E isso inclui o investimento em tecnologia. A este respeito, é interessante notar que relatórios recentes apontam para a necessidade de digitalizar a gestão das despesas de viagens de negócios como um passo essencial para as empresas implementarem políticas de viagens mais responsáveis.

Uma coisa que parece ter vindo para ficar a longo prazo é um processo de aprovação mais rigoroso. O que inicialmente se destinava a gerir o risco é agora também utilizado para controlar os custos ou para facilitar a escolha de práticas de deslocação mais sustentáveis.

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As viagens de negócios responsáveis passam pela digitalização dos relatórios de despesas. Numa altura em que a sustentabilidade aplicada às viagens de negócios é um dos principais desafios do sector, as acções que visam cuidar do ambiente assumem especial relevância.

Com o objetivo de ajudar as empresas a conceberem "uma política de viagens mais responsável e sustentável, com enfoque no ambiente, na consciência social e na boa governação empresarial", a plataforma Forum Business Travel acaba de publicar um guia prático.

El texto aporta las pautas para abordar este desafío “con indicadores y acciones concretas antes, durante y después del viaje”. Y precisamente, uno de los indicadores de gestión que miden el compromiso de las organizaciones con la sostenibilidad es la digitalización de las notas de gastos de viaje profesionales.

Neste ponto, é importante lembrar que se calcula que um quilo de papel, o equivalente a 200 folhas DIN A-4 de 80gr/m2, produz a emissão de 3 kg de CO2.

(Fonte: OVACEN).

Quer saber quantas emissões a sua organização gera através da utilização de papel? Existem calculadoras em linha para o efeito, como esta da STEINBEIS Paper.

Preferência por hotéis e meios de transporte mais sustentáveis

O guia, desenvolvido em colaboração com a empresa de consultoria Genéthico, pretende ser um manual para as empresas darem passos em direção aos objetivos da Agenda 2030 para o Desenvolvimento Sustentável, um compromisso das Nações Unidas assinado por 193 países, incluindo a Portugal.

Para aumentar a sensibilização, os autores recordam que o sector das viagens e do turismo é responsável por 8% das emissões globais de CO2.

Do lado positivo, as organizações estão a tornar-se cada vez mais conscientes. O inquérito revelou que 88% das empresas estão a considerar medidas a curto prazo para reduzir o impacto ambiental das suas viagens de negócios.

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As preferências dos viajantes começam a mudar para hotéis com rótulos ecológicos e meios de transporte mais sustentáveis, como os carros elétricos. Os cartões de pagamento virtuais também estão a ganhar peso.

Áreas de ação

São identificadas seis áreas de ação no Business Travel “contribuir para um mundo mais sustentável e mais seguro para todos”:

1. Descarbonização do sector do turismo.
2. Mobilização de toda a cadeia de valor.
3. Elaboração de relatórios.
4. Criação de políticas de viagens sustentáveis.
5. Formação dos empregados.
6. Reduzir o impacto negativo das viagens ou, em qualquer caso, compensá-lo.

"Entre as ações que as empresas podem considerar estão a redução da resistência à mudança, tornando os funcionários prescritores dos valores da empresa, reforçando as ligações entre os diferentes departamentos e propondo medidas de forma transparente e honesta", explica Natalia Ros, sócia fundadora do Forum Business Travel.

Para Óscar García, sócio fundador do Forum Business Travel, as medidas "são muitas e variadas, desde avaliar quantas pessoas devem viajar ou dar prioridade aos voos diretos, até optar por restaurantes com produtos 0 Km, utilizar novas tecnologias para reduzir a utilização de papel ou analisar o impacto das viagens para detetar as práticas menos sustentáveis".

As chaves para as viagens de negócios sustentáveis

Se quiser empenhar-se em viagens de negócios sustentáveis, tem de começar a aplicar medidas antes de viajar. Eis algumas medidas que pode tomar:

• Avaliar o número de pessoas a deslocar.
• Avaliar a duração ótima da viagem.
• Concentração nos meios de transporte que utilizam biocombustíveis.
• Dar prioridade aos voos sem escalas.
• Trabalhar com fornecedores sustentáveis certificados.

Durante a viagem, o ideal seria utilizar os transportes públicos, informar o hotel de que não é necessário mudar as toalhas diariamente, dar prioridade a restaurantes que ofereçam produtos zero-quilómetros, utilizar cartões de pagamento virtuais ou solicitar um comprovativo de pagamento em formato eletrónico.

E depois da viagem? Uma das medidas mais eficazes é a gestão das despesas de deslocação dos colaboradores através de ferramentas digitais como a Okticket. Calcular o ROI da viagem, medir o impacto ou compensar o CO2 emitido são outras ações recomendadas pelos especialistas.

Para além de seguir uma estratégia, o guia sublinha a importância de a comunicar externamente, a fim de melhorar a reputação da marca e, consequentemente, aceder a novos mercados e contribuir para o crescimento da empresa.

Pronto para perder a papelada na gestão das notas de despesas? Se quiser conhecer todas as vantagens da nossa solução, solicite uma reunião com os nossos especialistas

"O que não é definido não pode ser medido. O que não é medido não pode ser melhorado. O que não é melhorado é sempre degradado". (Lord Kelvin)

Ver dados históricos, filtrar por tipo de despesa, por montante, por funcionário, por data... Quanto tempo demora atualmente a efetuar uma análise eficaz das despesas de viagem?

Primeiro, é necessário recolher as notas de despesas, depois introduzir as informações manualmente no Excel e, em seguida, procurar os dados que realmente interessam.

Sabia que, com um painel de controlo digitalizado, registar, organizar e filtrar informações demoraria apenas alguns minutos?

A partir deste momento, a análise das despesas da empresa será muito mais rápida e fácil.

Vantagens de ter um dashboard automatizado

Já imaginou ter um dashboard onde tem um histórico de todos os dados de recibos e faturas automaticamente organizados e prontos a serem analisados? E que essa informação é real e constantemente atualizada?

As vantagens dos painéis de controlo automatizados são inúmeras:

• Otimizar os orçamentos de viagens das empresas.
• Controlar eficazmente as políticas de despesas de viagem.
• Identificar tendências e fazer previsões.
• Reconhecer rapidamente comportamentos de despesa inadequados.
• Não é necessário esperar pelos relatórios. Com um painel de controlo automatizado, obtém informações em tempo real sobre quando uma despesa foi efetuada, onde, por quem e por que montante.
• Facilitam a elaboração de relatórios com dados actualizados.

Em suma, os paneis trazem uma melhoria considerável na tomada de decisões estratégicas de negócio, com conclusões mais ágeis e inteligentes e uma maior probabilidade de sucesso.

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8 características de um dashboard de despesas profissionais

Para que um painel de controlo contabilístico seja verdadeiramente eficaz, deve ter uma série de características, tais como:

1. Deve ser possível atualizar os dados de uma forma ágil. Ou melhor ainda, automaticamente.
2. Do mesmo modo, a interpretação das informações sobre as despesas também deve ser simples.‍
3. Alimentar continuamente as informações fornecidas pelas folhas de despesas à medida que estas são registadas (informações reais e verdadeiras, evidentemente).
4. Dispor dos dados estritamente necessários para poder tomar as decisões que são do interesse de cada organização.
5. Oferecer aos utilizadores a possibilidade de personalizarem os painéis de acordo com as suas necessidades.
6. Ser acessível a partir de qualquer lugar e de diferentes dispositivos (o que é difícil de fazer com uma folha de cálculo Excel cheia de dados).
7. ‍Representar a informação de uma forma que possa ser vista numa vista de olhos.
8. 8. Fornecer filtros para visualizar as informações.

Crie o seu próprio dashboard de controlo de despesas com a Okticket

A vista avançada do gestor do Okticket é um exemplo claro de um painel de controlo otimizado. Esta funcionalidade permite-lhe obter uma visão detalhada e compreensível de todas as suas despesas num único painel de controlo. Em tempo real.

Pode escolher os filtros de que necessita, arrastar as colunas e configurar o número de painéis que quiser.

Tem ainda a possibilidade de personalizar a visualização pelo conceito que pretender (montante, data do bilhete, utilizador, grupo de aprovação, categoria de despesa, etc.), guardar a informação com diferentes filtros e visualizações, bem como selecionar e exportar apenas a informação de que necessita, o que lhe permite criar os seus próprios relatórios, de forma rápida e simples.

E, se quiser, pode exportar as diferentes visualizações para o Excel.

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Os Prémios Nacionais de Engenharia Informática distinguiram a Okticket com o prémio "Empreendedorismo, empresa empreendedora", atribuído pelo Conselho Geral das Associações Profissionais de Engenharia Informática de Espanha.

De acordo com a decisão, a Okticket foi escolhida como vencedora nesta primeira edição, tendo em conta "a implementação da aplicação aprovada pela Agência Tributária, que permite a gestão de recibos e facturas, optimizando o trabalho das empresas e dos particulares e reduzindo o gasto de papel".

A Cerimónia de Entrega do Prémio Nacional de Engenharia Informática terá lugar no dia 16 de março de 2023, num evento que reunirá os mais destacados profissionais, empresas e instituições do sector.

O Consejo General de Colegios Profesionales de Ingeniería en Informática de España está consciente da importância do sector das TIC no âmbito social e económico.

Estes prémios visam "promover o prestígio da profissão numa altura em que a tecnologia se tornou um elemento fundamental das nossas vidas e está a caminho de se tornar uma infraestrutura básica na sociedade digital".

Por esta razão, acreditam que os vários vencedores dos prémios "reflectem os avanços em várias áreas, todas elas relacionadas com o que nos une, a informática".

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