Automação robótica de processos: o que é e quais as vantagens que oferece?

Minimize as tarefas entediantes e repetitivas para se concentrar em processos mais estratégicos e de valor acrescentado. A automatização robótica de processos (RPA) permite às empresas maximizar a produtividade utilizando menos recursos.

De facto, estima-se que a redução dos custos operacionais das organizações que utilizam esta tecnologia será de 30% até 2024 (fonte: ComputerWorld).

Com uma carta de apresentação como esta, é fácil perceber porque é que a RPA (acrónimo de Robotic Process Automation) se tornou uma das soluções tecnológicas mais procuradas pelas empresas que querem ser mais competitivas.

Dados da consultoria especializada McKinsey mostram que pelo menos 65% das empresas já têm alguns fluxos automatizados. Por sua vez, a Gartner estima que 80% dos gestores financeiros implementaram ou planejam implementar a automatização de processos robóticos.

E tudo indica que a sua popularidade continuará a crescer. Num dos seus últimos relatórios, a Gartner estima este aumento em 17,5% em termos anuais.

Aplicações da RPA em processos empresariais

Como mencionámos no início, uma das principais aplicações da automatização de processos robóticos é a redução da carga de trabalho gerada por tarefas mecânicas. Estas atividades são particularmente frequentes em departamentos de back office, como o Financeiro e o de Recursos Humanos.

Que processos podem ser automatizados com a RPA? Entre outros:

• Gestão de talentos: registos de novos funcionários, integração, criação de contas, gestão de ausências, controlo de tempo...
• Análise de dados: procurar informações, filtrá-las, extraí-las, ordená-las, compará-las... Tudo pode ser automatizado.
• Experiência do cliente: desde o fornecimento de respostas rápidas a perguntas frequentes até ao redirecionamento do utilizador para o departamento correspondente, passando pela receção de e-mails, abertura de tickets de incidentes ou acompanhamento de pedidos, a RPA permite a realização de tarefas em tempo real e a pedido, com o objetivo de prestar o melhor serviço ao cliente. Outro ponto importante: os bots podem funcionar 24 horas por dia, sem parar.
• Gestão de facturas: graças à automatização, o envio, a receção ou o pagamento são simplificados.
• Gestão do inventário
• Acompanhamento da entrega e expedição de mercadorias.
• Análise de vendas.
• Processamento de devoluções
• Atualização da base de dados
• Revisão e controlo de qualidade
• Elaboração de ofertas personalizadas

A importância da automatização de processos robóticos na gestão de custos das empresas

A gestão das despesas das empresas merece um capítulo à parte. Por um lado, há as muitas tarefas tediosas que os departamentos financeiros continuam a realizar manualmente, tais como. A gestão de notas de despesas, a reconciliação bancária, a introdução de lançamentos contabilísticos no ERP ou a revisão de erros, entre outras.

Depois, há o problema do papel. Com volumes cada vez maiores (estima-se que o volume de dados aumentará 45 vezes até 2035), as ferramentas de digitalização e automatização são um complemento indispensável na área financeira.

Vantagens da automatização de processos robóticos

Quais são as vantagens da automatização de processos robóticos em termos de gestão de custos?

• Os processos de baixo valor que anteriormente exigiam intervenção humana são eliminados.
• Ao automatizar mais funções transversais, o diretor financeiro pode concentrar-se em tarefas de maior valor acrescentado.
• Podem ser obtidos dados de qualidade em tempo real, o que facilita a tomada de decisões. Isto permite que os diretores financeiros passem da participação para a influência.
• Os utilizadores podem passar mais tempo a analisar e a compreender os dados, em vez de se limitarem a geri-los.
• Os erros manuais são eliminados.
• O comportamento inadequado das despesas é rapidamente reconhecido. Isto minimiza o risco de fraude interna ou irregularidades no processo de comunicação de despesas.
• Os processos tornam-se mais transparentes. No caso das despesas de viagem de negócios, por exemplo, é possível rastrear as despesas e saber exatamente quem fez uma compra, quando foi feita, o montante e em que categoria (alojamento, restaurante, gasolina, portagens, etc.).  
• As economias de custos relacionadas com o processamento de documentos são significativamente reduzidas. Portanto, o ROI da implementação de soluções como Okticket é praticamente imediato.
• Permite o acesso à informação em tempo real e de forma ordenada.
• Permite a integração das diferentes plataformas. A solução para a digitalização das despesas de deslocação profissional com o seu ERP, por exemplo.

Por conseguinte, para se manterem competitivas, as empresas devem evoluir ao mesmo ritmo que a tecnologia. Quer tirar partido de todo o potencial da automatização de processos robóticos? A primeira coisa que deve fazer é identificar os processos que podem ser automatizados.

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