A evolução das necessidades empresariais obrigou as organizações a efetuar uma série de mudanças num espaço de tempo muito curto. O grande objetivo continua a ser o aumento dos lucros, mas é cada vez mais difícil consegui-lo sem abordar a transformação digital.

Embora este processo já tenha começado a ser adotado, é necessário renovar continuamente. A situação atual, marcada pela instabilidade do mercado, pela pandemia e por problemas na cadeia de abastecimento, torna necessária a adoção das ferramentas mais recentes.

Se no ano passado as tendências da transformação digital apontavam para a blockchain, os ambientes multicloud ou a tomada de decisões de crescimento baseadas em dados, para 2023 os desafios empresariais serão os gémeos digitais, as superapps ou a computação quântica, entre outros.

Ao longo deste artigo, descobriremos as novas tendências da transformação digital e analisaremos as que estão a ganhar força.

Gémeos digitais: muito mais do que um simples clone

Provavelmente não é a primeira vez que ouve falar desta tendência tecnológica, mas as possibilidades que oferece colocam-na no topo de todas as classificações.

Poder dispor de uma réplica virtual de um produto, de um sistema ou de um processo e testá-lo de forma mais económica, sem correr grandes riscos e aplicando apenas os que forem bem sucedidos, é um grande passo em frente.

Consegue imaginar um avatar do seu tamanho a experimentar roupas por si para que saiba exatamente como lhe servem? Ou um cérebro virtual que pode descobrir o melhor tratamento para doenças como a de Alzheimer?

Estudos como os da Accenture preveem um crescimento de 36% por ano nos próximos cinco anos.

Superapps: tudo o que precisa numa única plataforma

Todos os serviços de que um utilizador necessita numa única aplicação. Quer encomendar uma entrega de comida, reservar um voo e fazer um transfer? As Superapps oferecem tudo numa única plataforma.

Ao terem acesso a uma grande quantidade de dados dos clientes, estas macro aplicações são capazes de antecipar as necessidades dos clientes. Um exemplo disto é o WeChat.

Computação quântica

São supercomputadores, cérebros electrónicos capazes de realizar mais operações em menos tempo e com menos recursos do que os computadores tradicionais.

As aplicações incluem a prevenção da propagação de doenças, a implantação de sistemas de deteção de fraudes, o desenvolvimento de novos materiais, a conceção de meios de transporte mais eficientes.

Hiper automatização

Já não se trata apenas de automatizar, mas de o fazer de forma estratégica. Tomar decisões com base em dados extraídos em tempo real é uma das estratégias digitais que a maioria das empresas seguirá em 2023.

Xaas

A evolução do Saas (Software as a Service) permite o acesso a múltiplos serviços oferecidos por um único fornecedor. A Amazon Web Services é um exemplo claro de Xaas (Anything as a Service).

E o 6G? É provável que no próximo ano possamos falar sobre isso com mais profundidade. Entretanto, tenhamos em mente um facto: até 2026, as empresas gastarão 3,4 triliões de dólares na sua transição para a transformação digital (fonte: Statista).

5 tendências digitais em crescimento

Outras tendências da transformação digital de que já falámos noutras ocasiões, mas que irão continuar, e até mesmo consolidar-se, ao longo deste ano, incluem:

1. Metaverso

Ainda há um longo caminho a percorrer, mas este universo virtual será um dos principais atores da Indústria 5.0, a nova revolução industrial em que o homem e a tecnologia unem forças para tornar a produção mais eficiente, com maior qualidade e a custos mais baixos.

2. Machine Learning

Uma das aplicações da Inteligência Artificial é a possibilidade de dar às máquinas a capacidade de adotar comportamentos que até agora só as pessoas tinham. Essa aprendizagem tem facilitado a tomada de decisões estratégicas, impulsionada principalmente pela rapidez na análise das informações. Sem erros humanos ou falhas de segurança.

3. Tecnologia blockchain

Principalmente aplicado à cibersegurança. Este modelo descentralizado caracteriza-se pelo armazenamento de dados encriptados. Tradicionalmente utilizado no sector financeiro e relacionado com as criptomoedas, foi agora transferido para outros sectores.

Prevenir ciberataques, impedir fraudes, acelerar os processos de verificação, melhorar a análise de dados, proteger patentes... As aplicações da tecnologia blockchain são infinitas.

4. No-code

Estes programas foram concebidos para trabalhadores que não têm conhecimentos de informática mas que necessitam de utilizar ferramentas digitais, incluindo a programação. A escassez de talentos tecnológicos não é novidade e, a cada mês que passa, a procura destes perfis aumenta. As ferramentas low-code e no-code têm como objetivo aliviar esta pressão sobre os departamentos de TI.

5. Tecnologia IoT

Prevê-se que este ano sejam utilizados 50 milhões de dispositivos hiperconectados. Imagine as vantagens para as empresas de poderem recolher e analisar todos os dados que chegam. Por isso, outro desafio para este ano é proteger as informações trocadas entre as redes inteligentes.

Em suma, a transformação digital é a forma mais direta de otimizar as operações internas, automatizar as tarefas repetitivas, otimizar os recursos, minimizar os riscos e melhorar a experiência do utilizador.

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• A startup, especializada na digitalização das despesas profissionais, tem mais de 100 000 utilizadores em três países.
• A Okticket consagrará os recursos à sua internacionalização, à melhoria do produto e do serviço de apoio ao cliente e à criação de uma força de vendas.

Astúrias, 12 de janeiro de 2023. A fintech espanhola Okticket, especializada na digitalização de despesas de viagens profissionais, fechou uma ronda de financiamento de mais de 1,8 milhões de euros liderada pela Angels, a empresa de investimento de Juan Roig, e pela Zamit Capital, um fundo gerido pela GVC Gaesco, com a participação da Encomenda (a entidade que liderou a ronda anterior da Okticket), um fundo co-liderado por Carlos Blanco e Oriol Juncosa, e da Asterius, um fundo liderado por Javier García.

"Estamos muito satisfeitos com a ronda de investimento, especialmente devido aos investidores que se juntaram a nós. Utilizaremos os recursos adquiridos para reforçar a nossa estratégia de internacionalização, para incorporar a força de vendas e para continuar a melhorar o produto. A qualidade do produto e do serviço ao cliente é a nossa imagem de marca e queremos mantê-la assim no futuro. A nossa previsão é voltar a duplicar as vendas em 2023", afirma Iván Rodríguez, CEO da Okticket.

Okticket foi criada em outubro de 2017 para ajudar as empresas a deixar para trás o problema das notas de despesas profissionais através de uma ferramenta poderosa, ágil e simples que lhes permite otimizar e cobrir todo o processo de gestão de notas de despesas, desde os meios de pagamento e digitalização, até aos processos de validação, controlo e integração com o ERP da empresa.

A empresa registou um crescimento sustentado, mesmo durante a pandemia, conquistando quota de mercado com base numa estratégia de capital eficiente. Em 2022, duplicou o volume de clientes e de contratos de subscrição. Atualmente, tem mais de 100 000 utilizadores e mais de 500 clientes em Espanha, Portugal e França, desde PME a grandes empresas multinacionais, incluindo a Manpower, a Orange, a Central Lechera Asturiana e a multinacional química BASF.

A equipa da Okticket também registou um crescimento significativo em 2022, acrescentando 25 novos profissionais aos seus quadros.

"A Okticket, liderada por Iván Rodríguez, tem-se mostrado muito focada em melhorar a experiência do utilizador, investindo em tecnologia que melhora a qualidade e a velocidade da digitalização, aumentando exponencialmente a satisfação do cliente", afirma Pepe Peris, CEO da Angels.

Paco Illueca, Diretor de Investimentos da Área de Private Equity da GVC Gaesco Valores, e Jesús Muela, Deputy Managing Diretor da GVC Gaesco Valores, afirmaram: "O investimento na Okticket representa um novo passo da Zamit na sua aposta em empresas com forte potencial de crescimento e internacionalização. O caso da Okticket é interessante porque oferece aos seus clientes uma solução digital ótima para a gestão de despesas de viagens profissionais que tem gerado um interesse crescente por parte do mercado".

Sobre Angels / Marina de Empresas

A sociedade de investimento Angels faz parte, juntamente com a EDEM Escuela de Empresarios e a incubadora e aceleradora de startups Lanzadera, do pólo de empreendedorismo Marina de Empresas. Trata-se de uma iniciativa de Juan Roig localizada na Marina de València, cuja missão é formar, aconselhar e financiar os empreendedores de hoje e do futuro e que aposta na criação de riqueza, emprego e na promoção da cultura do empreendedorismo.

A Angels tem como objetivo investir em líderes empreendedores para desenvolverem negócios sustentáveis e ligá-los a investidores. Oferece um modelo de gestão baseado no Modelo de Qualidade Total, a sua rede de contactos, assim como todas as infra-estruturas necessárias para acompanhar o empreendedor, começando pelas instalações situadas na Marina de Empresas. Desde a sua criação, a Angels investiu mais de 35 milhões de euros em 45 empresas. Atualmente conta com 32 empresas investidas.

Sobre Zamit Capital

A Zamit Capital, SCA, SICAV-RAIF ("Zamit Capital") é um veículo de investimento multi-setorial cujo objetivo é apoiar o crescimento das PMEs através da aquisição de participações minoritárias em empresas que operam negócios com potencial de crescimento e com uma equipa de gestão profissional capaz de executar um plano de negócios razoável. A Zamit Capital concentra-se na aquisição de participações minoritárias em empresas com um EBITDA entre 2 e 5 milhões de euros, a fim de injetar fundos para crescer ou substituir um acionista. A Zamit Capital é um veículo gerido pelo Grupo GVC Gaesco.

Outras entidades investidoras

A ronda foi concluída pela Encomenda Smart Capital (o fundo de capital de arranque mais ativo em Espanha) e pela Asterius, um fundo de capital de risco para empresas tecnológicas, e foi gerida pela sociedade de advogados APICE Grupo, liderada por Francisco Piera, especialista em investimentos em startups.

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Que produtos ou serviços absorvem a maior parte do orçamento, com que frequência gasta, a que fornecedores recorre com mais frequência? Tirando partido das informações fornecidas pelos relatórios de despesas, ser-lhe-á muito mais fácil tomar as decisões estratégicas necessárias para fazer crescer a sua empresa.

Não sabe por onde começar?

1. Recolha dados

As folhas de despesas são utilizadas para muito mais do que apenas gerir as despesas profissionais. Esses documentos são uma valiosa fonte de informação e o Business Intelligence é a melhor ferramenta para extrair dados reais e atualizados de forma ágil, mesmo quando as bases de dados são enormes.

Para uma análise de despesas eficaz, é interessante identificar os principais KPIs e começar pelos dados que terão maior impacto nesses indicadores-chave de desempenho.

2. Analise as informações

Uma vez recolhidos os dados, o seu simples armazenamento é inútil. É necessário proceder à sua limpeza e organização. Isto implica a identificação de todas as fontes de informação sobre as despesas, a classificação das despesas em categorias, a correção de eventuais erros, o agrupamento dos fornecedores e a colocação de todos os dados numa base de dados única.

Daí a importância de aplicar o chamado "Business Intelligence", ou seja, analisar as informações fornecidas tanto pelo histórico das operações armazenadas nas bases de dados como as que podem ser obtidas em tempo real graças às aplicações na nuvem.

A vantagem é que estes são armazenados de forma ordenada e estão disponíveis para consulta em qualquer altura. Deste modo, é mais fácil combinar a análise vertical (padrões, situações de despesa, tendências ou fornecedores) com a análise horizontal (montantes, bens e serviços adquiridos ou cumprimento da política de despesas).

Tomando como exemplo as despesas de deslocação em serviço, os relatórios de despesas cuidadosamente analisados fornecem informações valiosas que vão muito além do dinheiro que os empregados gastam em mobilidade em ajudas de custo, quilometragem e outras despesas de deslocação.

Para facilitar a sua tarefa, pode sempre recorrer a um software específico de análise de custos. As ferramentas de BI também o ajudarão a analisar o comportamento dos viajantes de negócios, a saber em que categorias gastam mais (quilometragem, gasolina, subsídios, alojamento…) ou a calcular o itinerário rodoviário mais barato com base em variáveis como o preço do combustível nas estações de serviço ao longo do percurso.

Com esta informação, pode preparar uma estratégia para otimizar o seu orçamento. As oportunidades de poupança vão desde a obtenção de melhores tarifas (por exemplo, negociando com os seus fornecedores habituais), passando pelo aproveitamento de benefícios fiscais, até à procura de produtos e serviços alternativos mais baratos (por exemplo, cartões sem taxas de utilização no estrangeiro ou linhas móveis sem picos de utilização de dados fora da UE).

Tudo isto sem muito trabalho, quer para os empregados que comunicam as despesas, quer para o departamento financeiro.

3. Transforme os dados em vantagens competitivas

A grande quantidade de dados gerados pelas empresas torna muito difícil a sua gestão eficiente sem um software especializado.

É importante lembrar que estas soluções se caracterizam pelo facto de fornecerem:

• Flexibilidade: adaptam-se às necessidades de cada organização.
• Escalabilidade: crescem com a empresa.
• Integração com ERP, software de RH e sistemas de gestão empresarial.
• Rastreabilidade: saberá instantaneamente qual o empregado que efetuou uma despesa, onde foi efetuada e qual o seu montante. Este controlo detalhado e em tempo real dos movimentos fornece informações preciosas para uma análise avançada dos dados.
• ‍Análise avançada de todo o tipo de informação proveniente de várias fontes, permitindo melhorar o processo de compra, fazer projeções para o futuro, corrigir possíveis erros antes que estes ocorram, e até antecipar mudanças, tendências e imprevistos.

Relatórios de despesas bem analisados ajudam certamente a simplificar a tomada de decisões estratégicas.

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Pode ser um processo rápido, simples e transparente ou uma tarefa longa e fastidiosa com algumas sombras. Em qualquer empresa, qualquer despesa é precedida de um processo de aprovação correspondente.

Em que consiste este processo e quais são os métodos de validação das despesas profissionais mais eficazes? É o que iremos abordar ao longo deste artigo.

Como otimizar o processo de aprovação das despesas

Um dos primeiros passos a dar para otimizar o processo de gestão e validação das despesas é estabelecer uma política de despesas adaptada à atividade de cada organização e partilhá-la com os colaboradores para que conheçam os limites, o procedimento de candidatura e os critérios de aprovação das despesas.

• Uma lista das pessoas ou cargos que podem dar luz verde às compras, à contratação de serviços ou às deslocações profissionais, para dar alguns exemplos.
• A delegação de funções no caso de os responsáveis se encontrarem de férias ou de baixa por doença.
• Tipos de despesas que são consideradas reembolsáveis: despesas de viagem de negócios, ajudas de custo, quilometragem, despesas de representação, etc.
• Métodos de pagamento: dinheiro, cartão bancário pessoal, cartão de empresa…
• Limites de despesas por empresa, por utilizador e por categoria de despesas.
• O fluxo de validação.
• A informação a incluir nas notas de despesas.
• Documentos comprovativos válidos: suporte aceitável, prazo de apresentação, informações obrigatórias…
• O procedimento de reembolso no caso de o trabalhador adiantar o dinheiro do seu bolso.

Vejamos alguns destes pontos em mais pormenor.

Estabeleça um fluxo de aprovação

Pode acontecer que o processo de validação das despesas comerciais exija a supervisão de mais do que um gestor, o que significa mais tempo e recursos. Podem passar-se semanas entre o momento em que o empregado efetua a despesa e a pessoa responsável pelo departamento administrativo a aprova.

Por isso, o ideal nestes casos é ter uma ferramenta que permita automatizar um fluxo de trabalho de aprovação. Funciona mais ou menos assim:

1. O colaborador efetua uma despesa.

2. Regista-o, verifica se todos os dados estão corretos e envia-o para análise.

3. O seu supervisor abre-o e, se tudo estiver correto, aprova-o.

4. Uma vez aprovado, é validado por outra pessoa responsável.

5. Quando validado, a pessoa com a função estabelecida processa-o e procede ao reembolso, se o empregado tiver adiantado o dinheiro.

Este fluxo pode variar em função de variáveis como o departamento, o cargo ou os projetos.

Neste ponto, é importante lembrar que um erro comum é alongar o fluxo de aprovação com camadas desnecessárias que atrasam o processo. Daí a importância de criar um sistema de notificação para o alertar para as alterações no estado das despesas. Algumas ferramentas profissionais de controlo de despesas têm esta funcionalidade.

Defina um critério de justificação

Quando se trata de justificar as despesas, podem acontecer duas coisas: pode ser inundado com dados desnecessários ou os documentos podem não conter as informações básicas necessárias para serem válidos para efeitos fiscais.

Por conseguinte, é importante informar os trabalhadores de que nem todos os recibos são válidos como prova de pagamento. Devem ser legíveis e incluir uma série de dados que comprovem que as despesas estão relacionadas com a atividade da empresa: número e série do talão/fatura, número de IVA do fornecedor, data de emissão e data da transação (se for diferente), nome do fornecedor, conceito do bem ou serviço prestado, taxa de imposto e montante total.

Depois, há conceitos como o suporte aceite. Se a aprovação da sua empresa for manual, os recibos são normalmente apresentados em papel. Neste caso, deve ter especial cuidado com dados ilegíveis e certificar-se de que o conceito e o montante correspondem ao que está escrito na nota de despesas.

No entanto, se a gestão for digitalizada e pretender que os registos sejam feitos através da aplicação correspondente, terá de informar os trabalhadores de que, regra geral, apenas serão aceites documentos comprovativos digitalizados.

Não quer que os trabalhadores transmitam despesas antigas? Nesse caso, terá também de estabelecer prazos para a apresentação de documentos comprovativos.

Para além disso, as empresas podem estipular que as folhas de despesas incluam informações como o motivo da despesa, a categoria da despesa, o centro de custos ou o número de comensais (por exemplo, para uma refeição de negócios) ou o cliente (no caso de despesas de representação).

Mais uma vez, as ferramentas profissionais de digitalização de despesas tornam esta parte do processo de validação muito mais rápida e fácil. Mas não se esqueça. Certifique-se de que a solução é aprovada pela administração fiscal. Só então o recibo digitalizado terá a mesma validade legal que o original em papel.

Implementação duma política de reembolso

A empresa dispõe de um procedimento para o reembolso de notas de despesas e este é incluído nos salários? Quanto tempo têm os trabalhadores de esperar para receber o reembolso do dinheiro adiantado?

Para que o reembolso das despesas profissionais não se torne um caos, é essencial definir o procedimento a seguir: prazo máximo de reembolso, método de pagamento, lista das despesas reembolsáveis e não reembolsáveis, etc. As regras devem ser claras e partilhadas com toda a equipa.

É particularmente importante definir claramente quais as despesas profissionais que são reembolsáveis. Não existe uma lista oficial, mas são geralmente aceites:

• Despesas de viagem de negócios: deslocações (transporte, quilometragem, estacionamento, portagens), alojamento e refeições.
• Despesas de representação (presentes e refeições com clientes).
• Material de escritório e materiais necessários para a realização de um trabalho.
• Despesas de telefone e de material informático.

Depois, há empresas que decidem pagar itens como a lavandaria do hotel para estadias de vários dias.

É igualmente importante esclarecer quais as despesas que não são reembolsáveis. Existem as habituais, como multas de trânsito mesmo que o carro seja da empresa, compras de objetos pessoais ou refeições fora do horário de trabalho. Mas algumas empresas acrescentam as suas próprias restrições, como as despesas cujos recibos se perderam ou são ilegíveis.

Qual é o modelo de gestão de despesas que utiliza?

Dependendo do modelo de gestão de despesas utilizado, a validação é mais ou menos simplificada. Vejamos os prós e os contras dos três tipos:

1. Modelo fixo: O trabalhador recebe um montante fixo de dinheiro quando tem de fazer uma viagem ou uma compra para a empresa. A vantagem é que o trabalhador não tem de adiantar o dinheiro e o processo de aprovação é simplificado. O lado negativo é que se perde o controlo sobre as despesas. Tomemos o exemplo de uma empresa que dá a um empregado um subsídio diário de 50 euros para despesas de subsistência. Ao não ter de prestar contas, o dinheiro pode ser gasto em compras que, de outra forma, seriam despesas não reembolsáveis.

2. Modelo de despesas: Os trabalhadores têm de guardar os recibos ou faturas e apresentar uma folha de despesas, quer tenham recebido um adiantamento, quer tenham adiantado o dinheiro do seu próprio bolso. Neste caso, o departamento financeiro tem mais controlo sobre as despesas. Mas…o processo de aprovação torna-se mais longo e mais complexo.

3. Modelo misto: A empresa combina os dois modelos anteriores. Isto pode ser feito por tipo de despesa, por função, por departamento… Dependendo de qual é utilizado num determinado momento, a validação torna-se mais simples ou mais complicada. Um exemplo frequente deste modelo é o de uma empresa que oferece aos seus empregados móveis um montante fixo para ajudas de custo, mas exige a apresentação dos recibos correspondentes.

Em suma, se a sua organização tem uma política de despesas, a validação manual é um desperdício absoluto de tempo e recursos. Para além de todos os erros que ocorrem e do risco de fraude interna.

O mais operacional é automatizar o processo com uma ferramenta de gestão de notas de despesas que lhe permita definir regras e limites de despesas, atribuir despesas a categorias e centros de custos e definir alertas, bem como oferecer reconciliação bancária e integração com o ERP da sua empresa.

Outra opção é oferecer aos seus empregados cartões de empresa que ofereçam reconciliação automática ou a possibilidade de personalizar os limites de utilização por categoria, ou mesmo por dia.  Desta forma, a gestão dos adiantamentos e dos reembolsos não é tão complicada, mas é possível controlar as despesas.

Como criar um processo de aprovação de despesas com a Okticket

Para mostrar como é fácil e intuitivo validar uma despesa através de uma aplicação, damos-lhe o exemplo da Okticket. Que passos tem de seguir?

1. O primeiro passo é o empregado iniciar sessão na aplicação e registar a despesa. Para isso, basta tirar uma fotografia do recibo, selecionar a categoria, atribuí-lo a uma folha de despesas e a um centro de custos, se for caso disso. Em seguida, passa a folha de despesas para revisão.

2. A partir da aplicação e do gestor Web, o responsável pode visualizar as folhas de despesas criadas pela sua equipa.

3. Para efetuar as alterações de estado, tem de introduzir as folhas de despesas a partir do gestor Web. Se for um validador de primeiro nível, por exemplo, pode pegar nas folhas que dizem "Revisão pendente" e passá-las para revisão.

4. Quando a folha é revista, e se tiver o papel para o fazer, pode aprová-la ou rejeitá-la. Se a aprovar, passará para o nível de validação seguinte até ser marcada como "processada".

Se pretender receber notificações na aplicação e/ou no seu correio eletrónico quando o estado das folhas de despesas for alterado, pode fazê-lo a partir do seu perfil.

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Quanto tempo gasta a gerir as despesas da empresa e acha que é uma tarefa complicada e aborrecida? Se pudéssemos ver as respostas, elas seriam totalmente diferentes consoante a pessoa que responde tivesse ou não uma aplicação de gestão de despesas profissionais.

Se ainda estiver a utilizar métodos tradicionais, poderá ficar surpreendido ao saber o eficiente, rápido e simples que seria gerir os pedidos de reembolso de despesas com uma aplicação.

Antes de começar a enumerar as vantagens de gerir as despesas da empresa a partir de uma aplicação, é importante recordar que estas ferramentas permitem controlar as despesas dos seus empregados em tempo real, a partir de qualquer dispositivo móvel (também a partir de um computador).

Vantagens de utilizar uma app para gerir despesas profissionais

Cada aplicação profissional de gestão de despesas é diferente, mas todas tendem a ter algumas características comuns que trazem vantagens benéficas para toda a organização. Gestão financeira, recursos humanos, vendas… Todos ganham.

Mais tempo para tarefas importantes

Voltemos à questão que colocámos no início deste artigo: quanto tempo gasta na gestão das despesas da empresa? Os funcionários que viajam e têm de comunicar as despesas manualmente também gastam uma quantidade considerável de tempo a preencher relatórios de despesas e, ao digitalizar recibos e faturas, os processos são simplificados.

Todo o tempo que é gasto menos em tarefas repetitivas pode ser gasto em tarefas mais produtivas.

Rastreabilidade

Uma vez que os empregados podem registar as despesas no momento em que estas são efetuadas, o departamento financeiro pode acompanhar todo o processo e ter um controlo detalhado e em tempo real dos movimentos. Consegue imaginar saber instantaneamente que um empregado efetuou uma despesa, onde foi efetuada e qual o montante?

Além disso, ao obter rastreabilidade, as empresas podem atribuir uma despesa a um departamento, projeto, centro de custos ou empregado específico. Podem mesmo seguir o fluxo de aprovação dessa despesa, desde o relatório, passando pela validação, até à liquidação.

Esta informação é valiosa para a análise avançada de dados.

Cumprimento da política de despesas

As aplicações de controlo de despesas permitem-lhe abandonar os processos manuais, que conduzem a erros e a informações incompletas ou duplicadas.

Muitas vezes, na pressa de aprovar as despesas que lhe chegam à última hora, podem escapar-se vales que não estão realmente em conformidade com a política de despesas da empresa.

Este é frequentemente o caso das despesas de viagem de negócios que ainda são geridas manualmente. Bilhetes antigos que tenham sido utilizados mais do que uma vez, bilhetes antigos que excedam o limite de despesas estabelecido pela empresa ou compras efetuadas em dias em que o empregado não está no trabalho podem entrar nas declarações de despesas.

Graças às aplicações profissionais de gestão de despesas, pode ter uma visão global e organizada das suas despesas, para que possa detetar rapidamente se uma compra não está em conformidade com a política da sua empresa.

Tomada de decisões financeiras

Com as aplicações, a informação é armazenada de forma organizada e acessível em qualquer altura. No caso das despesas de deslocação, por exemplo, as empresas podem agrupá-las por categorias (quilometragem, gasolina, subsídios, transportes públicos, alojamento, etc.).

Isto facilita a tomada de decisões financeiras, como a orçamentação de viagens de negócios.

Melhor ambiente na equipa

O momento da apresentação dos pedidos de reembolso de despesas para validação pode ser uma fonte de conflito entre o serviço administrativo e os trabalhadores.

Mas com as ferramentas certas, os empregados podem registar as despesas à medida que estas ocorrem. E, no caso das viagens de negócios, se a aplicação for aprovada pela administração fiscal, os empregados nómadas não têm de andar com recibos em papel até as despesas passarem no final do mês.

Também não voltarão a perder dinheiro por não poderem repercutir a despesa porque perderam o bilhete ou porque se esqueceram e o prazo para o fazer já passou.

Retorno rápido do investimento 

As aplicações de gestão de despesas empresariais não costumam custar muito dinheiro. De facto, são normalmente SaaS (Software as a Service), ou seja, oferecem um modelo de custo por utilização. Isto evita as despesas e a complexidade da compra de licenças de software.

Alguns serviços são gratuitos, mas se tiver de pagar, pagará apenas o que utilizar.

Escolher una app para gerir as despesas profissionais

Neste momento, já começou a mudar de ideias e está a considerar utilizar uma aplicação para gerir as despesas da empresa? Antes de escolher uma, certifique-se de que esta cumpre uma série de requisitos:

• Se não for de fácil utilização, os trabalhadores não a utilizarão, ou utilizá-la-ão de forma incorreta.
• Permite o acompanhamento das despesas por categoria.
• Integra-se com o seu software de contabilidade.
• Efetua a reconciliação bancária.
• Pode fornecer-lhe informações em tempo real sobre os hábitos de consumo dos colaboradores.
• Adapta-se às necessidades de cada utilizador.
• Quando se efetuam despesas fora da zona euro, a aplicação deve poder converter essa moeda em euros.
• Funciona sem ligação à Internet.

Okticket oferece tudo isso e muito mais. Quer conhecer todas as vantagens de Okticket? Deixe-nos os seus dados e a nossa equipa entrará em contacto consigo.

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Rastreabilidade. Uma das funcionalidades que as empresas mais valorizam quando implementam uma solução digital é a possibilidade de rastrear todo o processo de despesas profissionais.

Graças à rastreabilidade, as empresas podem atribuir uma despesa a um departamento, projeto, centro de custo ou colaborador específico. Podem mesmo acompanhar o fluxo de aprovação dessa despesa desde o relatório, passando pela validação, até à liquidação.

‍Mas entre a reserva e o reembolso há um longo caminho de relatórios, revisão e aprovação de despesas que pode ser acidentado se não tiver as ferramentas certas.

O QUE ACONTECE QUANDO AS DESPESAS NÃO PODEM SER RASTREADAS?

Já alguma vez teve dificuldade em ligar uma despesa à sua origem? Quando esta falha de informação se repete vezes sem conta, acaba por ter consequências negativas. Uma pista?

INCUMPRIMENTO DOS LIMITES DE DESPESAS

É normal que as empresas tenham uma política de despesas de deslocação que estipule os montantes máximos que os trabalhadores móveis podem gastar. Seja por utilizador, por categoria, por dia ou por viagem, estes limites devem ser respeitados. Mas, o que acontece se não for possível verificar? O mais provável é que os limites sejam ultrapassados.

OPORTUNIDADES DE POUPANÇA PERDIDAS

O facto de não se conhecerem as despesas exatas dificulta a tarefa de estabelecer acordos com os fornecedores mais comuns (hotéis, restaurantes, empresas de aluguer de automóveis, agências de viagens, etc.) para obter tarifas empresariais mais baratas, bem como deduções para despesas de representação.

Para as reclamar, é necessário identificá-las juntamente com os respetivos documentos comprovativos.

PREVENÇÃO DAS FRAUDES INTERNAS

Estima-se que as empresas estão a perder em média 7.000 euros por mês devido a fraudes internas. Se não é um bilhete duplicado, é uma despesa que foi aprovada duas vezes, uma compra efetuada fora do horário de trabalho ou um recibo de um montante que excede os limites estabelecidos na política de despesas da empresa.

Sem poder controlar as despesas, é difícil evitar estas irregularidades nos relatórios de despesas. E, em caso de auditoria, é mais difícil recolher todos os recibos de despesas necessários.

DIFICULDADE EM DETECTAR ERROS

Outras vezes as contas não batem certo devido a erros não intencionais, resultantes da gestão manual das despesas. Estes erros podem passar despercebidos e acabar por custar dinheiro à empresa.

O resultado é uma perda de competitividade. Daí a necessidade das empresas disporem de ferramentas tecnológicas que permitam obter informações fiáveis que proporcionem uma vantagem competitiva em relação aos seus concorrentes.

OKTICKET: A ANÁLISE AVANÇADA DE QUE PRECISA

Ao implementar uma solução tão poderosa e completa como a Okticket, obterá toda a informação necessária para analisar as folhas de despesas de forma rápida e simples. Saberá finalmente para onde foi o orçamento destinado às despesas de deslocação.

Que outras vantagens oferece a nossa solução em termos de rastreabilidade das despesas empresariais?

Os administradores têm uma visualização avançada muito útil para organizar os dados. A aplicação permite configurar a grelha através de painéis de controlo. Desta forma, é possível selecionar e exportar para o Excel apenas as informações necessárias As informações relativas às despesas são apresentadas em tempo real. O responsável pela validação da despesa pode saber o valor da compra, quem a efetuou, quando e onde. Torna-se muito mais fácil fazer comparações que permitem conhecer a evolução das despesas. Se quiser detetar pontos de melhora nos processos, pode analisar as despesas verticalmente (tendências, padrões, fornecedores, etc.).

VIAGEM END-TO-END: INTEGRAÇÃO COM AGÊNCIAS DE VIAGENS

Na Okticket também integramos com as agências de viagens, para que a rastreabilidade comece no momento da reserva.

Se quiser conhecer todas as vantagens da nossa solução, solicite uma reunião com os nossos especialistas.