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Esperamos por si na área de exposição MP4, nos dias 2 e 3 de outubro, para falarmos sobre os mais recentes desenvolvimentos na gestão de despesas empresariais.
Que produtos ou serviços absorvem a maior parte do orçamento, com que frequência são efetuadas as despesas, que fornecedores são utilizados com maior frequência?
Que produtos ou serviços absorvem a maior parte do orçamento, com que frequência gasta, a que fornecedores recorre com mais frequência? Tirando partido das informações fornecidas pelos relatórios de despesas, ser-lhe-á muito mais fácil tomar as decisões estratégicas necessárias para fazer crescer a sua empresa.
Não sabe por onde começar?
As folhas de despesas são utilizadas para muito mais do que apenas gerir as despesas profissionais. Esses documentos são uma valiosa fonte de informação e o Business Intelligence é a melhor ferramenta para extrair dados reais e atualizados de forma ágil, mesmo quando as bases de dados são enormes.
Para uma análise de despesas eficaz, é interessante identificar os principais KPIs e começar pelos dados que terão maior impacto nesses indicadores-chave de desempenho.
Uma vez recolhidos os dados, o seu simples armazenamento é inútil. É necessário proceder à sua limpeza e organização. Isto implica a identificação de todas as fontes de informação sobre as despesas, a classificação das despesas em categorias, a correção de eventuais erros, o agrupamento dos fornecedores e a colocação de todos os dados numa base de dados única.
Daí a importância de aplicar o chamado "Business Intelligence", ou seja, analisar as informações fornecidas tanto pelo histórico das operações armazenadas nas bases de dados como as que podem ser obtidas em tempo real graças às aplicações na nuvem.
A vantagem é que estes são armazenados de forma ordenada e estão disponíveis para consulta em qualquer altura. Deste modo, é mais fácil combinar a análise vertical (padrões, situações de despesa, tendências ou fornecedores) com a análise horizontal (montantes, bens e serviços adquiridos ou cumprimento da política de despesas).
Tomando como exemplo as despesas de deslocação em serviço, os relatórios de despesas cuidadosamente analisados fornecem informações valiosas que vão muito além do dinheiro que os empregados gastam em mobilidade em ajudas de custo, quilometragem e outras despesas de deslocação.
Para facilitar a sua tarefa, pode sempre recorrer a um software específico de análise de custos. As ferramentas de BI também o ajudarão a analisar o comportamento dos viajantes de negócios, a saber em que categorias gastam mais (quilometragem, gasolina, subsídios, alojamento…) ou a calcular o itinerário rodoviário mais barato com base em variáveis como o preço do combustível nas estações de serviço ao longo do percurso.
Com esta informação, pode preparar uma estratégia para otimizar o seu orçamento. As oportunidades de poupança vão desde a obtenção de melhores tarifas (por exemplo, negociando com os seus fornecedores habituais), passando pelo aproveitamento de benefícios fiscais, até à procura de produtos e serviços alternativos mais baratos (por exemplo, cartões sem taxas de utilização no estrangeiro ou linhas móveis sem picos de utilização de dados fora da UE).
Tudo isto sem muito trabalho, quer para os empregados que comunicam as despesas, quer para o departamento financeiro.
A grande quantidade de dados gerados pelas empresas torna muito difícil a sua gestão eficiente sem um software especializado.
É importante lembrar que estas soluções se caracterizam pelo facto de fornecerem:
Relatórios de despesas bem analisados ajudam certamente a simplificar a tomada de decisões estratégicas.
Se quiser conhecer todas as vantagens da nossa solução, solicite uma reunião com os nossos especialistas.
Pode ser um processo rápido, simples e transparente ou uma tarefa longa e fastidiosa com algumas sombras. Em qualquer empresa, qualquer despesa é precedida de um processo de aprovação correspondente.
Pode ser um processo rápido, simples e transparente ou uma tarefa longa e fastidiosa com algumas sombras. Em qualquer empresa, qualquer despesa é precedida de um processo de aprovação correspondente.
Em que consiste este processo e quais são os métodos de validação das despesas profissionais mais eficazes? É o que iremos abordar ao longo deste artigo.
Um dos primeiros passos a dar para otimizar o processo de gestão e validação das despesas é estabelecer uma política de despesas adaptada à atividade de cada organização e partilhá-la com os colaboradores para que conheçam os limites, o procedimento de candidatura e os critérios de aprovação das despesas.
Vejamos alguns destes pontos em mais pormenor.
Pode acontecer que o processo de validação das despesas comerciais exija a supervisão de mais do que um gestor, o que significa mais tempo e recursos. Podem passar-se semanas entre o momento em que o empregado efetua a despesa e a pessoa responsável pelo departamento administrativo a aprova.
Por isso, o ideal nestes casos é ter uma ferramenta que permita automatizar um fluxo de trabalho de aprovação. Funciona mais ou menos assim:
1. O colaborador efetua uma despesa.
2. Regista-o, verifica se todos os dados estão corretos e envia-o para análise.
3. O seu supervisor abre-o e, se tudo estiver correto, aprova-o.
4. Uma vez aprovado, é validado por outra pessoa responsável.
5. Quando validado, a pessoa com a função estabelecida processa-o e procede ao reembolso, se o empregado tiver adiantado o dinheiro.
Este fluxo pode variar em função de variáveis como o departamento, o cargo ou os projetos.
Neste ponto, é importante lembrar que um erro comum é alongar o fluxo de aprovação com camadas desnecessárias que atrasam o processo. Daí a importância de criar um sistema de notificação para o alertar para as alterações no estado das despesas. Algumas ferramentas profissionais de controlo de despesas têm esta funcionalidade.
Quando se trata de justificar as despesas, podem acontecer duas coisas: pode ser inundado com dados desnecessários ou os documentos podem não conter as informações básicas necessárias para serem válidos para efeitos fiscais.
Por conseguinte, é importante informar os trabalhadores de que nem todos os recibos são válidos como prova de pagamento. Devem ser legíveis e incluir uma série de dados que comprovem que as despesas estão relacionadas com a atividade da empresa: número e série do talão/fatura, número de IVA do fornecedor, data de emissão e data da transação (se for diferente), nome do fornecedor, conceito do bem ou serviço prestado, taxa de imposto e montante total.
Depois, há conceitos como o suporte aceite. Se a aprovação da sua empresa for manual, os recibos são normalmente apresentados em papel. Neste caso, deve ter especial cuidado com dados ilegíveis e certificar-se de que o conceito e o montante correspondem ao que está escrito na nota de despesas.
No entanto, se a gestão for digitalizada e pretender que os registos sejam feitos através da aplicação correspondente, terá de informar os trabalhadores de que, regra geral, apenas serão aceites documentos comprovativos digitalizados.
Não quer que os trabalhadores transmitam despesas antigas? Nesse caso, terá também de estabelecer prazos para a apresentação de documentos comprovativos.
Para além disso, as empresas podem estipular que as folhas de despesas incluam informações como o motivo da despesa, a categoria da despesa, o centro de custos ou o número de comensais (por exemplo, para uma refeição de negócios) ou o cliente (no caso de despesas de representação).
Mais uma vez, as ferramentas profissionais de digitalização de despesas tornam esta parte do processo de validação muito mais rápida e fácil. Mas não se esqueça. Certifique-se de que a solução é aprovada pela administração fiscal. Só então o recibo digitalizado terá a mesma validade legal que o original em papel.
A empresa dispõe de um procedimento para o reembolso de notas de despesas e este é incluído nos salários? Quanto tempo têm os trabalhadores de esperar para receber o reembolso do dinheiro adiantado?
Para que o reembolso das despesas profissionais não se torne um caos, é essencial definir o procedimento a seguir: prazo máximo de reembolso, método de pagamento, lista das despesas reembolsáveis e não reembolsáveis, etc. As regras devem ser claras e partilhadas com toda a equipa.
É particularmente importante definir claramente quais as despesas profissionais que são reembolsáveis. Não existe uma lista oficial, mas são geralmente aceites:
Depois, há empresas que decidem pagar itens como a lavandaria do hotel para estadias de vários dias.
É igualmente importante esclarecer quais as despesas que não são reembolsáveis. Existem as habituais, como multas de trânsito mesmo que o carro seja da empresa, compras de objetos pessoais ou refeições fora do horário de trabalho. Mas algumas empresas acrescentam as suas próprias restrições, como as despesas cujos recibos se perderam ou são ilegíveis.
Dependendo do modelo de gestão de despesas utilizado, a validação é mais ou menos simplificada. Vejamos os prós e os contras dos três tipos:
1. Modelo fixo: O trabalhador recebe um montante fixo de dinheiro quando tem de fazer uma viagem ou uma compra para a empresa. A vantagem é que o trabalhador não tem de adiantar o dinheiro e o processo de aprovação é simplificado. O lado negativo é que se perde o controlo sobre as despesas. Tomemos o exemplo de uma empresa que dá a um empregado um subsídio diário de 50 euros para despesas de subsistência. Ao não ter de prestar contas, o dinheiro pode ser gasto em compras que, de outra forma, seriam despesas não reembolsáveis.
2. Modelo de despesas: Os trabalhadores têm de guardar os recibos ou faturas e apresentar uma folha de despesas, quer tenham recebido um adiantamento, quer tenham adiantado o dinheiro do seu próprio bolso. Neste caso, o departamento financeiro tem mais controlo sobre as despesas. Mas…o processo de aprovação torna-se mais longo e mais complexo.
3. Modelo misto: A empresa combina os dois modelos anteriores. Isto pode ser feito por tipo de despesa, por função, por departamento… Dependendo de qual é utilizado num determinado momento, a validação torna-se mais simples ou mais complicada. Um exemplo frequente deste modelo é o de uma empresa que oferece aos seus empregados móveis um montante fixo para ajudas de custo, mas exige a apresentação dos recibos correspondentes.
Em suma, se a sua organização tem uma política de despesas, a validação manual é um desperdício absoluto de tempo e recursos. Para além de todos os erros que ocorrem e do risco de fraude interna.
O mais operacional é automatizar o processo com uma ferramenta de gestão de notas de despesas que lhe permita definir regras e limites de despesas, atribuir despesas a categorias e centros de custos e definir alertas, bem como oferecer reconciliação bancária e integração com o ERP da sua empresa.
Outra opção é oferecer aos seus empregados cartões de empresa que ofereçam reconciliação automática ou a possibilidade de personalizar os limites de utilização por categoria, ou mesmo por dia. Desta forma, a gestão dos adiantamentos e dos reembolsos não é tão complicada, mas é possível controlar as despesas.
Para mostrar como é fácil e intuitivo validar uma despesa através de uma aplicação, damos-lhe o exemplo da Okticket. Que passos tem de seguir?
1. O primeiro passo é o empregado iniciar sessão na aplicação e registar a despesa. Para isso, basta tirar uma fotografia do recibo, selecionar a categoria, atribuí-lo a uma folha de despesas e a um centro de custos, se for caso disso. Em seguida, passa a folha de despesas para revisão.
2. A partir da aplicação e do gestor Web, o responsável pode visualizar as folhas de despesas criadas pela sua equipa.
3. Para efetuar as alterações de estado, tem de introduzir as folhas de despesas a partir do gestor Web. Se for um validador de primeiro nível, por exemplo, pode pegar nas folhas que dizem "Revisão pendente" e passá-las para revisão.
4. Quando a folha é revista, e se tiver o papel para o fazer, pode aprová-la ou rejeitá-la. Se a aprovar, passará para o nível de validação seguinte até ser marcada como "processada".
Se pretender receber notificações na aplicação e/ou no seu correio eletrónico quando o estado das folhas de despesas for alterado, pode fazê-lo a partir do seu perfil.
Se quiser conhecer todas as vantagens da nossa solução, solicite uma reunião com os nossos especialistas
Quanto tempo gasta a gerir as despesas da empresa e acha que é uma tarefa complicada e aborrecida? Tudo depende do facto de ter ou não uma aplicação de gestão das despesas da empresa.
Quanto tempo gasta a gerir as despesas da empresa e acha que é uma tarefa complicada e aborrecida? Se pudéssemos ver as respostas, elas seriam totalmente diferentes consoante a pessoa que responde tivesse ou não uma aplicação de gestão de despesas profissionais.
Se ainda estiver a utilizar métodos tradicionais, poderá ficar surpreendido ao saber o eficiente, rápido e simples que seria gerir os pedidos de reembolso de despesas com uma aplicação.
Antes de começar a enumerar as vantagens de gerir as despesas da empresa a partir de uma aplicação, é importante recordar que estas ferramentas permitem controlar as despesas dos seus empregados em tempo real, a partir de qualquer dispositivo móvel (também a partir de um computador).
Cada aplicação profissional de gestão de despesas é diferente, mas todas tendem a ter algumas características comuns que trazem vantagens benéficas para toda a organização. Gestão financeira, recursos humanos, vendas… Todos ganham.
Voltemos à questão que colocámos no início deste artigo: quanto tempo gasta na gestão das despesas da empresa? Os funcionários que viajam e têm de comunicar as despesas manualmente também gastam uma quantidade considerável de tempo a preencher relatórios de despesas e, ao digitalizar recibos e faturas, os processos são simplificados.
Todo o tempo que é gasto menos em tarefas repetitivas pode ser gasto em tarefas mais produtivas.
Uma vez que os empregados podem registar as despesas no momento em que estas são efetuadas, o departamento financeiro pode acompanhar todo o processo e ter um controlo detalhado e em tempo real dos movimentos. Consegue imaginar saber instantaneamente que um empregado efetuou uma despesa, onde foi efetuada e qual o montante?
Além disso, ao obter rastreabilidade, as empresas podem atribuir uma despesa a um departamento, projeto, centro de custos ou empregado específico. Podem mesmo seguir o fluxo de aprovação dessa despesa, desde o relatório, passando pela validação, até à liquidação.
Esta informação é valiosa para a análise avançada de dados.
As aplicações de controlo de despesas permitem-lhe abandonar os processos manuais, que conduzem a erros e a informações incompletas ou duplicadas.
Muitas vezes, na pressa de aprovar as despesas que lhe chegam à última hora, podem escapar-se vales que não estão realmente em conformidade com a política de despesas da empresa.
Este é frequentemente o caso das despesas de viagem de negócios que ainda são geridas manualmente. Bilhetes antigos que tenham sido utilizados mais do que uma vez, bilhetes antigos que excedam o limite de despesas estabelecido pela empresa ou compras efetuadas em dias em que o empregado não está no trabalho podem entrar nas declarações de despesas.
Graças às aplicações profissionais de gestão de despesas, pode ter uma visão global e organizada das suas despesas, para que possa detetar rapidamente se uma compra não está em conformidade com a política da sua empresa.
Com as aplicações, a informação é armazenada de forma organizada e acessível em qualquer altura. No caso das despesas de deslocação, por exemplo, as empresas podem agrupá-las por categorias (quilometragem, gasolina, subsídios, transportes públicos, alojamento, etc.).
Isto facilita a tomada de decisões financeiras, como a orçamentação de viagens de negócios.
O momento da apresentação dos pedidos de reembolso de despesas para validação pode ser uma fonte de conflito entre o serviço administrativo e os trabalhadores.
Mas com as ferramentas certas, os empregados podem registar as despesas à medida que estas ocorrem. E, no caso das viagens de negócios, se a aplicação for aprovada pela administração fiscal, os empregados nómadas não têm de andar com recibos em papel até as despesas passarem no final do mês.
Também não voltarão a perder dinheiro por não poderem repercutir a despesa porque perderam o bilhete ou porque se esqueceram e o prazo para o fazer já passou.
As aplicações de gestão de despesas empresariais não costumam custar muito dinheiro. De facto, são normalmente SaaS (Software as a Service), ou seja, oferecem um modelo de custo por utilização. Isto evita as despesas e a complexidade da compra de licenças de software.
Alguns serviços são gratuitos, mas se tiver de pagar, pagará apenas o que utilizar.
Neste momento, já começou a mudar de ideias e está a considerar utilizar uma aplicação para gerir as despesas da empresa? Antes de escolher uma, certifique-se de que esta cumpre uma série de requisitos:
Okticket oferece tudo isso e muito mais. Quer conhecer todas as vantagens de Okticket? Deixe-nos os seus dados e a nossa equipa entrará em contacto consigo.
Já alguma vez teve dificuldades em ligar uma despesa à sua origem? Quando esta lacuna de informação se repete, as consequências são fatais.
Rastreabilidade. Uma das funcionalidades que as empresas mais valorizam quando implementam uma solução digital é a possibilidade de rastrear todo o processo de despesas profissionais.
Graças à rastreabilidade, as empresas podem atribuir uma despesa a um departamento, projeto, centro de custo ou colaborador específico. Podem mesmo acompanhar o fluxo de aprovação dessa despesa desde o relatório, passando pela validação, até à liquidação.
Mas entre a reserva e o reembolso há um longo caminho de relatórios, revisão e aprovação de despesas que pode ser acidentado se não tiver as ferramentas certas.
Já alguma vez teve dificuldade em ligar uma despesa à sua origem? Quando esta falha de informação se repete vezes sem conta, acaba por ter consequências negativas. Uma pista?
É normal que as empresas tenham uma política de despesas de deslocação que estipule os montantes máximos que os trabalhadores móveis podem gastar. Seja por utilizador, por categoria, por dia ou por viagem, estes limites devem ser respeitados. Mas, o que acontece se não for possível verificar? O mais provável é que os limites sejam ultrapassados.
O facto de não se conhecerem as despesas exatas dificulta a tarefa de estabelecer acordos com os fornecedores mais comuns (hotéis, restaurantes, empresas de aluguer de automóveis, agências de viagens, etc.) para obter tarifas empresariais mais baratas, bem como deduções para despesas de representação.
Para as reclamar, é necessário identificá-las juntamente com os respetivos documentos comprovativos.
Estima-se que as empresas estão a perder em média 7.000 euros por mês devido a fraudes internas. Se não é um bilhete duplicado, é uma despesa que foi aprovada duas vezes, uma compra efetuada fora do horário de trabalho ou um recibo de um montante que excede os limites estabelecidos na política de despesas da empresa.
Sem poder controlar as despesas, é difícil evitar estas irregularidades nos relatórios de despesas. E, em caso de auditoria, é mais difícil recolher todos os recibos de despesas necessários.
Outras vezes as contas não batem certo devido a erros não intencionais, resultantes da gestão manual das despesas. Estes erros podem passar despercebidos e acabar por custar dinheiro à empresa.
O resultado é uma perda de competitividade. Daí a necessidade das empresas disporem de ferramentas tecnológicas que permitam obter informações fiáveis que proporcionem uma vantagem competitiva em relação aos seus concorrentes.
Ao implementar uma solução tão poderosa e completa como a Okticket, obterá toda a informação necessária para analisar as folhas de despesas de forma rápida e simples. Saberá finalmente para onde foi o orçamento destinado às despesas de deslocação.
Que outras vantagens oferece a nossa solução em termos de rastreabilidade das despesas empresariais?
Os administradores têm uma visualização avançada muito útil para organizar os dados. A aplicação permite configurar a grelha através de painéis de controlo. Desta forma, é possível selecionar e exportar para o Excel apenas as informações necessárias As informações relativas às despesas são apresentadas em tempo real. O responsável pela validação da despesa pode saber o valor da compra, quem a efetuou, quando e onde. Torna-se muito mais fácil fazer comparações que permitem conhecer a evolução das despesas. Se quiser detetar pontos de melhora nos processos, pode analisar as despesas verticalmente (tendências, padrões, fornecedores, etc.).
Na Okticket também integramos com as agências de viagens, para que a rastreabilidade comece no momento da reserva.
Se quiser conhecer todas as vantagens da nossa solução, solicite uma reunião com os nossos especialistas.
Já alguma vez lhe aconteceu que os montantes nas folhas de despesas não correspondiam aos montantes debitados nos cartões pelo banco? Quem sabe quanto tempo perdeu!
Já alguma vez se deparou com a situação em que os montantes nas folhas de despesas não correspondiam aos montantes debitados nos cartões pelo banco? Já alguma vez teve de comparar à mão o extrato bancário e os recibos que lhe foram entregues pelos empregados?
Com a reconciliação de cartões bancários, poderia ter simplificado muito este processo. Pode verificar automaticamente as despesas comunicadas em relação às transações bancárias.
Para além da óbvia poupança de tempo, esta funcionalidade traz uma série de vantagens. Tomando como referência o módulo de reconciliação mágica do Okticket (estamos ligados aos principais bancos), listamos as mais importantes.
A reconciliação bancária aumenta o controlo dos pagamentos com cartão. Especialmente se os empregados utilizarem cartões de empresa e os usarem incorretamente.
Basta olhar para a ferramenta de gestão de despesas da empresa para se aperceber de que existe um débito no banco que não está registado na folha de despesas.
O facto de ser possível manter um controlo real sobre o estado das contas facilita a tomada de decisões estratégicas.
Ao analisar os desvios, aperceber-se-á de que o desvio resulta muitas vezes de um erro não intencional, quer por parte do banco, quer na própria contabilidade da empresa. Esquecer-se de registar um débito, duplicar o lançamento, trocar uma vírgula (14,25 em vez de 142,5) ou alterar a ordem de um algarismo no montante (536 em vez de 563), por exemplo.
Encontrar este erro manualmente pode ser demorado. No entanto, com o módulo de reconciliação de cartões do Okticket pode identificar montantes semelhantes em apenas alguns minutos.
É importante lembrar que a reconciliação bancária deve ser efetuada trimestralmente. Com este serviço, a tarefa é muito mais fácil e poderá efetuá-la com maior frequência.
Para além de ter uma parte do trabalho feito, ajudá-lo-á a detetar os desalinhamentos à medida que vão surgindo e a encontrar uma solução rapidamente.
Também é possível criar um registo das reconciliações para identificar as causas de possíveis desfasamentos futuros.
Graças à reconciliação dos cartões de empresa, é possível classificar as despesas profissionais por utilizador. Desta forma, sabe sempre quem está a cometer uma fraude interna, quem pode ter cometido um erro humano ou a quem deve reclamar os recibos em falta.
Simultaneamente, este serviço acelera o reembolso das despesas, o que será particularmente apreciado pelos trabalhadores que adiantaram dinheiro do seu bolso.
E tudo isto a partir de uma única plataforma, sem processos intermédios ou a necessidade de descarregar ficheiros do banco.
Se ao módulo de reconciliação bancária se juntar a implementação de cartões de empresa para despesas profissionais, o controlo financeiro será muito maior. Este produto oferece muitas vantagens tanto para a empresa como para os colaboradores.
Se quiser conhecer todas as vantagens da nossa solução, solicite uma reunião com os nossos especialistas
Continua a introduzir manualmente os dados dos relatórios de despesas no sistema ERP da sua empresa? Saiba mais sobre as vantagens dos nossos conectores bidireccionais.
Ainda está a introduzir manualmente os dados das notas de despesas no sistema ERP da sua empresa? Esta tarefa é essencial para que o departamento financeiro possa efetuar a contabilidade, mas fazê-lo manualmente significa perder tempo e expor-se a erros.
Por outro lado, se integrar o programa de gestão de despesas com o sistema de contabilidade, o processo será muito mais ágil. Os conectores da Okticket, por exemplo, oferecem integração bidirecional com os ERPs mais poderosos do mercado.
As funcionalidades podem variar de um conetor para outro, mas as vantagens para o departamento financeiro são inegáveis. Tomemos como referência a integração do Okticket para listar as mais destacadas:
Até agora, centrámo-nos nas vantagens da integração com o sistema de contabilidade. No entanto, existem integrações para praticamente todas as aplicações utilizadas pelas empresas, desde a melhoria da produtividade à gestão de Recursos Humanos.
Precisa de integrar sistemas de Business Intelligence? Okticket também permite aceder ao modelo de dados de uma forma simples e eficiente.
Seja qual for a integração de sistemas de que necessita, é importante que saiba como fazê-lo corretamente. Antes de começar, seria uma boa ideia verificar se as ferramentas de gestão que a sua empresa possui são robustas. O equipamento, por sua vez, deve ser capaz de lidar com a grande quantidade de dados que serão processados quando a integração for efetuada.
Digamos que tudo funciona. Idealmente, a integração é efetuada passo a passo:
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Okticket é a solução tecnológica que melhora o seu dia a dia. Liberte-se de tarefas repetitivas e dedique tempo ao que realmente importa.
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