A importância de um painel de análise das despesas empresariais

"O que não é definido não pode ser medido. O que não é medido não pode ser melhorado. O que não é melhorado é sempre degradado". (Lord Kelvin)

Ver dados históricos, filtrar por tipo de despesa, por montante, por funcionário, por data... Quanto tempo demora atualmente a efetuar uma análise eficaz das despesas de viagem?

Primeiro, é necessário recolher as notas de despesas, depois introduzir as informações manualmente no Excel e, em seguida, procurar os dados que realmente interessam.

Sabia que, com um painel de controlo digitalizado, registar, organizar e filtrar informações demoraria apenas alguns minutos?

A partir deste momento, a análise das despesas da empresa será muito mais rápida e fácil.

Vantagens de ter um dashboard automatizado

Já imaginou ter um dashboard onde tem um histórico de todos os dados de recibos e faturas automaticamente organizados e prontos a serem analisados? E que essa informação é real e constantemente atualizada?

As vantagens dos painéis de controlo automatizados são inúmeras:

• Otimizar os orçamentos de viagens das empresas.
• Controlar eficazmente as políticas de despesas de viagem.
• Identificar tendências e fazer previsões.
• Reconhecer rapidamente comportamentos de despesa inadequados.
• Não é necessário esperar pelos relatórios. Com um painel de controlo automatizado, obtém informações em tempo real sobre quando uma despesa foi efetuada, onde, por quem e por que montante.
• Facilitam a elaboração de relatórios com dados actualizados.

Em suma, os paneis trazem uma melhoria considerável na tomada de decisões estratégicas de negócio, com conclusões mais ágeis e inteligentes e uma maior probabilidade de sucesso.

‍

8 características de um dashboard de despesas profissionais

Para que um painel de controlo contabilístico seja verdadeiramente eficaz, deve ter uma série de características, tais como:

1. Deve ser possível atualizar os dados de uma forma ágil. Ou melhor ainda, automaticamente.
2. Do mesmo modo, a interpretação das informações sobre as despesas também deve ser simples.‍
3. Alimentar continuamente as informações fornecidas pelas folhas de despesas à medida que estas são registadas (informações reais e verdadeiras, evidentemente).
4. Dispor dos dados estritamente necessários para poder tomar as decisões que são do interesse de cada organização.
5. Oferecer aos utilizadores a possibilidade de personalizarem os painéis de acordo com as suas necessidades.
6. Ser acessível a partir de qualquer lugar e de diferentes dispositivos (o que é difícil de fazer com uma folha de cálculo Excel cheia de dados).
7. ‍Representar a informação de uma forma que possa ser vista numa vista de olhos.
8. 8. Fornecer filtros para visualizar as informações.

Crie o seu próprio dashboard de controlo de despesas com a Okticket

A vista avançada do gestor do Okticket é um exemplo claro de um painel de controlo otimizado. Esta funcionalidade permite-lhe obter uma visão detalhada e compreensível de todas as suas despesas num único painel de controlo. Em tempo real.

Pode escolher os filtros de que necessita, arrastar as colunas e configurar o número de painéis que quiser.

Tem ainda a possibilidade de personalizar a visualização pelo conceito que pretender (montante, data do bilhete, utilizador, grupo de aprovação, categoria de despesa, etc.), guardar a informação com diferentes filtros e visualizações, bem como selecionar e exportar apenas a informação de que necessita, o que lhe permite criar os seus próprios relatórios, de forma rápida e simples.

E, se quiser, pode exportar as diferentes visualizações para o Excel.

Se quiser conhecer todas as vantagens da nossa solução, solicite uma reunião com os nossos especialistas