Ajudas de custo: o que são, como as gerir e como otimizá-las na sua empresa

As ajudas de custo continuam a ser uma das despesas mais sensíveis na gestão financeira das empresas em Portugal. Com equipas comerciais, técnicas ou de consultoria em constante mobilidade, os responsáveis financeiros enfrentam o desafio de controlar os gastos, assegurar a conformidade fiscal e garantir uma gestão eficiente dos reembolsos.

Automatizar este processo deixou de ser uma opção, é uma necessidade estratégica.

O que são asajudas de custo?

As ajudas de custo são compensações pagas ao trabalhador para cobrir despesas relacionadas com deslocações em trabalho. São consideradas rendimentos isentos de IRS e de contribuções para a Segurança Social, desde que respeitem os critérios estabelecidos pela legislação.

Estas ajudas incluem:

• Alimentação (subsídio de refeição)
• Alojamento
• Transporte público ou quilómetros percorridos com viatura própria

Quando corretamente aplicadas, as ajudas de custo não integram a remuneração, desde que o colaborador se desloque por motivos profissionais e que os valores se mantenham dentro dos limites legais.

Limites legais de isenção fiscal (2025)

O pagamento das ajudas de custo está regulado pelo Código do IRS e pelo Decreto-Lei n.º 106/98. Para que sejam isentas de IRS e de contribuções para a Segurança Social, é necessário que:

• A deslocação esteja devidamente justificada e documentada.
• Os montantes pagos não ultrapassem os limites legais estabelecidos para o setor público (usados como referência pelas empresas privadas):

Transporte

• Viatura própria: até 0,40 €/km por quilómetro
• Transportes públicos:

o 62,75 € por dia em território nacional

o 89,35 € por dia no estrangeiro

Qualquer valor que ultrapasse estes limites ou não seja devidamente justificado poderá ser considerado remuneração tributável.

Subsídio de refeição

• 6,00 € por dia se pago em numerário
• 9,60 € por dia se pago em cartão refeição ou vale-refeição

Estes limites aplicam-se tanto ao setor público como ao privado, servindo como referência fiscal.

Alojamento

• Em Portugal: até 69,19 € por dia, dependendo da função do colaborador
• No estrangeiro: até 100,24 € por dia

Principais desafios da gestão manual

Mesmo com regras claras, muitas empresas ainda recorrem a processos manuais para a gestão das ajudas de custo:

• Entrega de recibos em papel ou por e-mail
• Verificações manuais por parte da contabilidade
• Registos em folhas de cálculo

Isto leva a:

• Erros de cálculo e duplicação de despesas
• Risco de não conformidade fiscal
• Demora nos reembolsos
• Falta de controlo e rastreabilidade

Vantagens da automatização

A transformação digital permite uma gestão mais eficaz das ajudas de custo. Ao digitalizar e automatizar o processo, os responsáveis financeiros obtêm:

• Redução de 80% do tempo administrativo
• Validação automática com base nos limites legais e nas políticas internas
• Controlo em tempo real das despesas por equipa, projeto ou colaborador
• Integração com softwares de contabilidade e ERPs
• Relatórios detalhados para auditoria

Boas práticas para departamentos financeiros

Se deseja garantir uma gestão de ajudas de custo eficaz e conforme, sigua estas boas práticas:

1. Definir uma política interna clara com limites e critérios.
2. Utilizar tecnologia para digitalizar e automatizar cada etapa.
3. Formar os colaboradores sobre regras e procedimentos.
4. Rever e auditar regularmente os dados de despesas.
5. Garantir a integração com o ERP para facilitar a reconciliação contabilística.

Estas medidas aumentam a confiança nos dados, reduzem o risco fiscal e melhoram o desempenho da equipa financeira.

Como a Okticket pode ajudar

A Okticket é uma solução especializada na gestão inteligente de ajudas de custo, baseada em inteligência artificial, que permite:

• Digitalização automática de recibos com OCR avançado
• Validação automática segundo as regras legais e políticas da empresa
• Integração com ERPs como Sage, SAP, entre outros
• Fluxos de aprovação configuráveis
• Reembolsos mais rápidos e transparentes

Graças ao seu modelo Agent as a Service (AaaS), a Okticket permite às empresas portuguesas controlar custos, reduzir erros e manter a conformidade fiscal com simplicidade e escalabilidade.

Conclusão

Gerir corretamente as ajudas de custo em Portugal é uma prioridade estratégica para qualquer responsável financeiro. Ao adotar ferramentas como a Okticket, a sua empresa pode garantir o cumprimento da legislação, otimizar os processos e obter uma visão financeira clara e atualizada das despesas de deslocação.

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